Установление лимита кассы для обособленного подразделения
ВОПРОС: У нашего предприятия есть несколько обособленных подразделений - магазинов. Как рассчитать для них лимит кассы? Должен ли быть лимит кассы один для всего предприятия, в том числе и для магазинов? Надо ли применять один метод расчета лимита для всех подразделений предприятия? Пересматривать надо одновременно все установленные лимиты кассы или можно пересмотреть только отдельным подразделениям? Если в обособленном подразделении установлено несколько РРО, то надо ли для каждого РРО устанавливать отдельный лимит?
ОТВЕТ: Лимит остатка наличных в кассе (далее - лимит кассы) - это предельный размер суммы наличных, которые могут оставаться в кассе во внерабочее время.
Предприятие самостоятельно устанавливает себе лимит кассы и оформляет его в Расчете установления лимита остатка наличных в кассе (приложение 8 к Положению № 637; далее - Расчет). Установленный лимит утверждается внутренним приказом (распоряжением) предприятия. Расчет величины лимита осуществляют одним из способов на выбор предприятия:
первый способ - на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу;
второй способ - на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы.
Суммы поступлений (выдачи) наличных берут за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита.
Сформулируем основные правила установления лимита кассы для обособленных подразделений.
1. Каждой кассе свой лимит. Для каждой кассы предприятия следует установить свой лимит кассы. Для предприятий с обособленными подразделениями кассами являются:
- касса предприятия (головная касса);
- кассы обособленных подразделений;
- места проведения расчетных операций с применением РРО, если в подразделении нет отдельно отведенного места под кассу (письмо НБУ от 04.10.07 г. № 11-115/3693-10119). Если в подразделении несколько РРО (например, в магазине используют несколько РРО), то лимит несмотря на это устанавливается в целом на подразделение, а не на каждую кассу, т.е. РРО (письмо НБУ от 22.11.06 г. № 11-115/4301-12445).
Таким образом, предприятие может установить лимиты для всех своих касс, в том числе и для магазина, в котором отдельного помещения под кассу нет и которое не ведет кассовую книгу. Обратите внимание: если в каком-то подразделении не будет установлен свой лимит, то его лимит равен нулю (п. 5.9 Положения № 637) и при выявлении сверхлимитной наличности лимит головной кассы не берется в расчет. Поэтому не пренебрегайте правом установить себе лимит кассы даже при нулевых оборотах кассы, ведь в таком случае вы можете его установить на уровне 170 грн.
2. Каждой кассе свой Расчет. Для каждого предприятия и его обособленного подразделения следует составить отдельный Расчет (п. 5.2 Положения № 637). До сведения обособленного подразделения лимит кассы доводится соответствующим внутренним приказом (распоряжением).
3. Выбор способа расчета на усмотрение предприятия. Способ расчета лимита для каждой кассы руководитель предприятия (уполномоченное им лицо) выбирает самостоятельно (п. 5.3 Положения № 637). В Положении № 637 нет нормы, ограничивающей выбор только одним способом для всех касс предприятия - в разных кассах предприятия он может быть разный. Кроме того, при пересмотре лимита способ расчета лимита конкретной кассы также может изменяться - предприятие может исходить из более выгодного для него варианта.
При определении лимита учитывают режим и специфику работы, отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п. Например, расчет по среднедневной выдаче наличных, как правило, применяют при расчете лимита кассы предприятий, имеющих нулевые поступления в кассу наличных, но которые при этом осуществляют операции по их выдаче (п. 5 письма НБУ от 01.03.05 г. №11-111/680-1907). Для магазинов, естественно, выгоднее устанавливать лимит кассы по среднедневному поступлению наличных.
4. Выбор трехмесячного периода может быть неодинаковым для разных касс. Даже при одновременном установлении лимита в нескольких кассах (подразделениях) для них могут быть выбраны разные три любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита (письмо НБУ от 19.05.06 г. № 11-113/1875-5345). Так, не будет нарушением, если в октябре одному магазину будет установлен лимит исходя из оборотов за март - май 2010 года, а для другого - за декабрь 2009 года - февраль 2010 года.
5. Периодичность пересмотра лимита - по усмотрению предприятия. Здесь предприятие также вправе действовать по своему усмотрению - Положение № 637 не обязывает предприятия пересматривать лимиты касс и периодичность этого. Поэтому предприятие может пересматривать лимиты только по собственному желанию (письмо НБУ от 19.05.06 г. № 11-113/1903-5427). Основанием для такого пересмотра может быть изменение законодательства Украины, факторы объективного характера: изменения в поступлениях и расходах наличных, изменения внутреннего трудового распорядка (графиках сменности) и т. п. (п. 5.12 Положения № 637).
Пересмотр лимита кассы - это право, а не обязанность предприятия даже при значительных изменениях кассовых оборотов. Исключение - предприятия, которые начинают свою деятельность (они обязаны в двухнедельный срок после окончания первых 3 месяцев работы пересмотреть лимит с учетом фактических показателей деятельности предприятия за этот период).
Нет в Положении № 637 и требования об одновременной смене всех установленных предприятием лимитов. Предприятие вправе сменить лимит только в отдельно выбранной им кассе (обособленном подразделении), составив для нее новый Расчет и приказ об утверждении такого нового лимита.
6. Расчет лимита для открывающегося подразделения - по прогнозным расчетам. Для открывающегося филиала при установлении лимита, на наш взгляд, предприятие может воспользоваться нормами абз. третьего п. 5.2 Положения № 637 и установить ему на первые 3 месяца работы прогнозный лимит кассы (хотя прямо из п. 5.2 это и не следует). По истечении этого срока лимит следует пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.
Как видим, Положением № 637 многие вопросы по установлению лимита дано на откуп предприятию.
Помните: если предприятием лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), то лимит такой кассы считается нулевым. В этом случае все наличные, которые находятся в его кассе на конец рабочего дня и не сданы предприятием согласно требованиям Положения № 637, считаются сверхлимитными (п. 5.9 Положения № 637).
Виктория ЗМИЕНКО