Работник платит за предприятие своими деньгами:
правовые и наличные нюансы
ВОПРОС: У предприятия временно отсутствуют доходная часть и свободные денежные средства, поэтому оплаты производит директор собственными наличными средствами с последующим составлением авансовых отчетов.
Законна ли такая операция? Если да, то как правильно ее оформить? Применяется ли в этом случае 10-тысячное наличное ограничение?
ОТВЕТ: Остается только порадоваться за предприятие, директор которого не только осуществляет руководство, но и платит за это предприятие.
Мы считаем, что такая операция является законной. Правда, при этом возникает вопрос: каким законодательством - гражданско-правовым или трудовым - охватываются великодушные действия директора?
Проблема по поводу установления срока возмещения денежных средств работнику рассматривалась ранее. В этом материале мы отмечали, что Нацбанк и Минфин склоняются к тому, что подобные отношения между работником и работодателем следует отнести к гражданским (см. письма Нацбанка от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746, от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206, Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266). Уже после выхода данной публикации Минтруда и социальной политики в своем письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 тоже предложило рассматривать эти отношения как гражданские.
Тем не менее мы по-прежнему считаем, что в каждом конкретном случае возмещения денежных средств следует устанавливать, охватывалось ли совершение того или иного гражданско-правового действия трудовыми обязанностями работника.
Например, если работник является водителем транспортного средства и во время поездок самостоятельно осуществляет его заправку топливом за наличный расчет, то в данном случае правильнее говорить о трудовых обязанностях работника (при условии закрепления таких обязанностей в приказе по предприятию и/или в должностной инструкции). Под трудовые обязанности подпадает и приобретение агентом по закупкам (заготовителем) продукции на рынках, в сельской местности для кафе и т. п. А вот покупка, допустим, канцтоваров бухгалтером предприятия не входит в его функциональные обязанности, поэтому такие действия должны охватываться гражданско-правовыми отношениями.
Что касается законодательного обоснования гражданско-правовых действий работника, то он может совершать их во благо предприятия как на основании поручения предприятия, так и без такового.
Напомним, что права лица, совершившего действия во исполнение договора поручения, регулируются главой 68 Гражданского кодекса (статьи 1000-1010).
Из нее следует, что договор поручения может быть заключен как в письменном виде, так и в устной форме, но мы всё же рекомендуем составить письменный документ.
Подтверждением совершения договора поручения в устной форме является представление отчета и оправдательных документов (ст. 1006 ГК). Кроме того, будет неплохо, если поручение закупить какие-либо ТМЦ оформляется распоряжением по предприятию.
Поскольку нюансы составления договора поручения уже рассматривались на страницах нашего издания, акцентируем внимание на совершении действий без поручения (это актуально для ситуаций, когда приобретение ТМЦ и осуществление прочих оплат в интересах предприятия совершаются не директором, а другими работниками).
Такая операция регулируется главой 79 ГК.
В частности, ч. 1 ст. 1158 ГК предусмотрено право на совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения:
«Если имущественным интересам другого лица угрожает опасность наступления невыгодных для него имущественных последствий, лицо имеет право без поручения совершить действия, направленные на их предупреждение, устранение или уменьшение».
Итак, для соответствия действий правилом, содержащимся в гл. 79 ГК, необходимо, чтобы они удовлетворяли следующим условиям:
1) это должны быть действия без поручения, поскольку в противном случае на них распространяются правила договоров, которыми эти действия опосредуются (поручение и т. п.);
2) требуется, чтобы эти действия были совершены в интересах другого лица, то есть были бы объективно выгодными для этого лица. Например, действия по своевременной уплате налогов могут предотвратить начисление штрафных санкций, налоговый залог и т. п.
Авторы Научно-практического комментария к гражданскому законодательству Украины подчеркивают, что совершение действий, о которых идет речь в ст. 1158-1160 ГК, является правом лица. Однако реализация этого права приводит к возникновению обязанности при первой возможности сообщить лицу, в интересах которого осуществляется действие без поручения, об осуществлении таких действий.*
Одобрение действий лицом, в интересах которого они были совершены, дает основание применения к отношениям сторон положения о соответствующем договоре (ч. 2 ст. 1158 ГК). Иными словами, в момент одобрения данные отношения задним числом приобретают характер договорных (в рассматриваемом случае - отношений в рамках договора поручения). А ст. 1159 ГК возлагает на лицо, которое без поручения совершило действия в имущественных интересах другого лица, обязанность незамедлительно по окончании этих действий представить этому лицу отчет и передать ему все, что при этом было получено. Заинтересованное же лицо обязано возместить действующему лицу фактически понесенные им расходы. Утверждение отчета свидетельствует об одобрении действий работника.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации действия работника являются законными, и он имеет право произвести за свой счет как уплату налогов, так и оплаты поставщикам, после чего представить отчет предприятию, а предприятие в свою очередь обязано возместить понесенные им расходы (когда появятся деньги). Впрочем, вариант с последующим одобрением является экзотическим. Поэтому спокойнее оформить поручение задним числом (причем лучше-в письменной форме).
Теперь поговорим о первичных документах. В соответствии с п. 2 гл. 2 раздела III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337, с изменениями (далее - Инструкция № 337), денежные средства, которые вносятся работником в кассу учреждения банка, оформляются путем заявления на перевод наличности (приложение 6 к Инструкции № 337). При этом плата за банковские услуги (комиссия) оформляется отдельным кассовым документом (п. 9 гл. 2 раздела III Инструкции № 337).
После завершения приема денег работнику должны быть выданы две квитанции, которые подтверждают операции по внесению наличности и уплате комиссии.
На основании этих квитанций работник составляет Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (напомним, что ст. 1159 ГК предполагает составление отчета, даже если лицо действовало в интересах другого лица без его поручения), который утверждается руководством и передается в бухгалтерию.
Далее перейдем к 10-тысячному ограничению.
В этой связи напомним о том, что в соответствии с п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), наличные расчеты одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам ограничены предельной суммой в размере 10 тыс. грн (см. постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. №32).
В рассматриваемой ситуации работник вносит в кассу банка собственные деньги, а затем представляет авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.
При этом, как следует из ч. 2 ст. 1158 ГК, к его действиям, одобренным предприятием, применяются положения о соответствующем договоре (поручения), то есть после одобрения считается, что он действует не от своего имени, а от имени предприятия. Иными словами, плательщиком выступает предприятие, а не физическое лицо, и норма п. 2.3 Положения № 637, предусматривающая, что данное ограничение не распространяется на расчеты с физическими лицами, в этом случае не применяется. Кстати, НБУ тоже считает, что на приобретение работником за счет собственных наличных средств ТМЦ для нужд предприятия (с последующей компенсацией расходов) распространяется 10-тысячное ограничение (см., например, упомянутое письмо от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 и ответ на шестой вопрос в письме от 05.12.2007 г. № 11-113/4587-12584).
Обращаем внимание на то, что на уплату налогов 10-тысячное ограничение не распространяется. Об этом прямо говорится в п. 2.3 Положения № 637, согласно которому указанные ограничения не распространяются на
«а) расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и государственными целевыми фондами».
Так что, предлагая посильную материальную поддержку родному предприятию, работник должен помнить об исключениях и следить за тем, чтобы ее ежедневный размер по расчетам с другим предприятием (предпринимателем) не превышал 10 тыс. грн.
В противном случае чрезмерная опека предприятия может обернуться как для предприятия, так и для работника штрафными санкциями.**
__________________
* Науково-практичний коментар до цивільного законодавства України. У 2-х т. Т. 2 / Відп. ред. В. Г. Ротань.- 2-ге вид.- X.: Фактор, 2010.- С. 585.
** В соответствии с п. 2.3 Положения № 637, если 10-тысячное ограничение превышено, сумма превышения расчетно прибавляется к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня разово в день проведения оплаты и сравнивается с утвержденным лимитом кассы. Если лимит кассы будет превышен, начинает работать ст. 1 «наличного» Указа Президента № 436/95, согласно которой предприятию «светит» штраф в 2-кратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день сверхлимита.
Кроме того, по ст. 164-2 КоАП могут быть наказаны и должностные лица предприятия - за нарушение правил ведения кассовых операций - в размере от 136 до 255 грн (8-15 нмдг).
"Бухгалтер" № 28, июнь (IV) 2010 г.
Подписной индекс 74201