Арест работника в зарубежной командировке
ВОПРОС: Во время зарубежной командировки наш сотрудник был арестован. Возможно, он будет осужден к лишению свободы. Что делать бухгалтерии предприятия с авансовым отчетом, которого нет? Существует ли какой-то порядок действий в таких случаях? Как и когда должен быть возвращен остаток неиспользованных средств?
ОТВЕТ: Прежде всего, на наш взгляд, следует отметить, что вы не можете уволить вашего работника до тех пор, пока не вступит в силу приговор суда по нему, да и тогда увольнение возможно лишь в том случае, если решение суда (украинского или иностранного - не важно) будет связано с назначением ему наказания в виде ареста, лишения свободы, ограничения свободы, запрета занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (или аналогичных им заграничных наказаний). Это следует из п. 7 ст. 36 КЗоТ, в котором в качестве основания для прекращения трудового договора названо «вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден (кроме случаев освобождения от отбывания наказания с испытанием) к лишению свободы или к другому наказанию, исключающему возможность продолжения данной работы». что же касается периода, в течение которого к работнику применялся арест в качестве меры пресечения, то авторы научно-практического комментария к статье 36 КЗоТ указывают:
«Не может быть основанием для прекращения трудового договора по п. 7 ст. 36 КЗоТ применение к работнику, обвиняемому в совершении преступления, меры пресечения в виде содержания под стражей. Об оплате периода, в течение которого обвиняемый находился под стражей, речь идти не может (случаи возмещения убытков в виде неполученного заработка при незаконном содержании под стражей выходят за рамки трудовых правоотношений). Данный период, конечно же, не будет оплачиваться, но и освобождать работника в силу такого ареста нельзя».
Если же впоследствии все-таки вступит в силу обвинительный приговор в отношении этого работника с вышеуказанными видами наказания, то уволить его можно задним числом. Как указал Пленум Верховного Суда в п. 11 своего Постановления от 06.11.92 г. № 9 «О практике рассмотрения судами трудовых споров», днем увольнения в данном случае будет считаться последний день фактического исполнения им трудовых обязанностей (то есть день, предшествующий его аресту). Также в указанном Постановлении Пленум отметил, что работник не может быть уволен по данным основаниям, если он признан отбывшим наказание в связи с пребыванием под стражей до вступления приговора в законную силу.
Однако вполне может случиться ситуация, когда предприятие не захочет увольнять такого работника, например в связи с тем, что он является учредителем этого предприятия. Что ж, это сугубо личное дело предприятия. Никто в этом случае уволить работника не заставит. Правда, зарплату ему тоже не начислишь, поскольку на работу он не является, но это уже другой вопрос.
Теперь поговорим непосредственно о задолженности работника перед предприятием. Согласно п. 4 П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность» «безнадежная дебиторская задолженность - текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует уверенность в ее невозврате должником или по которой истек срок исковой давности».
Так что если руководство предприятия уверено, что деньги работник уже не вернет, то можно списать его задолженность перед предприятием, отправив ее согласно п. 11 П(С)БУ 10 на счет 94 «Прочие расходы операционной деятельности» либо списав за счет резерва сомнительных долгов (при его наличии). Если же есть надежда на возврат этих сумм, то можно оставить данную задолженность в покое и пока ее не трогать.
Более сложная проблема возникает с применением к сумме задолженности штрафа в размере 15% и НДФЛ 15% по п/п. 9.10.3 Закона об НДФЛ.
Напомним, что согласно п/п. 9.10.3 статті Закона об НДФЛ, если физлицо в течение 3-х дней после завершения командировки не возвращает сумму неизрасходованных подотчетных сумм, ему грозит штраф в размере 15 процентов такой суммы. Если же сумма этих средств не возвращается в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то к штрафу прибавляется обложение указанной суммы НДФЛ.
Следует отметить, что Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу связывает день окончания командировки с днем прибытия к месту постоянной работы, что следует из п. 1.11 раздела І и п. 1.15 раздела ІІ Инструкции.
В то же время в п. 1.10 раздела ІІ Инструкции установлено:
«С разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае болезни, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 60 календарных дней.
Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы».
Таким образом, если работник успеет вернуться до истечения 60 календарных дней с момента выезда в командировку, то все будет в рамках норм вышеприведенного п. 1.10. Если при этом причина его задержки будет признана уважительной (то есть в отношении него будет вынесен оправдательный приговор или дело прекращено по реабилитирующим основаниям*), то руководитель, на наш взгляд, сможет принять решение о продлении срока командировки. Соответственно, с отчетом работника никаких проблем не возникнет, штраф ему в этом случае тоже не грозит, но необходимо будет выплатить работнику суточные и среднюю зарплату за все время задержки.
Если же причина его задержки будет признана неуважительной (вашего кадра признали шпионом и посадили на что-то электрическое), то получается, что командировка ему продлена не будет. Следовательно, суточные и средняя зарплата за время задержки выплачиваться не будут, и с работника придется взыскать 15%-ный штраф (а также 15%-ный НДФЛ).
Однако определиться с тем, являются причины задержки работника уважительными или нет, можно будет только после его возвращения из командировки, поэтому в течение указанных 60 дней бухгалтеру остается только сидеть и ждать у моря погоды. То есть ни суточные, ни среднюю зарплату, ни 15%-ный штраф до истечения этих 60 дней начислять не надо, поскольку пока невозможно сказать, будет ли продлена командировка.
Если же работник не появится по истечении 60 календарных дней, то командировка, исходя из п. 1.10 и 1.1 раздела ІІ Инструкции, будет считаться прекращенной**.
Значит, по истечении 60 календарных дней работнику не будет сохраняться средняя зарплата и не будут выплачиваться суточные, даже если его задержка будет обусловлена уважительными причинами. Кроме того, получается, что возникают формальные основания для удержания 15%-ного штрафа (и 15%-ного НДФЛ) из сумм, причитающихся такому работнику (если таковые имеются).
Определенным подспорьем для того, чтобы не удерживать штраф и НДФЛ, может быть письмо НБУ от 05.07.2007 г. № 18-210/2252-6820, в котором говорится:
«При проверке соблюдения порядка выдачи наличности подотчет и ее использования (п. 7.36, 7.37, 7.39, 7.43 Положения [о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине]) анализируются и выявляются факты несвоевременного возврата подотчетными лицами в кассу предприятий остатка неиспользованных средств, проверяется наличие оригиналов подтверждающих документов; учитывается то, что представление указанных отчетов с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, имеющим документальное подтверждение. То есть речь идет о важных обстоятельствах, исключающих вину лица и препятствующих ему своевременно составить и представить отчет.
Таким образом, факт отсутствия на работе работника без выяснения уважительных причин не является тем обстоятельством, которое освобождает его от ответственности за нарушение срока отчета.
В связи с этим штраф, предусмотренный для плательщика налога [подпунктом 9.10.3 Закона Украины от 22 мая 2003 № 889-IV «О налоге с доходов физических лиц» в размере 15 процентов суммы излишне выплаченных средств, не возмещается и не возвращается работнику даже тогда, когда он в будущих налоговых периодах вернет излишне выплаченные суммы или с него эти суммы будут взысканы судом». Письмо несколько туманное, но в целом из него следует вывод, что если имеются уважительные причины, то работник может представить авансовый отчет и вернуть неиспользованную наличность с нарушением сроков, установленных законодательством, без уплаты 15%-ного штрафа***. До выяснения же причин, из-за которых работник не смог вовремя представить авансовый отчет, на наш взгляд, штраф налагаться не должен. К сожалению, ГНАУ пока никак не обозначила своей позиции по данному вопросу, поэтому плательщику придется принимать решение на свой страх и риск. Мы же разделяем позицию НБУ, которую считаем вполне взвешенной и правильной.
____________________
* С соответствующим документальным подтверждением.
** Напомним, согласно п. 1.1 раздела ІІ Инструкции «срок командировки определяется руководителем, но не может превышать 60 календарных дней»
*** И 15%-ного налога, видимо, тоже.
"Бухгалтер" № 9, март (I) 2010 г.
Подписной индекс 74201