ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
27.01.2006 N 12
Про затвердження Порядку проведення
щорічної оцінки виконання державними службовцями
Держкомархіву України та центральних державних
архівів (директори, заступники директорів)
покладених на них обов'язків і завдань
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" та Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затверджених наказом Головдержслужби від 31.10.2003 року N 122, наказую:
1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Держкомархіву України та центральних державних архівів (директори, заступники директорів) покладених на них обов'язків і завдань.
2. Сектору кадрової роботи Держкомархіву України (Баранова О.В.) організаційно забезпечити проведення щорічної оцінки та узагальнити її результати.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 8 серпня 2002 року N 59 "Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Держкомархіву покладених на них обов'язків і завдань".
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова Державного комітету Г.В.Боряк
Затверджено
Наказ Держкомархіву України
27.01.2006 N 12
Загальний порядок
проведення щорічної оцінки виконання державними
службовцями Держкомархіву України та центральних
державних архівів України (директори, заступники
директорів) покладених на них обов'язків і завдань
Щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків проводиться в період між атестаціями у січні - лютому за підсумками минулого року;
- щорічна оцінка проводиться безпосереднім керівником структурного підрозділу, якщо безпосередній керівник працює не повний звітний рік, щорічну оцінку може проводити керівник вищого рівня;
- не підлягають щорічному оцінюванню державні службовці, які перебувають на займаній посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки та жінки, які працюють менше одного року після виходу з відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами чи по догляду за дитиною, а також, особи, прийняті на роботу на визначений термін.
При проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями обов'язків (згідно із посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності Держкомархіву України, доручень, які отримано в оперативному порядку певним структурним підрозділом), необхідно використовувати особисті плани державних службовців (додаток 1 до Форми бланка щорічної оцінки). Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситись зміни і доповнення на підставі документів, за якими Держкомархіву України, його структурним підрозділам та підвідомчим установам спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження) керівника комітету, рішення колегії тощо).
Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи.
Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи повинні постійно вдосконалюватися, а тому підлягають систематичному перегляду.
Працівники кадрових служб та керівники структурних підрозділів повинні мати відповідну підготовку з питань проведення щорічної оцінки.
Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.
Процедура проведення щорічної оцінки складається з наступних і етапів:
- підготовчий. До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань і обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу на наступний рік, у відповідності з яким готують пропозиції до особистого плану;
- оцінювання здійснюється державним службовцем шляхом самооцінювання і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланка щорічної оцінки та додатків до неї. При цьому розділи 1, 2, 3 Форми бланка щорічної оцінки і додаток 1 до неї заповнюються державним службовцем, який передає її безпосередньому керівнику у дводенний термін. Під час самооцінювання державний службовець висловлює свою точку зору і визначає існуючі проблеми, а також намічає конкретні шляхи удосконалення свого професіоналізму.
Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були перенесення термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланка щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити позитивні показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав під час виконання службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.
Заповнену Форму бланка щорічної оцінки з підсумковою оцінкою (низька, задовільна, добра, висока - залежно від результатів роботи і виявлених здібностей) безпосередній керівник передає у встановлений наказом про проведення щорічної оцінки термін державному службовцю для ознайомлення з оцінкою;
- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.
У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу або комітету.
Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки (розділ 5);
- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції у Формі бланка щорічної оцінки (розділ 6), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;
- заключний етап. Повнота заповнення форми бланка щорічної оцінки перевіряється сектором кадрової роботи і долучається до особової справи державного службовця. Цією ж службою аналізуються і узагальнюються результати щорічної оцінки і готуються проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту.
Результати щорічної оцінки
Результати щорічної оцінки враховуються при атестації держслужбовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.
У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для поліпшення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву.
Оскарження державними службовцями
результатів щорічної оцінки
Спори, що виникають у зв'язку з проведенням щорічної оцінки, вирішуються відповідно до законодавства про вирішення індивідуальних трудових спорів.
Додаток
ФОРМА БЛАНКА
щорічної оцінки виконання державним службовцем
посадових обов'язків і завдань
1. Відомості про державного службовця
Прізвище ____________________________________________________
Ім'я ________________________________________________________
По батькові _________________________________________________
Дата народження _____________________________________________
Назва підрозділу ____________________________________________
Назва посади ________________________________________________
Дата зайняття посади ________________________________________
Звітний період ______________________________________________
2. Самооцінка
1. Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої
посадові обов'язки? Навести окремі приклади.
2. Указати кількість планових завдань, які Вами виконано і
які не виконано. Зазначити кількість позапланових завдань
(перевірок, відряджень, організації семінарів, інше), які Ви
виконували.
3. Які окремі доручення (завдання), що мали ключове значення
для роботи державного органу, доручалися Вам? Чи були Ви залучені
до роботи в групах щодо розробки відповідних програм,
нормативно-правових актів?
4. Навести приклади щодо публікації у виданнях з питань
діяльності відповідного державного органу, якщо такі були протягом
року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та
отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).
3. Оцінка безпосереднім керівником
1. Оцінка виконання державним службовцем посадових
обов'язків, визначених у посадових інструкціях та завдань,
викладених в особистому плані роботи, а також ступінь участі у
виконанні окремих доручень (завдань).
2. Рівень знань, умінь, професійні якості, здібності
державного службовця в контексті виконання покладених на нього
завдань і обов'язків.
4. Висновки, пропозиції та рекомендації
як наслідок обговорення результатів щорічної
оцінки виконання державними службовцями
посадових обов'язків і завдань
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Підсумкова оцінка ___________________________________________
Підпис державного службовця _________________________________
Прізвище, ім'я, по батькові _________________________________
(повністю)
Підпис безпосереднього керівника ____________________________
Прізвище, ім'я, по батькові _________________________________
(повністю)
Дата _______________________
5. Затвердження керівником вищого рівня
результатів щорічної оцінки виконання
державним службовцем посадових
обов'язків і завдань
Підпис _____________________
Прізвище, ім'я, по батькові ________________________________
(повністю)
Дата _______________________
Додаток 1
до Форми бланка
щорічної оцінки
виконання державними
службовцями посадових
обов'язків і завдань
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління _______
________ Прізвище, ініціали
(підпис)
___ ________ 200_ р.
ОСОБИСТИЙ ПЛАН
роботи державного службовця на рік
------------------------------------------------------------------
| N | Назва | Термін | Результат оцінювання |
|з/п | завдання | виконання |-----------------------------|
| | | | державним |безпосереднім |
| | | | службовцем | керівником |
|----+--------------+--------------+--------------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Начальник ______________________ відділу
Держкомархіву України ______________________ Прізвище, ініціали
(підпис)