Понимаете, шеф, в этом городе были
только санаторий и казарма...
... с нарами в 3 этажа и без лестницы.
(Командировочные нюансы: проживание в
санатории; задание, смета и отчет)
ВОПРОС. Может ли директор, находящийся в командировке, проживать в санатории? Если да, то включаются ли расходы на проживание в санатории в валовые затраты и возмещаются ли они работнику в полном объеме? Какие документы подтверждают «санаторные» расходы на проживание?
ОТВЕТ. По нашему мнению, ответ на первый вопрос должен быть утвердительным, и вот почему.
Основные нормативно-правовые акты, регулирующие налогообложение командировочных расходов,- а это, напомним, Закон о Прибыли и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 31.03.98 г. № 59, с изменениями (далее - Инструкция № 59),- не выдвигают никаких требований в отношении комфортности проживания работника в командировке. Так что командированный работник может проживать как в условиях повышенного внимания к своему здоровью, то есть в санатории, так и пониженного - например, на вокзале или в палатке.
Минфин, кстати, не имеет ничего против возможности проживания командированного работника в санатории (см. его письмо от 01.04.2009 г. № 31-18030-07-21/9141).
Далее перейдем к налогообложению.
Начнем с валовых затрат.
Напомним, что в соответствии с п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли в состав валовых затрат плательщика налога включаются, в частности, расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажение одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений.
Ранее налоговики подтвердили, что с точки зрения валовых затрат проживать можно не только в гостинице, но и, например, в частном секторе - были бы подтверждающие документы (допустим, договор об аренде помещения и договор с физлицом о выполнении работ*) и хозяйственная цель командировки.
По нашему мнению, проживание в санатории следует считать наймом другого жилого помещения, отличного от гостиницы (мотеля). В то же время использование санаторных номеров для целей проживания командировочного люда аналогично использованию гостиниц, поэтому при наличии соответствующих подтверждающих документов расходы на санаторное проживание в командировке могут претендовать на попадание в валовые затраты.
Поскольку Закон О Прибыли не препятствует увеличению затрат на стоимость питания, включенного в счета за проживание, то в санатории работник сможет не только проживать, но и полноценно или диетически питаться. При этом главное - чтобы проверяющий увидел в счете санатория только стоимость проживания и питания, а не медицинских услуг, то есть чтобы там не было медицинского обследования, орошения разных органов, приема ванн, массажа и т. п.
Из уже упоминавшегося письма Минфина № 31-18030-07-21/9141 вытекает, что предприятие может включать в ВЗ расходы на проживание и питание в санатории (в командировке) в пределах норм.
Однако, поскольку проверять правомерность отнесения расходов в состав ВЗ будут не минфиновцы, а налоговики, рекомендуем осторожным плательщикам документально подтвердить, что проживание в санатории было вынужденной мерой. Для этой цели подойдет, например, приказ (распоряжение) руководителя предприятия с соответствующей формулировкой типа:
«В связи с отсутствием мест в гостиницах (мотелях) в виде исключения разрешаю и. о. командира землесоса Хересу Г. А., командированному в г. Ялта, проживать в одноместном номере «люкс» санатория "Ореанда"». Что касается возмещения «жилых» расходов, то согласно п. 1.6 раздела I Инструкции № 59 «предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает фактические расходы командированным работникам на наем жилого . помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания с учетом бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды), за пользование холодильником, телевизором, телефоном (кроме расходов на телефонные переговоры) и т. п.».
Между прочим, в предыдущей редакции п. 1.6 раздела I Инструкции № 59 работнику возмещались расходы на наем жилого помещения в размере фактических расходов без привязки к стоимости одного места проживания в гостиничном номере.
Возникает вопрос: от какой суммы следует отталкиваться в нашей ситуации, когда командированный, к примеру все тот же Херес Г. А., проживает не в гостинице? Мы считаем, что в рассматриваемой ситуации по аналогии с гостиницей работник имеет право на полное возмещение расходов за проживание в санатории - либо в одноместном номере, либо на одном месте в .многоместном номере. Напомним, что п. 9.10 Закона об НДФЛ увязывает отсутствие НДФЛ с попаданием командировочных расходов в ВЗ в соответствии с п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли. Таким образом, если расходы на проживание в санатории обоснованно попадают в ВЗ, то их стоимость НДФЛ не облагается.
При этом следует ссылаться на прямо-таки спасительное письмо Минфина № 31-18030-07-21/ 9141, где приводился ответ на вопрос:
«Имеет ли право предприятие возмещать расходы на стоимость питания и включать их в валовые затраты, если они включаются в счет за проживание в санатории (а командировке)?»,
и без каких-либо подробных пояснений было лаконично сказано, что
«в соответствии с нормами действующего законодательства по вопросам служебных командировок работникам возмещаются расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, а также включенные в счета за проживание расходы на питание».
А вот если к морю или в горы лицо командируется предприятием, полностью или частично содержащимся за счет бюджетных средств, либо госслужащий, то с разрешения руководителя ему могут возместить расходы стоимости проживания сверх установленных предельных норм (п. 2.2 раздела I Инструкции № 59). При этом такие расходы не являются излишне израсходованными денежными средствами. ГНАУ в своем письме от 13.01.2009 г. № 165/6/17-0716 подтвердила, что если руководитель разрешает оплату проживания и проезда сверх установленных пределов, то эти суммы у командированного лица (госслуживого и бюджетного) не облагаются НДФЛ и относятся на ВЗ. Такие вот для них - особенных - действуют правила.
И наконец - о документах, подтверждающих расходы на проживание.
Как известно, в п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли, регламентирующем состав документации, которой следует подтверждать (для включения в ВЗ) понесенные в командировке расходы на проживание, говорится о том, что такими документами являются счета из гостиниц (мотелей) или счета, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлиц.
При этом согласно абз. 6 раздела «Общие положения» Инструкции № 59 подтверждающими документами являются расчетные документы в соответствии с Законом «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и Законом О Прибыли.
В итоге по Минфину получилось, что «жилье-подтверждающими» документами выступают счета и документы, подтверждающие факт их оплаты: кассовый чек, расчетная квитанция и др.
Такую же позицию занял и Госкомпредпринимательства - см. его письмо от 11. 10.2004 г. № 6830.
В редакционном комментарии к этому письму мы подчеркивали, что определенная логика в выводе Комитета есть, ведь кассовый чек подтверждает лишь уплату денег за проживание, а не сам факт проживания. В то же время гостиничный счет тоже не удостоверяет факт проживания работника: как правило, счет выдается сразу в момент внесения денег.
Поэтому осторожный бухгалтер будет требовать от командированных и счета, и кассовые чеки.
А что делать, если работник привез из командировки только гостиничный счет, на основании которого предприятие уже возместило ему расходы на проживание во время командировки?
Хотим в такой ситуации обратить внимание смелых бухгалтеров на определение Вадсуда от 28.10.2008 г. № К-1027/07. В нем подчеркивается, что счета из гостиниц за предоставление услуг по размещению и проживанию физического лица являются достаточными документами, подтверждающими фактические расходы за предоставление этих услуг, их получение и оплату таким лицом, а также подтверждают возможность отнесения этих расходов в состав валовых затрат. В результате Суд признал, что законодательных оснований для начисления налогового обязательства по НДФЛ и применения штрафных санкций нет, то есть предприятие имело право возместить расходы на проживание в командировке на основании счета из гостиницы. И такие денежные средства не считаются излишне израсходованными.
Однако, чтобы не доводить дело до суда, лучше разъяснить работникам, что в гостинице необходимо просить не только счет, но и расчетный документ.
Разумеется, все вышеизложенное в отношении гостиничных документов полностью актуально и для документов, подтверждающих проживание в санатории, ведь последний тоже, как и гостиница, может давать крышу над головой.
У вновь созданного предприятия возникла необходимость отправить работника в командировку.
Просим разъяснить, обязательно ли составлять задание и смету расходов на командировку, а также требовать от работника, прибывшего из командировки, составления отчета о проделанной работе?
Начнем с задания и сметы.
Если работник командируется в пределах Украины, то в соответствии с п. 1.1 раздела I Инструкции № 59 в приказе (распоряжении) на командировку указывают: пункт назначения; наименование предприятия, куда командирован работник; срок и цели командировки.
Если командировку предстоит осуществить за границу, то приказ на загранкомандировку составляется после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей, и сметы расходов (п. 1.1 раздела II Инструкции № 59).
Таким образом, составление задания и сметы расходов является обязательным только для командировок за границу.
Данный вывод подтверждается и в письме Минфина от 26.03.2008 г. №31-18030-07-7/10434, в котором говорится следующее:
«Действующее законодательство по вопросам служебных командировок в пределах Украины непосредственно не предусматривает необходимости оформления на предприятиях, [в] учреждениях, организациях таких документов, как задание на командировку, предварительная смета расходов на командировку <...>».
Разумеется, по инициативе руководителя предприятия такие задание и/или смета могут быть составлены.
Далее перейдем к отчету о выполненной работе. Данный вопрос рассматривался ранее, где мы отмечали, что ни Закон О Прибыли, ни Закон об НДФЛ никаких упоминаний о необходимости составления такого отчета не содержит.
Так, п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли говорит о четырех типах подтверждающих документов: документы, удостоверяющие стоимость расходов, понесенных в командировке; документы, подтверждающие факт пребывания в командировке; документы, подтверждающие связь командировки с основной деятельностью предприятия; документы об установлении ограничений относительно сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировку.
Пункт 9.10 Закон об НДФЛ прямо называет лишь один подтверждающий документ - отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку.
Совокупность упомянутых документов дает предприятию возможность включить расходы на командировку в состав ВЗ и избежать обложения НДФЛ сумм, полученных командированным.
Отметим, что в Инструкции № 59 достаточно большое внимание уделено разного рода «командировочным» документам, но вот отчет о проделанной работе там также не фигурирует.
В то же время отсутствие в нормативно-правовых актах упоминания обязанности составления «командировочного отчета» не ставит этот отчет вне закона.
Обязанность работника составлять такой отчет может быть установлена локальными актами, действующими на предприятии и регламентирующими порядок командирования его работников. Такие акты могут вводить дополнительные требования к командировкам и сопровождающей их отчетности.
В любом случае на налогообложение «командировочные отчеты», так же как и задания и смета расходов, никак не влияют, поскольку, как мы выяснили выше, налоговое законодательство увязывает факт затратности командировки и факт отсутствия НДФЛ совсем с другими документами.
О том, что действующее законодательство не предусматривает необходимости составления отчета о выполненной работе, говорится и в вышеупомянутом письме Минфина № 31-18030-07-7/10434.
В нем также подчеркивается, что «руководитель определяет задание, которое должно быть выполнено работником во время командировки, может устанавливать порядок использования денежных средств, а следовательно, может требовать от работника представления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе».
Р.S. Обращаем внимание на то, что Налоговый кодекс не содержит никаких принципиально новых норм в отношении затратности расходов на проживание и подтверждающих его документов. Единственная командировочная новация заключается в том, что увеличивается размер суточных: для командировок в пределах территории Украины он составляет не более 0,2 размера минзарплаты, действовавшей для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года (941 грн), в расчете на сутки, а для загранкомандировок - не выше 0,75 от размера той же самой лшшрплаты (п/п. 140.1.7 Налогового кодекса).
_________________
* В вопросе речь шла о проживании работника в сельской местности в соответствии с договором с физлицом в связи с выполнением строительных работ.
"Бухгалтер" № 48, декабрь (IV) 2010 г.
Подписной индекс 74201