Інвентаризація розрахунків з дебіторами й кредиторами
Обов'язковість проведення інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками передбачено Інструкцією № 69 з метою підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності. Загальний порядок проведення інвентаризації розрахунків викладено в пп. 11.11 п. 11 цієї Інструкції:
усім дебіторам підприємства-кредитори передають виписки про їхню заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності такої заборгованості. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів від дня одержання виписки підтвердити заборгованість або заявити заперечення;
на суми заборгованості постачальників з невідфактурованих поставок бухгалтерія повинна вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов'язані надати такі документи або повідомити про причини їхнього ненадання чи про відсутність такої заборгованості;
на рахунках обліку розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися лише узгоджені суми.
У виняткових випадках, коли до закінчення звітного періоду розбіжності не усунуті або залишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів бухгалтерського обліку, і визнаються нею правильними.
Зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про розбіжності на вирішення відповідних органів.
До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську та кредиторську заборгованість, за якою минув термін позовної давності, із зазначенням осіб, винних у простроченні терміну позовної давності дебіторської заборгованості. Також у довідці зазначаються найменування й адреси дебіторів і кредиторів, суми, причини, дати і підстави утворення заборгованості.
Відразу зазначимо, що вищевказані форми - Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17) та довідка до нього (додаток до форми № инв-17) затверджено постановою № 241. Акт складається інвентаризаційною комісією в одному примірнику, підписується її членами та головою і передається до бухгалтерії.
У листі № 31-34000-10-10/18896 конкретизовано такі моменти:
підприємство-кредитор передає дебіторам дані про заборгованість, скріплені підписом і печаткою, у вигляді акта звіряння розрахунків, у якому зазначаються аналітичні дані: номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо. Дебітор протягом 10 днів повертає підписаний акт з підтвердженням заборгованості або з обгрунтованими запереченнями;
якщо дебітор і кредитор не узгодять розбіжностей, то зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про такі розбіжності до господарського суду для прийняття рішення;
на підставі актів звіряння розрахунків інвентаризаційна комісія включає дані про заборгованість, підтверджену і не підтверджену актами звіряння розрахунків, до Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами і кредиторами;
акти звіряння розрахунків і акти інвентаризації розрахунків після рішення власника (керівника) підприємства про врегулювання розбіжностей є відповідно до ст. 9 Закону № 996-ХІV підставами для відображення сум заборгованостей у бухгалтерському обліку відповідно до ПБО 10 і ПБО 11 у складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованості та інших операційних доходів.
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості, таким чином, проводиться у вигляді звіряння розрахунків. Контроль за станом розрахунків може здійснюватися різними службами підприємства. Найчастіше цим займається бухгалтерія, тому що всі первинні документи (накладні, акти виконаних робіт (послуг), виписки банку тощо) слугують підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку. Функції звіряння розрахунків можуть також покладатись на менеджерів із збуту, що працюють з покупцями (замовниками), на менеджерів з постачання, що працюють з постачальчиками (підрядчиками). На підприємствах з великою кількістю контрагентів та із значними товарно-грошовими потоками у складі фінансово-економічної служби можуть бути відділи з контролю за дебіторською та кредиторською заборгованістю, які займаються проведенням звірянь розрахунків.
Щодо Акта звіряння розрахунків, то в цьому випадку можна використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу № 148/234/383, або ж використовувати самостійно розроблену форму з дотриманням вимог, передбачених п. 2 ст. 9 Закону № 996-ХІV, тобто яка містить: назву документа; дату й місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Як правило, звіряння розрахунків проводяться не лише під час річної інвентаризації. У ході здійснення господарських операцій (відвантаження й одержання товарів, оплати тощо) виникає необхідність звірити наявні дані з даними контрагента. Тому обов'язковість, періодичність і порядок проведення звірянь рекомендується обумовлювати письмово під час укладання договору з контрагентами. До того ж це дасть змогу уникнути випадків, коли контрагенти відмовляються підписувати акти звірянь.
Нижче як приклад подано заповнений акт звіряння розрахунків.
З Актом звіряння розрахунків можна ознайомитись, звернувшись у відділ "Консультант".
Перелік використаних нормативних документів:
Закон України № 996-ХІV від 16.07.99 р. “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (зі змінами та доповненнями)
Постанова Держкомстату СРСР № 241 від 28.12.89 р. “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”
Наказ Мінфіну України № 20 від 31.01.2000 р. “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 11 “Зобов'язання” (зареєстровано в Мін'юсті України 11.02.2000 р. за № 85/4306, зі змінами та доповненнями, за текстом - ПБО 11)
Наказ Мінфіну України № 69 від 11.08.95 р. “Про Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків” (за текстом - Інструкція № 69)
Наказ Мінекономіки України, Мінфіну України, Держкомстату України № 148/234/383 від 10.11.98 р. “Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року” (зареєстровано в Мін'юсті України 10.11.98 р. за № 714/3154)
Наказ Мінфіну України № 237 від 08.10.99 р. “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 “Дебіторська заборгованість” (зареєстровано в Мін'юсті України 25.10.99 р. за № 725/4018, зі змінами та доповненнями, за текстом - ПБО 10)
Лист Мінфіну України № 31-34000-10-10/18896 від 18.09.2007 р. “Щодо звіряння взаємних розрахунків дебіторів з кредиторами”
Юрій ГРАКОВСЬКИЙ,
аудитор
“Вісник податкової служби України” № 45 грудень 2009 р.
передплатні індекси:
22599 (укр.) 22600 (рос.)