Путевой лист служебного легкового авто без отметки медработника:
что делать; будут ли ВЗ по ГСМ; ответственность
ВОПРОС: На нашем предприятии недавно проводилась налоговая проверка. Не найдя никаких явных нарушений, налоговики прицепились к транспортной документации, в частности к путевым листам служебного легкового автомобиля. В результате их тщательного изучения проверяющие обнаружили отсутствие в них подписи врача. Это действительно так, поскольку такая должность на нашем небольшом предприятии просто-напросто отсутствует.
При этом налоговики заявили, что в связи с тем, что путевые листы не подписаны медработником, предприятие не имело права на валовые затраты и налоговый кредит по израсходованным ГСМ.
Просим разъяснить:
1) обязательно ли в путевых листах служебного легкового автомобиля должна быть подпись врача?
2) как решить вопрос с подписью, если в штате предприятия медработника нет?
3) влияет ли отсутствие такой подписи на налоговый учет списанных ГСМ?
4) какая ответственность может быть за отсутствие подписи медработника в путевом листе?
ОТВЕТ: Прежде всего напомним о том, что использование путевых листов для служебных легковых автомобилей является обязательным. Согласно п. 1.1 Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата от 17.02.98г. № 74 (далее - Инструкция № 74), путевые листы служебных автомобилей обязательны к применению предприятиями всех форм собственности, которые:
- предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц;
- используют служебные легковые автомобили для собственных нужд;
- заказывают транспортное обслуживание на служебных легковых автомобилях.
Путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3, утвержденная Инструкцией № 74) является основанием для: учета транспортной работы; списания израсходованного горючего; взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг.
Пункт 2.3 Инструкции № 74 гласит:
«Заполнение путевого листа до выезда автомобиля из гаража производится в такой последовательности:
- медицинский работник, осуществляющий предрейсовый медицинский осмотр, подписью подтверждает возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем».
Таким образом, «допускающая» подпись медработника в путевом листе служебного автомобиля является обязательной. Этой подписью удостоверяется проведение ежесменного предрейсового медицинского осмотра водителей, обязательность которого установлена действующим законодательством (см. ст. 18, 34 Закона от 05.04.2001 г. № 2344-ІІІ «Об автомобильном транспорте», с изменениями, и ст. 45 Закона от 30.06.93 г. № 3353-ХП «О дорожном движении», с изменениями).
Во исполнение ст. 45 Закона «О дорожном движении» приказом МЗО и МВД Украины от 05.06.2000 г. № 124/345 утверждено Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств (далее - Положение о медосмотре).
Пунктом 5.1 Положения о медосмотре установлено следующее:
«Ежесменныйпредрейсовь/й медицинский осмотр проводится для водителей транспортных средств предприятий, учреждений и организаций до их выезда на смену».
Право на проведение такого медосмотра имеют медицинские работники после периодического (один раз в три года) обучения методам его проведения в Государственном предприятии «Украинский медицинский центр безопасности дорожного движения и информационных технологий» МЗО Украины и его филиалах (п. 1.9 Положения о медосмотре).
Как же быть, если на предприятии отсутствует должность л/едработника, ведь не каждое предприятие может позволить себе роскошь в виде штатного врача/среднего медработника?
Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 46 Закона «О дорожном движении», в которой написано, что если предприятие имеет водителей численностью 100 и более человек, то для медицинского контроля обслуживания таких водителей создаются ведомственные специализированные медицинские, фельдшерские и оздоровительные пункты, медико-санитарные част, поликлинические отделения и заведения здравоохранения. Если численность водителей менее 100 человек - предприятия заключают договоры с территориальными медицинскими заведениями на медицинское обслуживание.
Таким образом, небольшое (по численности водителей) предприятие может заключить договор с медицинским заведением, в штате которого находится работник, имеющий право проводить ежесменные предрейсовые медосмотры*
В соответствии с п. 5.3 Положения о медосмотре указанный медработник фиксирует результат проведенного ежесменного предрейсового и иослерей-сового медицинских осмотров** в соответствующем журнале ф. № 137-2/0 (приложение 4 к п. 5.3 Положения о медосмотре), после чего в путевом листе ставится штамп с заключением о пригодности к управлению транспортом. Штамп выдается медицинскому работнику в Украинском медицинском центре безопасности дорожного движения и информационных технологий.
Перейдем к проблемам налогового учета ГСМ, списанных по путевым листам без подписи врача.
Ранее мы занимались поиском ответа на вопрос, как нарушения норм хозяйственного законодательства влияют на налогообложение предприятия-нарушителя. В результате поиска критериев для разграничения нарушений, имеющих и не имеющих значение для налогообложения, был предложен следующий подход.
Во-первых, не включаются в ВЗ те расходы, осуществление которых Закон О Прибыли прямоут-зывает с соблюдением определенных правил.
Во-вторых, не могут быть включены в ВЗ расходы, произведенные по операциям, признанным не имеющими юридических последствий.
В-третьих, не включаются в ВЗ по прямому указанию Закона О Прибыли расходы, возникающие вследствие нарушения норм другого законодательства.
В-четвертых, мы можем предложить такой критерий невключения в ВЗ расходов: если в результате нарушения законодательства создается ситуация, когда понесенные расходы невозможно использовать в хоздеятельности и они не приводят к возникновению валовых доходов.
В-пятых, отсутствие у предприятий необходимых расчетных, платежных и других документов, позволяющих включать расходы в ВЗ, вследствие нарушения норм хозяйственного законодательства. Таким образом, это нарушение влияет на налогообложение «при посредничестве» п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли. Например, отсутствие путевых листов дает основания для непризнания ВЗ по использованному бензину.
В то же время, по нашему мнению, отсутствие отметки медработника не влияет на юридическую силу и доказательность путевого листа. Дело в том, что такая отметка не относится к обязательным реквизитам*** первичного документа, определенным в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Фактически она относится к дополнительным реквизитам****, о возможности включения которых в первичные документы говорится в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.
И действительно - .медработник только удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем (п. 2.3 Инструкции № 74).
Во всех же остальных случаях ограничения ВЗ (или амортизируемых расходов), связанные с нарушениями норм действующего неналогового законодательства, являются, по нашему мнению, необоснованными.
Данный вывод подтверждается в письме Комитета ВР по вопросам финансов и банковской деятельности от 23.05.2000г. № 06-10/328, в котором сказано, что нормы Закона О Прибыли являются нормами прямого действия, кроме случаев, непосредственно определенных данным Законом. И никакие ведомственные инструкции, правила, рекомендации и т. п. не могут иметь приоритет перед нормами Закона О Прибыли как специального акта для целей налогообложения.
Не будем спорить по поводу того, что отсутствие отметки медработника в путевом листе является нарушением автомобильного законодательства. Однако на налоговый учет такое нарушение влияния не оказывает.
Расходы на ГСМ, несомненно, участвовали в хозяйственной деятельности плательщика и привели к увеличению его валовых доходов. Так что условия, выдвигаемые в п. 5.1 и п/п. 5.2.7 Закона О Прибыли, соблюдаются.
Кстати, согласно п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли плательщик налога освобождается от обязанности доказывания связи ГСМ-расходов с его хозяйственной деятельностью. А вот для права на налоговый кредит по НДС подтверждение хозяйственного использования ГСМ, залитых в легковое авто, на самом деле необходимо (п/п. 7.4.1 Закона об НДС).
И наконец - об ответственности.
За отсутствие отметок медработника в путевом листе возможна административная ответственность.
Водителю за отсутствие таких отметок угрожает штраф от 25 до 50 нмдг (425-850 грн) согласно ст. 126 КоАП за отсутствие на момент проверки (органами ГАИ) надлежащим образом оформленного путевого листа.
В соответствии со ст. 128 КоАП выпуск на линию транспортных средств, техническое состояние и оборудование которых не соответствует требованиям правил/стандартов, без отметок в путевом листе о прохождении ежесменного медицинского осмотра и т. п. влечет наложение штрафа на руководителей или других должностных лиц предприятий от 40 до 50 нмдг (680-850 грн), а при повторном нарушении в течение года - штраф от 50 до 80 нмдг (850-1360 грн).
Протоколы об административных правонарушениях по ст. 128 КоАП составляют должностные лица органов ГАИ, а рассматривают дела об этих правонарушениях и налагают административные взыскания начальник или заместитель начальника отделения (отдела, управления, департамента) ГАИ, командир или заместитель командира отдельного подразделения ГАИ, начальник отдела внутренних дел (ст. 222 КоАП).
Говорят, что по жизни на такие нарушения, как отсутствие отметок о прохождении медосмотра, работники ГАИ действительно обращают внимание. Видимо, уж очень серьезные это нарушения...
________________________
* Кстати, деятельность субъектов хозяйствования, связанная с проведением таких медосмотров, является медицинской практикой и подлежит лицензированию. Так считает Госкомпредприниматель-ства (письмо от 16.03.2010 г. № 3259), на мнение которого ссылается и «Вестник налоговой службы Украины» № 22'2010, с. 7.
** В случае выявления признаков болезни в течение смены водители подлежат лослерейсовому медицинскому осмотру.
*** Напомним, что к обязательным реквизитам относятся: название документа (формы); дата и место составления; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
**** О том, что дополнительным реквизитом путевого листа является маршрут легкового автомобиля, в связи с чем этот маршрут указывать совсем необязательно.
"Бухгалтер" № 37, октябрь (I) 2010 г.
Подписной индекс 74201