Организационные моменты проведения
инвентаризации на предприятиях
Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия (п. 1 ст. 3 Закона о бухучете).
Эта цель может быть достигнута только в том случае, если бухгалтерский учет и финансовая отчетность, составленная на основании его данных, соответствует определенным качественным характеристикам, в частности, если она достоверна.
Одним из способов обеспечения достоверности финансовой отчетности является инвентаризация.
Предприятия и организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности (п. 1 ст. 10 Закона о бухучете). Инвентаризация необходима также для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.
Инвентаризация - один из методов бухгалтерского учета, представляющий собой способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств в натуре данным учета. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета - средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, не отраженных первичной документацией в момент их совершения. То есть по сути инвентаризация является дополнением документации. Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций,, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.
Инвентаризация довольно хлопотное мероприятие для любого предприятия. Поэтому можно понять тех руководителей, которые не очень-то хотят ее проводить. Тем не менее, именно инвентаризация дает возможность определить реальное состояние имущества предприятия, а ее результаты могут повлиять на достоверность как финансовой, так и налоговой отчетности предприятия.
Для признания того или иного объекта учета активом он должен соответствовать определенным критериям, установленным П(С)БУ.
Например, согласно п. 6 П(С)БУ 7, объект основных средств признается активом, если существует вероятность того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды от его использования и стоимость его может быть достоверно определена. Аналогичные критерии признания активом установлены для нематериальных активов в п. 6 П(С)БУ 8 и запасов в п. 5 П(С)БУ9.
К примеру, несоответствие критерию признания активом основных средств является причиной списания объекта с баланса (п.33 П(С)БУ 7). Следовательно, фактическое наличие материальных ценностей не всегда является основанием для их отражения в учете.
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение обязательно в соответствии с законодательством (п. 2 ст. 10 Закона о бухучете).
Качественному проведению инвентаризации способствует ее тщательная подготовка. Однако зачастую необходимость в проведении инвентаризации возникает неожиданно.
Случаи обязательного проведения инвентаризации имущества, средств и финансовых обязательств предприятий приведем в таблице.
| N п/п |
Основание проведения инвентаризации |
Дата проведения инвентариза ции |
Нормативные документы |
| 1. |
Перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности |
Не ранее 1 октября отчетного года | п. 12 Постановления N 419, пп. «б» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90, п. 1.4 гл. 1 разд. X Инструкции N 480 |
| 2. |
В случае: - передачи имущества государственного предприятия (учреждения) в аренду; - приватизации имущества осударственного предприятия; - преобразования государственного предприятия в акционерное общество | п. 12 Постановления N 419, пп. «а» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N90 | |
| 3. |
При смене материально-ответственных лиц |
На день приема передачи дел | п. 12 Постановления N 419, пп. «в» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90, п. 5.15 Инструкции N 84 |
| 4. |
При установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей |
На день установления таких фактов |
п. 12 Постановления N 419, пп. «г» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90, п. 5.15 нструкции N 84 |
| 5. |
По предписанию судебно-следственных органов |
- |
п. 12 Постановления N 419, пп. «д» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90 |
| 6. |
В случае пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии |
На день окончания события |
п. 12 Постановления N 419, пп. «е» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90, п. 5.15 Инструкции N 84 |
| 7. |
В случае ликвидации предприятия (учреждения) |
- |
п. 12 Постановления N 419, пп. «ж» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90 |
| 8. | При передаче предприятий и их структурных подразделений* | На дату передачи | пп. «є» п. 3 Инструкции N 69, п. 1.9 Инструкции N 90 |
| 9. |
При коллективной (бригадной) материальной ответственности в случае: - изменения руководителя коллектива (бригадира); - выбытия из коллектива (бригады) олее половины его членов; - по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) | п. 4 Инструкции N 69 | |
| 10. |
В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогрузки товаров или при получении от покупателя претензии относительно недогрузки товаров** | п. 6 Инструкции N 69 | |
| Примечания. * Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий (учреждений, организаций) и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сферу управления которого входят эти предприятия. ** В этом случае проводится ыборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии. | |||
В случаях если проведение инвентаризации обязательно, инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах (п. 5 Инструкции N 69).
Это, в частности, товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, полученные по договорам аренды, комиссии, поручения, под обеспечение выполнения обязательств и т. п. На такое имущество составляются отдельные инвентаризационные описи, один экземпляр которых отсылается собственнику.
Сроки проведения инвентаризации
Нормативными актами предусмотрено множество ситуаций, когда проводить инвентаризацию можно, а когда - необходимо.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, определяется предприятием, учреждением самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Подготовка к проведению инвентаризации
и контроль за ее проведением
На дату проведения инвентаризации должны быть известны учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Поэтому подготовку к инвентаризации осуществляют и материально ответственные лица. До начала инвентаризации все находящиеся у них приходные и расходные документы должны быть обработаны и сданы в бухгалтерию. Все объекты инвентаризации должны быть:
- разложены по наименованиям, сортам, размерам в порядке, удобном для их подсчета либо взвешивания;
- сгруппированы по видам запасов, рассортированы и приведены в состояние, удобное для замеров.
В случае проведения внезапных инвентаризаций все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в других случаях - заблаговременно.
Подготовка к проведению инвентаризации, а также инвентаризация имеет некоторые особенности в зависимости от:
- вида деятельности предприятия (промышленное производство, торговля, строительство и т.д.);
- категории объектов инвентаризации (основные средства, нематериальные активы, запасы, незавершенное производство, ценные бумаги, обязательства и т.д.). Например, одной из наиболее существенных особенностей проведения инвентаризации в строительстве является то, что некоторые основные сыпучие строительные материалы (щебень, песок, цемент и др.) хранятся на специальных площадках насыпью (под навесами или без них).
Достоверно определить наличие таких запасов, если они хранятся насыпью, невозможно. Перед проведением инвентаризации сыпучих строительных материалов материально ответственные лица - начальники участков, прорабы или мастера - должны организовать работу по упорядочению этих видов запасов. Этим материалам следует придать определенную геометрическую форму, например, форму прямоугольника, либо форму конуса, куба и т.д., для того чтобы комиссия могла путем обмера определить фактическое наличие остатка в его учетном измерителе. Навалочные и сыпучие материалы (щебень, песок, гравий и т.д.) проверяются путем обмеров и расчетов. Другие материалы проверяются путем пересчета, взвешивания и т.п. Проверка фактического наличия материалов проводится с обязательным участием материально ответственного лица.
Для учета сыпучих материалов применяются разные единицы измерения - тонны или м3. Если в качестве единицы измерения используются м3, то определение их наличия при инвентаризации по расчету не вызовет проблем при сличении с данными учета. Если же для учета используются весовые измерители (тонны, килограммы), то объемные показатели следует перевести в весовые.
При проведении инвентаризации проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, подтверждающих право собственности предприятия на них.
При передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, проведение инвентаризации и урегулирование инвентаризационных разниц осуществляется в порядке, установленном Положением N 158.
При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются правильность их оформления, реальная стоимость отраженных в балансе предприятия ценных бумаг, полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов по финансовым инвестициям.
Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения;
Инвентаризация ценных бумаг, переданных предприятием на хранение специальным организациям (депозитарий, банк), заключается в сверке остатков, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок специальных организаций.
Прямой ответственности за непроведение инвентаризации нет. Однако нужно учитывать, что если предприятие проигнорирует требования нормативных документов о проведении инвентаризации и представит годовую финансовую отчетность без подтверждения отдельных статей баланса инвентаризациями, то такая отчетность будет квалифицирована как недействительная.
Следствием этого может быть применение к руководителям и должностным лицам предприятия административных штрафов согласно ст. 164-2 КУоАП - отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение недостоверных данных в финансовую отчетность, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей влекут за собой наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн).
Те же действия, совершенные лицом, подвергшимся в течение года административному взысканию за одно из указанных выше правонарушений, влекут за собой наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн).
Список использованных документов
КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях
Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. N 996-ХІV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
Инструкция N 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. N 69
Инструкция N 84 - Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная приказом Минфина Украины от 06.04.1998 г. N84
Инструкция N 90 - Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.1998 г. N 90
Инструкция N 480 - Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств и нематериальных активов банков Украины, утвержденная постановлением Национального банка Украины от 20.12.2005 г. N480
Положение N 158 - Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, приватизируемых (корпоратизируемых), а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемых в аренду (возвращаемых после окончания срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденное Постановлением КМУ от 02.03.1993 г. N 158
Порядок 419 - Порядок предоставления финансовой отчетности, утвержденный Постановлением КМУ от 28.02.2000 г. N 419
П(С)БУ 7 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденное приказом Минфина Украины от 27.04.2000 г. N 92
П(С)БУ 8 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 8 «Нематериальные активы», утвержденное приказом Минфина Украины от 18.10.1999 г. N 242
П(С)БУ 9 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 «Запасы», утвержденное приказом Минфина Украины от 20.10.1999 г. N 246
“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, N 39 (769),
27 сентября 2010 г.
Подписной индекс 40783