ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ ФІНАНСОВОГО МОНІТОРИНГУ УКРАЇНИ
Затверджено
Наказ Держфінмоніторингу
26.06.2009 N 74
(Методичні рекомендаціїї втратили чинність на підставі Наказу
Державного комітету фінансового моніторингу України
N 173 від 29.09.2010)
Методичні рекомендації
суб'єктам первинного фінансового
моніторингу - небанківським установам
щодо заповнення форм обліку та подання інформації,
пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу
Головною метою цих Методичних рекомендацій є надання суб'єктам первинного фінансового моніторингу - небанківським установам (далі - суб'єкти) практичної та методичної допомоги у поданні належним чином оформленої інформації з питань фінансового моніторингу.
Держфінмоніторингом здійснено аналіз помилок, що були допущені суб'єктами при поданні інформації в паперовому та електронному вигляді, пов'язаної зі здійсненням фінансового моніторингу, за період з 01.04.2008 по 01.04.2009.
У зазначений період відсоток помилкових повідомлень про фінансові операції, що надавалися суб'єктами у електронному вигляді, від загальної кількості наданих ними до Держфінмоніторингу повідомлень про фінансові операції склав - 2,7%, а, відповідно, в паперовому вигляді - 25,6%.
При наданні суб'єктами повідомлень в електронному вигляді найчастіше мали місце помилки, пов'язані з дублюванням інформації, що надавалась Держфінмоніторингу. Зокрема, суб'єкти, не отримавши від Держфінмоніторингу файл-квитанцію про взяття або невзяття даного повідомлення на облік, надсилали декілька разів один і той же файл-повідомлення. Це призводило до дублювання однієї й тієї ж інформації та назви файлу.
Також, суб'єктами допускались помилки, пов'язані з відсутністю обов'язкових реквізитів або невірним визначенням типів осіб, що мають відношення до фінансових операцій, наприклад, "клієнт" та "контрагент".
Крім того, суб'єкти не здійснювали перевірку чинності ключа (ключів) електронного цифрового підпису до завершення терміну його дії та вчасно не оновлювали його.
Значна кількість помилок допускалась суб'єктами при поданні до Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях.
Виявлені типові помилки пов'язані з:
- невірним заповненням полів форми N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" (далі - форма N 1-ФМ);
- незаповненням обов'язкових полів у формах N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма N 2-ФМ) та N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма N 4-ФМ);
- заповненням полів у формі N 2-ФМ, які потребують заповнення лише в окремо визначених випадках;
- неспівпадінням інформації у відповідних полях форм N 1-ФМ, N 2-ФМ та N 4-ФМ;
- невірною нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій;
- невірним визначенням відношення особи до операції.
Також, було виявлено незначну кількість помилок, пов'язаних з порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів у формах N 2-ФМ та N 4-ФМ.
1. Рекомендації щодо заповнення форми N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб"
Форми обліку і подання інформації заповнюються з використанням відповідних довідників кодів, що містяться у додатках 1-11 до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, затвердженої наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48 (далі - Інструкція).
Звертаємо увагу, що тільки суб'єкт - юридична особа може подавати форму N 1-ФМ до Держфінмоніторингу.
При поданні форми N 1-ФМ вперше у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних) згідно з додатком 6 до Інструкції (Довідник кодів видів повідомлень).
Код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)" у полі 040 вказується тільки після того, як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом з кодом "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних). Такий порядок запроваджено з 01.09.2006, у зв'язку з набранням чинності наказу Держфінмоніторингу від 05.05.2006 N 87 "Про внесення змін та доповнень до деяких наказів Держфінмоніторингу".
Якщо ж при першому поданні форми N 1-ФМ допущена помилка і форма N 1-ФМ не взята на облік, то при повторному її направленні у полі 040 слід проставляти код "3" - первинне (додати повідомлення до бази даних після виправлення даних у повідомленні, не взятому на облік).
При поданні форми N 1-ФМ додатково у разі зміни відомостей (наприклад, у разі зміни відповідального працівника) після того, як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом, у полі 040 слід проставляти код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)", та задавати поля 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ" (для суб'єкта) і 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" (для відокремленого підрозділу).
При наданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3") для суб'єкта - юридичної особи заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; в той же час не заповнюється розділ IV "Відомості про відокремлений підрозділ" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк).
При наданні суб'єктом до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3") про відокремлений підрозділ - заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", IV "Відомості про відокремлений підрозділ", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; однак не заповнюються розділи II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" та III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк). У цьому випадку у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказується код типу суб'єкта згідно із додатком 7 до Інструкції (Довідник кодів типів суб'єктів первинного фінансового моніторингу). Наприклад, для філії (структурного підрозділу) вказується код "4".
При відновленні діяльності суб'єкта (за умови, що збереглися всі основні реквізити (код ЄДРПОУ та інші), необхідно повторно подати форму N 1-ФМ, до якої додати супровідний лист довільної форми з інформацією про відновлення юридичною особою діяльності суб'єкта. При цьому в полі 040 форми N 1-ФМ зазначається код "2" - додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесене до бази даних та взяте на облік).
При цьому, для юридичної особи - суб'єкта заповнюються розділ I, та у розділі II поля 100 "Вид суб'єкта (код)" і 109 "Коментар до виду суб'єкта". У полі 100 необхідно вказати код виду суб'єкта відповідно до основного виду діяльності згідно з додатком 5 до Інструкції (Довідник кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу), а у полі 109 - підстави відновлення діяльності суб'єкта (номер та дата наказу (рішення), назва органу (установи), що його видав, тощо).
У випадку відновлення діяльності відокремленого підрозділу заповнюються розділ I та у розділі IV поля 320 "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для фізичної особи - ідентифікаційний номер за ДРФО)", 330 "Повна назва відокремленого підрозділу", 360 "Вид суб'єкта (код)", 369 "Коментар до виду суб'єкта". Зокрема, у полі 360 указується код (коди) виду відокремленого підрозділу відповідно до основного виду діяльності згідно з додатком 5 до Інструкції, а у полі 369 указуються підстави відновлення діяльності відокремленого підрозділу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо).
Також у розділі V форми N 1-ФМ вказуються відомості про призначення відповідального працівника та (якщо призначено) відомості про особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності.
Крім зазначеного, надаємо приклади та додаткові рекомендації щодо заповнення полів, у яких найчастіше зустрічаються помилки:
- поле 060 матиме вигляд для юридичної особи - "1", для філії (структурного підрозділу) - "4";
- поле 101 матиме вигляд для страхової установи - "3110", для страхового брокера - "3120", для ломбарду - "3310", для кредитної спілки - "3410", для адміністратора недержавного пенсійного фонду (діяльність з адміністрування недержавних пенсійних фондів) - "3710". У разі, якщо суб'єкт або відокремлений підрозділ припиняє свою діяльність, то в полі 101 та відповідно у полі 361 проставляються чотири нулі "0000".
Поля 050 та 051 заповнюються обов'язково, за винятком першого подання форми 1-ФМ про суб'єкта та відповідно відокремлений підрозділ з кодом виду повідомлення "1" та "3".
У полі 030 "Дата вихідної реєстрації форми N 1-ФМ" указується дата реєстрації форми N 1-ФМ суб'єктом у журналі реєстрації вихідної кореспонденції.
Наприклад, якщо форма N 1-ФМ реєструється і направляється до Держфінмоніторингу 22 червня 2009 року, поле 030 матиме такий вигляд: 22.06.2009.
У полях 530 та 610 "Дата наказу про призначення" і 680 "Дата наказу про звільнення" вказується відповідно дата наказу про призначення на посаду відповідального працівника або особи, що тимчасового виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності, чи звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасового виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності.
Наприклад, дата наказу про призначення на посаду відповідального працівника 19 червня 2009 року, поле 530 матиме такий вигляд: 19.06.2009.
При цьому, слід мати на увазі, що дата реєстрації форми N 1-ФМ, яка направляється Держфінмоніторингу з відомостями про призначення відповідального працівника, не може передувати даті реєстрації наказу про призначення відповідального працівника.
У полі 031 "Номер вихідної реєстрації форми N 1-ФМ" обов'язково вказується вихідний реєстраційний номер форми N 1-ФМ, яка направляється до Держфінмоніторингу, відповідно до журналу реєстрації вихідної кореспонденції суб'єкта.
При заповненні розділів II та III слід враховувати, що інформація у підрозділі "Місцезнаходження" (адреса місця реєстрації суб'єкта) розділу II та у підрозділі "Місцезнаходження (адреса перебування)" (адреса фактичного місцезнаходження суб'єкта) розділу III може співпадати. Навіть у разі, якщо зазначена інформація співпадає, при поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3"), необхідно вказувати інформацію у полях обов'язкових для заповнення в підрозділі "Місцезнаходження" розділу II та в підрозділі "Місцезнаходження (адреса перебування)" розділу III.
У колі в правому нижньому куті форми N 1-ФМ проставляється зразок печатки суб'єкта, який реєструється.
Картка підписується керівником суб'єкта із зазначенням таких відомостей:
- повне найменування посади;
- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.
Підпис засвідчується відбитком печатки.
Отже, на формі N 1-ФМ має бути два відбитка печатки.
У разі, якщо суб'єкт приймає рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму N 2-ФМ та N 4-ФМ, то при поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта в колі "Зразок відбитка печатки" в правому нижньому куті форми N 1-ФМ проставляється печатка відокремленого підрозділу. В інших випадках проставляється печатка суб'єкта.
Для врахування повідомляємо, що форма N 1-ФМ та інші форми, затверджені наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48, знаходяться у форматі Excel на офіційному Веб-сайті Держфінмоніторингу - www.sdfm.gov.ua в підрозділі "Форми обліку та подання інформації" розділу "Інформаційна взаємодія".
2. Рекомендації, що стосуються заповнення обов'язкових полів у формах 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу"
Найбільше помилок, які були допущені небанківськими фінансовими установами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов'язані з незаповненням обов'язкових полів у формах N 2-ФМ та N 4-ФМ.
За період, який аналізувався, з таким типом помилок суб'єктами надіслано до Держфінмоніторингу 34% повідомлень про фінансові операції від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.
Роз'яснення щодо заповнення вищезгаданих форм містяться в Інструкції, вказаній у першому розділі цих Методичних рекомендацій.
Форма N 2-ФМ - це Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу. Він формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожний запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом III Реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо.
Виправлення даних, внесених до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. У новому записі в Реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у Реєстрі.
При виявленні суб'єктом помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а модифікований запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 та 700 зазначається відповідно порядковий номер та дата фінансової операції, що корегуються.
Розділ IV "Додаткова інформація" заповнюється у разі необхідності надання суб'єктом (відокремленим підрозділом) до Держфінмоніторингу додаткової інформації, яка стосується фінансової операції, та/або про мотивовану підозру стосовно того, що фінансова операція здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансування тероризму і не знайшла свого відображення у попередніх розділах.
За результатами аналізу слід підкреслити, що суб'єктами найбільше помилок допускається при заповненні полів форми N 2-ФМ, які наведені нижче та є обов'язковими для заповнення:
- поле 220 "Тип суб'єкта (код)", поле 230 "Вид суб'єкта (код)", поле 240 "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для фізичної особи - ідентифікаційний номер за ДРФО)", поле 250 "Скорочена назва суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу", поле 260 "Ідентифікатор суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ", поле 290 "Поштовий індекс", поле 300 "Населений пункт", поле 310 "Вулиця", поле 320 "Будинок", поле 350 "Номер телефону (з кодом населеного пункту)".
При цьому слід зазначити, що в полі 270 "Країна (код та назва)" вказуються цифровий код країни, на території якої перебуває суб'єкт чи відокремлений підрозділ, в якому було зареєстровано фінансову операцію, та назва цієї країни відповідно до Класифікації держав світу, затвердженої наказом Держкомстату України від 08.07.2002 N 260 (Україна кодується: 804 Україна).
Наприклад, держава Україна у полі 270 "Країна (код та назва)" матиме вигляд:
----- ----- -----
| 8 | | 0 | | 4 | Україна
----- ----- -----
Поле 280 "Область (код та назва)" обов'язково заповнюється, якщо заповнено поле 270 "Країна (код та назва) "Україна". Код області указується згідно з додатком 11 до Інструкції (Довідник кодів областей України).
Для Хмельницької області поле матиме вигляд:
----- -----
| 6 | | 8 | Хмельницька
----- -----
Поле 370 "Посада відповідального працівника", а також поля 380 "Прізвище", 390 "Ім'я", 400 "По батькові", 410 "Номер телефону (з кодом населеного пункту)" в підрозділі "Відомості про відповідального працівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)" розділу I повинні бути заповнені.
Телефон у Львові 862334 у полі 410 матиме вигляд:
----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- -----
| 0 | | 3 | | 2 | | 2 | | 8 | | 6 | | 2 | | 3 | | 3 | | 4 |
----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- ----- -----
При заповнені поля 460 "Черговий номер фінансової операції у повідомленні" необхідно враховувати кількість фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу у формі N 2-ФМ, та відомості про фінансові операції у формі N 4-ФМ. Якщо формою N 4-ФМ надається інформація про одну фінансову операцію, то поле 460 у формі N 2-ФМ матиме такий вигляд:
----- -----
| - | | 1 |
----- -----
Поле 490 "Ознака можливості відношення фінансової операції до фінансування тероризму" у формі N 2-ФМ обов'язково повинно бути задано і приймає значення: "1" - за відсутності ознак відношення фінансової операції до фінансування тероризму; "2" - якщо учасником фінансової операції або вигодоодержувачем є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності, та операцію зупинено; "3" - в інших випадках відношення фінансової операції до фінансування терористичної діяльності, що фінансова операція пов'язана з фінансуванням тероризму.
У разі, якщо у полі 490 зазначається код "2", то у розділі IV "Додаткова інформація" форми N 2-ФМ рекомендуємо вказати про те, що проведення фінансової операції було зупинено відповідно до статті 12-1 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом" ( 249-15 ).
Поля 540 "Код валюти/банківського металу", 550 "Сума фінансової операції у валюті (вага банківського металу в грамах)", 560 "Сума фінансової операції у гривневому еквіваленті" обов'язково повинні бути задані. Зокрема, у полі 540 вказується код валюти або банківського металу, з використанням яких була проведена фінансова операція (відповідно до Класифікатора іноземних валют та банківських металів, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.02.98 N 34).
Для операції проведеної в гривнях поле 540 матиме вигляд:
----- ----- -----
| 9 | | 8 | | 0 |
----- ----- -----
У полі 550 указується цифрами сума операції в іноземній валюті або вага банківського металу в грамах. Якщо операція проводилась у гривнях, то у полі 550 вказується сума в гривнях.
У полі 560 указується цифрами сума операції в гривнях за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком України на день проведення операції. Аналіз показав, що протягом зазначеного періоду частка помилок такого типу склала 1,9% від загальної кількості помилок, допущених суб'єктами у повідомленнях про фінансові операції.
Поле 600 "Код виду фінансової операції" заповнюється суб'єктом обов'язково згідно з додатком 1 до Інструкції. Крім того, при заповненні поля 600 рекомендуємо використовувати Методичні рекомендації щодо формування коду виду фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, затверджені наказом Держфінмоніторингу від 23.06.2006 N 112, а також Додаткові методичні рекомендації щодо формування коду виду фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, затверджені наказом Держфінмоніторингу від 01.10.2007 N 169, які розміщені на офіційному Веб-сайті Держфінмоніторингу - www.sdfm.gov.ua в підрозділі "Форми обліку та подання інформації" розділу "Інформаційна взаємодія".
Помилок з невірним заповненням поля 600 суб'єктами здійснено 6,21% від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.
Поля 611-614 повинні бути задані обов'язково у разі, якщо фінансова операція підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу. Суб'єкту необхідно вказати у цих полях одну або декілька ознак фінансової операції, що підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу згідно з додатком 2 до Інструкції.
Поля 631-634 повинні бути задані обов'язково у разі, якщо фінансова операція підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу. Суб'єкту необхідно вказати одну або декілька ознак фінансової операції, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу згідно з додатком 3 до Інструкції.
Поля 620 "Коментар до ознаки (ознак) фінансової операції, що підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу", 640 "Коментар до ознаки (ознак) фінансової операції, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу" обов'язково повинні бути задані, якщо були заповнені поля 611-614 та 631-634 відповідно.
У полі 500 "Кількість учасників фінансової операції" указується кількість учасників фінансової операції, яка повинна дорівнювати кількості заповнених відомостей про учасників фінансової операції.
Слід зазначити, що у разі заповнення поля 490 кодом із значенням "2", одночасно заповнюється і поле 590 "Ознака здійснення фінансової операції (код)" кодом із значенням "4" (операція зупинена відповідно до статті 12-1 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом") ( 249-15 ).
У разі, якщо суб'єкт не долучає до форми N 4-ФМ, що подається до Держфінмоніторингу, будь-яких документів, то він проставляє в останній клітині поля 710 "Кількість аркушів доданих документів" форми N 2-ФМ символ "0" (нуль), а у вільних клітинах символ "-" (прочерк) і поле матиме наступний вигляд:
----- ----- ----- ----- -----
| - | | - | | - | | - | | 0 |
----- ----- ----- ----- -----
Поле 710 у разі направлення інформації до Держфінмоніторингу обов'язково повинно бути задано, проставляння символу "-" у всіх клітинах цього поля не допускається.
Суб'єктами здійснено 4,7% помилок такого виду від загальної кількості помилок, надісланих у повідомленнях.
Поля 930 "Країна тимчасового перебування (код та назва)" та 960 "Населений пункт" обов'язково повинні бути задані для учасника-клієнта, особи, яка діє від імені клієнта (представник клієнта), бенефіціара (фактичного вигодоодержувача).
Поля 940 "Область тимчасового перебування (код та назва)" та 950 "Поштовий індекс" обов'язково повинні бути задані для учасника-клієнта, особи, яка діє від імені клієнта (представник клієнта), бенефіціара (фактичного вигодоодержувача), якщо учасник - резидент.
Наприклад, якщо йдеться про Бермуди, в полі 930 "Країна тимчасового перебування (код та назва)" вказується код та назва цієї країни відповідно до Класифікації держав світу, затвердженої наказом Держкомстату України від 08.07.2002 N 260. Заповнене поле 930 матиме такий вигляд:
----- ----- ----- ----- -----
| - | | - | | - | | - | | 0 | БЕРМУДИ
----- ----- ----- ----- -----
Слід звернути увагу, що форма N 4-ФМ може містити відомості щодо декількох фінансових операцій, які здійснюються з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.
Повідомлення у формі N 4-ФМ про фінансові операції, що пов'язані, мають відношення або призначені для фінансування терористичної діяльності, терористичних актів чи терористичних організацій, повинно містити відомості лише про такі фінансові операції.
Форма N 4-ФМ підписується особисто працівником суб'єкта (відокремленого підрозділу), відповідальним за проведення фінансового моніторингу, або особою, що тимчасово виконує його обов'язки, із зазначенням повного найменування посади, прізвища, імені та по батькові. Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта (відокремленого підрозділу).
На кожну фінансову операцію у формі N 4-ФМ Держфінмоніторинг надсилає суб'єкту або відокремленому підрозділу повідомлення-квитанцію (якщо інформація про фінансову операцію подається в електронному вигляді) про взяття інформації на облік або про відмову від взяття її на облік; або повідомлення встановленої форми N 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом" (якщо інформація про фінансову операцію подається в паперовому вигляді).
У разі, якщо Держфінмоніторингом виявлені помилки у формі N 4-ФМ, суб'єкту (відокремленому підрозділу) направляється повідомлення про відмову у взятті на облік Держфінмоніторингом цього повідомлення. Всі витяги з форми N 2-ФМ, що були додані до форми N 4-ФМ, також вважаються не взятими на облік. У цьому разі суб'єкт (відокремлений підрозділ) готує нову форму N 4-ФМ з новими витягами з форми N 2-ФМ та надсилає їх до Держфінмоніторингу.
У разі, якщо суб'єкт (відокремлений підрозділ) отримав повідомлення про відмову у взятті на облік Держфінмоніторингом інформації щодо окремої фінансової операції, йому необхідно анулювати відповідний запис у формі N 2-ФМ, внести цю фінансову операцію з модифікованими записами за новим номером та датою у форму N 2-ФМ та надати Держфінмоніторингу в складі нового повідомлення.
У полі 040 "Кількість фінансових операцій у повідомленні" форми N 4-ФМ указується кількість фінансових операцій, надісланих у повідомленні.
Повідомлення з невірним заповненням поля 040 форми N 4-ФМ складають 1,8% від загальної суми повідомлень, наданих суб'єктами з помилками.
Одночасно, звертаємо увагу, що відповідно до пункту 4 наказу Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48 суб'єктам, крім банків, дозволено передавати до Держфінмоніторингу інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу або можуть бути пов'язані з фінансуванням тероризму, на паперових носіях поштою з повідомленням про вручення у разі, якщо суб'єкт подає такі повідомлення несистематично.
Подання повідомлень про фінансові операції вважається несистематичним у разі, якщо суб'єкт подає повідомлення Держфінмоніторингу, які не є пов'язаними між собою, у кількості не більше чотирьох щорічно (протягом календарного року).
Повідомлення вважаються пов'язаними між собою, якщо вони стосуються однієї фінансової операції (у тому числі додаткові) або одне з цих повідомлень містить відповідне посилання у полях 650 "Порядковий номер реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 660 "Дата реєстрації пов'язаної фінансової операції в реєстрі", 670 "Коментар до пов'язаної фінансової операції" форми N 2-ФМ на фінансові операції, повідомлення про які були подані Держфінмоніторингу суб'єктом раніше.
У разі необхідності подання п'ятого та наступних повідомлень суб'єкт подає такі повідомлення Держфінмоніторингу на паперових носіях поштою з повідомленням про вручення та в місячний строк з моменту подання п'ятого повідомлення забезпечує подання інформації в електронному вигляді.
Вимоги до подання інформації в електронному вигляді суб'єктами, які не є банками, запроваджено наказом Держфінмоніторингу від 28.09.2004 N 122 "Про запровадження Порядку присвоєння ідентифікатора суб'єктам первинного фінансового моніторингу для подання інформації Держфінмоніторингу України та подання інформації в електронному вигляді суб'єктами первинного фінансового моніторингу, які не є банками".
3. Рекомендації стосовно перевірки співпадіння інформації у відповідних полях форм 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб", 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу"
Згідно з проведеним аналізом, суб'єктами було допущено 25,9% помилок, які стосуються неспівпадіння інформації у відповідних полях у формах N 1-ФМ, N 2-ФМ, N 4-ФМ, у загальній кількості помилок у повідомленнях про фінансові операції.
Відомості про суб'єкта (відокремлений підрозділ), який надає інформацію за формою N 4-ФМ повинні співпадати з відомостями, наданими у формі N 1-ФМ.
Слід зазначити, що при зміні відомостей про суб'єкта (його відокремленого підрозділу), які попередньо подавались по формі N 1-ФМ, необхідно протягом 3 робочих днів з дня настання таких змін, подати інформацію до Держфінмоніторингу про ці зміни за формою N 1-ФМ.
У разі, якщо подається повідомлення про фінансову операцію з новими реквізитами суб'єкта (відокремленого підрозділу) по формі N 4-ФМ, а у формі N 1-ФМ реквізити залишаються попередніми, то фінансова операція не береться на облік у Держфінмоніторингу, у зв'язку з неспівпаданням інформації у формах N 1-ФМ та N 4-ФМ. Найбільш поширеною помилкою такого типу є неспівпадіння інформації про адресу фактичного місцезнаходження, та про призначення відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, наданої у розділах III та V форми N 1-ФМ з інформацією яка надається у формі N 4-ФМ. Суб'єктами здійснено 7,8% помилок такого виду від загальної кількості помилок, допущених ними у повідомленнях.
У разі, коли суб'єкт змінив назву, але не змінив печатку і подає до Держфінмоніторингу інформацію чи то про зміни, чи то про фінансові операції, така інформація не може бути взята Держфінмоніторингом на облік, у зв'язку з невідповідністю відомостей, зазначених в тексті печатки, та вказаній у формі N 1-ФМ назви суб'єкта. В таких випадках пропонуємо суб'єкту прискорити отримання нової печатки.
У формі N 2-ФМ поле 430 "Номер повідомлення" повинно співпадати з полем 010 "Номер повідомлення" форми N 4-ФМ.
У формі N 2-ФМ поле 440 "Дата здійснення повідомлення" повинно співпадати з полем 020 "Дата здійснення повідомлення" форми N 4-ФМ.
Повідомлення з неспівпадінням полів 430, 440 форми N 2-ФМ з полями 010, 020 форми N 4-ФМ відповідно складають 10,6% від загальної суми повідомлень, наданих суб'єктами з помилками.
4. Рекомендації щодо заповнення полів форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу", які потребують заповнення в окремих випадках
За період, який аналізується, суб'єктами в загальній кількості повідомлень, надісланих до Держфінмоніторингу з помилками, надано 24,5% повідомлень з помилками, які допущені при заповненні полів 451 "Номер попереднього повідомлення про фінансову операцію, що не взята на облік", 452 "Дата попередньої реєстрації фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік", 453 "Порядковий номер попередньої реєстрації фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік" форми N 2-ФМ.
Слід зазначити, що поля 451, 452 та 453 форми N 2-ФМ необхідно обов'язково заповнювати тільки у тому разі, коли суб'єкт або відокремлений підрозділ подає нове повідомлення про фінансову операцію на заміну раніше поданого з помилками або неточностями у записах і не взятого на облік Держфінмоніторингом. У цьому випадку у полі 451 указується номер першого повідомлення про цю фінансову операцію, що не взята Держфінмоніторингом на облік; у полі 452 указується дата першої реєстрації цієї фінансової операції у реєстрі, що не взята Держфінмоніторингом на облік; у полі 453 указується порядковий номер першої реєстрації цієї фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік.
При цьому у полі 510 "Вид повідомлення про фінансову операцію (код)" слід проставляти код "3" - "первинне (додати повідомлення до бази даних після виправлення даних у повідомленні, не взятому на облік)" згідно з додатком 6 до Інструкції.
Поля 690 "Порядковий номер фінансової операції, що корегується" та 700 "Дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується" форми N 2-ФМ заповнюються у тому випадку, коли суб'єкт або відокремлений підрозділ надсилає інформацію до Держфінмоніторингу про фінансову операцію на заміну раніше взятої Держфінмоніторингом на облік фінансової операції та у якій суб'єкт виявив помилки або неточності у записах. У цьому разі у формі N 2-ФМ необхідно здійснити запис про анулювання помилкового запису щодо відповідної фінансової операції, а модифікований запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу.В такому випадку в полях 690 та 700 форми N 2-ФМ зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, та дата реєстрації фінансової операції, що корегується.
При цьому у полі 510 слід проставляти код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)" згідно з додатком 6 до Інструкції.
5. Рекомендації, що пов'язані з нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій
При заповненні форми N 2-ФМ необхідно враховувати, що у полі 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі" порядковий номер має наскрізну нумерацію і тому не може повторюватись.
За період, що проаналізовано, кількість повідомлень, що були пов'язані з невірною нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій, склала 7,8% від загальної кількості повідомлень про фінансові операції, наданих суб'єктами з помилками.
6. Рекомендації, що стосуються визначення відношення особи до операції
Суб'єктами надано до Держфінмоніторингу з помилками 7,8% повідомлень, що стосуються визначення відношення особи до операції, від загальної суми повідомлень, наданих з помилками.
Звертаємо увагу суб'єктів, що при визначенні відношення особи до операції слід керуватися наступним.
Клієнт - будь-яка особа, що звертається за одержанням послуг або яка укладає договір з суб'єктом.
Контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб'єкт), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів.
Фактичний вигодоодержувач (бенефіціар) - інша сторона фінансової операції, що є відмінною від клієнта та контрагента, та яка не діє від імені чи за дорученням клієнта або контрагента, та від імені або за дорученням якої не діють клієнт або контрагент, але яка фактично одержує вигоду від проведення цієї фінансової операції, чи на користь якої передається (або передбачено передачу) актив або здійснюється (передбачено здійснення) платіж в результаті проведення цієї фінансової операції.
В операції повинно бути не менше 2 учасників. У формі N 2-ФМ кількість відомостей про учасників операції повинна бути більше 1 (поле 500). У залежності від характеру фінансової операції, форма N 2-ФМ може містити декілька відомостей про клієнтів, контрагентів та інших учасників фінансової операції згідно з додатком 8 до Інструкції.
Суб'єкт або відокремлений підрозділ при визначенні особи, що має відношення до фінансової операції, та при заповненні розділу III "Відомості про учасника фінансової операції" форми N 2-ФМ користується наступним правилом: суб'єкт не може виступати у фінансовій операції, дані про яку він вносить у реєстр, як клієнт.
При заповненні форми N 2-ФМ необхідно враховувати, що відомості про учасника фінансової операції у III розділі, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо. При цьому, кількість наданих відомостей про учасників фінансової операції повинна співпадати з кількістю зазначених у полі 500 форми N 2-ФМ учасників фінансової операції.
Директор Департаменту взаємодії та методичного
забезпечення системи фінансового моніторингу А.С.Подкоритов