Відрядження керівника на конференцію до Росії за
запрошенням сторони, що знаходиться у Чехії
Підприємство направило керівника у закордонне відрядження на конференцію за запрошенням приймаючої сторони, що знаходиться у Чехії. Проте конференція проходить у Росії. Як правильно оформити таке відрядження документально та чия відмітка має бути у посвідченні про відрядження - російська чи чеська, розглянемо детальніше.
Порядок відрядження за кордон працівників підприємств усіх форм власності передбачено п. 1 розділу другого Інструкції № 59, згідно з яким для направлення працівника у закордонне відрядження підприємству необхідно здійснити такі заходи:
затвердити завдання на відрядження, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом);
керівнику підприємства видати наказ (розпорядження) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджено працівника, строку і мети відрядження;
скласти кошторис витрат;
видати працівникові посвідчення про відрядження (за формою, затвердженою наказом № 260), яке реєструється у спеціальному журналі за формою згідно з додатком 1 до Інструкції № 59 (оформляється лише у разі, якщо працівник вибуває у відрядження в межах України або країн, з якими не- встановлено або спрощено прикордонний контроль (наприклад, до Росії));
видати аванс на відрядження в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільноконвертованій валюті у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР.
При цьому виходячи з положень Інструкції № 59 та вищезазначеного підпункту витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника. Нагадаємо, що згідно з ПБО 3 під основною діяльністю слід розуміти операції, пов'язані з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг), які є головною метою створення підприємства і забезпечують основну частку його доходу.
У випадку, що розглядається, якщо проведення конференції здійснюється в іншій країні (Росії), ніж та, у якій розташовано підприємство, що приймає (Чехія), у запрошенні чеської сторони в обов'язковому порядку має бути визначено, що конференція відбудеться в Росії (з чітким зазначенням місця і часу її проведення).
Щодо посвідчення про відрядження, то слід зазначити таке. Відповідно до п. 1.5 розділу другого Інструкції № 59 та пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:
у.разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - згідно з відмітками контрольно-пропускних пунктів прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;
у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.
Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової осдби, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. У разі відсутності вказаних відміток добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.
Тобто якщо приймаючою стороною (організатором конференції, яка проходить у Росії) є чеське підприємство, то у посвідченні про відрядження має бути відмітка чеського підприємства. Аналогічна ситуація розглядається у листі № 31-26030-13-10/4069.
Зазначимо, що згідно з п. 1.4 розділу другого Інструкції № 59 витрати, здійснені під час перебування у закордонному відрядженні (окрім добових витрат, що виплачуються в установленому порядку), можуть бути відшкодовані працівникові лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо. Документи, що підтверджують вартість таких витрат, проведених за кордоном, оформляються відповідно до законодавства країни відрядження.
Перелік використаних нормативних документів:
Закон України № 334/94-ВР від 28.12.94 р. «Про оподаткування прибутку підприємств» (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР зі змінами та доповненнями)
Наказ Мінфіну України №59 від 13.03.98 р. «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (зареєстровано в Мін'юсті України 31.03.98 р. за № 218/2658, зі змінами та доповненнями, за текстом - Інструкція № 59)
Наказ Мінфіну України №87 від 31.03.99 р. «Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 «Звіт про фінансові результати» (зареєстровано в Мін'юсті України 21.06.99 р. за № 397/3690, зі змінами та доповненнями, за текстом - ПБО 3)
Наказ ДПА України №260 від 28.07.97 р. «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» (зареєстровано в Мін'юсті України 14.08.97 р. за № 311/2115)
Лист Мінфіну України № 31-26030-13-10/4069 від 24.02.2010 р. «Про оформлення документів при відрядженні за кордон»
Оксана СКІЧКО,
оглядач «Вісника»
“Вісник податкової служби України” № 18 травень 2010 р.
передплатні індекси:
22599 (укр.) 22600 (рос.)