Найактуальніші питання про ліміт каси
Розглянемо деякі питання, що найчастіше ставляться, на тему ліміту залишку готівки в касі.
В першу чергу нагадаємо, що ліміт залишку готівки в касі - це граничний розмір суми готівки, який можна залишати в касі підприємства у неробочий час.
Навіщо підприємству встановлювати ліміт каси?
В межах ліміту можна залишати в касі певну суму готівки і мати можливість вільно і оперативно її використовувати на будь-які господарські цілі (розмінна монета в торговій точці, аванси на відрядження, господарські витрати).
Кому можна не встановлювати ліміт каси? Без ліміту каси можуть працювати:
- банки і підприємці (п. 2.7 Положення N 637);
- релігійні організації (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братерства, місіонерські суспільства (місії), духовні учбові заклади), які не здійснюють
виробничої або іншої підприємницької діяльності (п. 5.7 Положення N 637).
У якій сумі можна зберігати готівку, якщо ліміт каси на підприємстві не встановлений?
Згідно з п. 5.9 Положення N 637 ліміт каси в цьому випадку вважається нульовим. Ну а причини, за яких ліміт каси не визначили і не встановили, до уваги, як правило, не приймаются. Таким чином, уся готівка, що залишилася в касі на кінець робочого дня і не здана до банку впродовж наступного робочого дня банку (чи в інший термін, дозволений п. 5.1 Положення N 637), вважається понадлімітною.
Чи треба погоджувати ліміт каси з банком? Ні, ліміт каси - внутрішня справа підприємства і абсолютно добровільна. Проте якщо при перевірці правильності його встановлення вийде менша величина, то вона і вважатиметься лімітом. І саме орієнтуючись на неї, обчислюватимуть перевищення ліміту за попередні дні зберігання готівки.
Чи існує відповідальність за невстановлення ліміту каси?
Оскільки встановлення ліміту каси - справа добровільна, то сам факт його відсутності ніякої відповідальності не спричиняє. Наслідки виникають, коли виявляють перевищення ліміту.
Яка відповідальність за перевищення ліміту? Штраф в готівковій сфері - один з «найбільш дорогих» для підприємства. Не виняток і перевищення ліміту залишку готівки в касі. Порушників підстерігає штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день перевищення ліміту (абзац 2 п. 1 Указу N 436). А до посадовців можуть застосовувати також адміністративний штраф - від 136 до 255 грн (ст. 164-2 КУпроАП).
Як зберігати в касі гроші понад затверджений ліміт?
У пункті 2.10 Положення N 637 понад ліміт дозволяється залишати в касі:
- гроші, отримані у банку для виплат, що відносяться до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), впродовж 3 днів, включаючи день отримання готівки у банку. Якщо такі виплати призначені працівникам віддалених відособлених підрозділів залізничного транспорту і морських портів, то можна зберігати їх впродовж п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки у банку;
- готівка для виплат, що відносяться до фонду оплати праці, які здійснюються за рахунок виручки, впродовж трьох робочих днів з дня настання термінів цих виплат в сумі, вказаній в переданих до каси відомостях на виплату грошей (витратні відомості).
Якщо підприємство не встигає внести до банку понадлімітну готівку, а підстави залишити їх в касі вичерпані, то гроші можна видати підзвіт на господарські потреби працівнику підприємства. А уранці повернути їх до каси. Так ліміт каси не буде перевищений. Єдиний нюанс: видача особі готівкових коштів підзвітна сума проводиться за умови, якщо воно відзвітувало у встановленому порядку за раніше отримані у підзвіт суми (п. 2.11 Положення N 637). Також не забувайте, що повертати ці гроші треба саме на наступний робочий день. За перевищення встановлених термінів використання виданих підзвітна сума готівки підприємству погрожує штраф у розмірі 25% виданих в підзвітну суму сум (абзац 5 п. 1 Указу N 436) і адміністративний штраф посадовцям згідно вищезгаданої ст. 164-2 КУпроАП.
Як розрахувати і встановити ліміт каси? По-перше, заповнюють Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі (далі - Розрахунок) і завіряють його у головного бухгалтера (бухгалтера) і директора;
По-друге, видають наказ про встановлення ліміту каси на підприємстві з підписом директора.
Не забувайте, що до тих пір, поки підприємство не має затвердженого ліміту (чи прогнозного, або постійного), його вважають рівним нулю (п. 5.9 Положення N 637).
Далі розглянемо процес розрахунку і встановлення ліміту каси. Передусім нагадаємо, що ліміт каси встановлюють на підставі розрахунку або по середньоденному надходженню готівки до каси, або по її середньоденному вибуттю з каси (п. 5.3 Положення N 637). Для розрахунку ліміту каси беруть показники готівкової виручки (вибуття готівки) за будь-які три місяці підряд з дванадцяти місяців, попередніх моменту встановлення ліміту (п.5.4).
Тепер зупинимося на сумах готівки, які грають роль при розрахунку ліміту. Визначаючи, скільки готівки поступило за вибраний період (3 місяці) до каси підприємства, беруть показники готівкової виручки з касової книги. Як затверджується в п. 1.2 Положення N 637, готівкова виручка - це сума фактично отриманих готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і понадреалізаційні надходження. З першою частиною усе зрозуміло, а ось у понадреалізаційні надходження записують: надходження від операцій, безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) і іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного і обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості по позиках(поворотна фінансова допомога), безоплатно отримані грошові кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески в статутний капітал, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (відсотки) від володіння корпоративними правами,повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження (наприклад, грошові кошти, що поступили з філії в головну касу).
Декілька слів про суми вибуття готівки (по касовій книзі), які беруть до уваги, розраховуючи ліміт каси. Без яких-небудь хитрощів усе, що видано, можна включати в розрахунок. Не потраплять в підзвітні суми тільки виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій і дивідендів.
Наступний крок розрахунку ліміту - визначення середньоденного надходження і видачі готівки. Тут усе простіше простого: показники надходження і видачі готівки за вибрані три місяці ділять на кількість робочих днів за цей період. Отримані суми і будуть середньоденним надходженням або вибуттям готівки. І якраз вони - той граничний розмір ліміту каси (по надходженню або по вибуттю - на ваш розсуд). Вибрати, якій встановити ліміт, - по середньо-денному надходженню або по середньоденному вибуттю, дуже просто. Яка з сум буде більше, такий ліміт і встановлюйте.
Встановлений ліміт затверджують наказом по підприємству (п. 5.2 Положення N 637). У самому наказі необхідно чітко вказати, які саме три місяці взяті для розрахунку ліміту, а також терміни здачі готівки до банку, встановлені на підприємстві. Не забудьте прописати також, з якої дати діє ліміт.
Як встановити прогнозний ліміт каси для знов створеного підприємства?
Зі встановленням прогнозного ліміту каси усе досить просто. Абзацом 3 п. 5.2 Положення N 637 для «новоспечених» підприємств в перші три місяці роботи передбачено право встановлювати ліміт каси за прогнозними розрахунками. Простіше кажучи: ви маєте право скористатися будь-якою сумою. А от через три місяці роботи з «пільговим» лімітом його потрібно буде переглянути, використовуючи дані за фактичні місяці роботи. На це відпущено два тижні, тобто 14 днів. Тут допоможе п. 5.4 Положення N 637, згідно з яким підприємство встановлює ліміт каси, беручи до розрахунку готівкову виручку (видачу) за три місяці кряду з останніх 12, і ділить її на кількість робочих днів у вибраному періоді. Знов створені підприємства зобов'язані вести відлік перших трьох місяців роботи (для встановлення прогнозного ліміту каси) з дня проведення ними першого розрахунку готівковими коштами. Так радить Національний банк України в листі від 14.02.2007р. N11-213/599-1576. Якщо з будь-яких причин ліміт каси не встановлений, то його вважають нульовим. І само собою, усі готівкові грошові кошти у кінці робочого дня слід здати до банку.
Список використаних документів
КУпроАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення
Указ N 436- Указ Президента України від 12.06.1995 р. N 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»
Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637
“Консультант бухгалтера” N 41 (581) 11 жовтня 2010 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)