Нове в поданні звіту про використання грошових коштів,
виданих на відрядження або під звіт
Податковий кодекс не обійшов стороною і порядок надання авансових звітів. З 1 січня 2011 року змінився термін подання авансового звіту, а з 1 квітня 2011 року зміниться і розмір добових. Затверджена також нова форма авансового звіту.
Після повернення з відрядження працівник, як і раніше, зобов'язаний надати Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - авансовий звіт), додати до нього документи, що підтверджують понесені ним витрати, і повернути невикористаний (чи не підтверджений документально) залишок отриманого авансу.
Але зміни все ж таки є.
Терміни здачі авансового
звіту і надлишку витрачених
грошових коштів
Згідно з пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 ПК України платник податку на доходи фізичних осіб (далі - працівник) повинен надати Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт, до закінчення п'ятого банківського дня, що йде за днем, в якому такий платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Нагадаємо, що за ПК України прийнято вважати банківським днем (пп. 14.1.133 п. 14.1 ст. 14) частину робочого дня, впродовж якої приймаються документи на переведення і на їх відкликання і, за наявності технічної можливості, здійснюються їх обробка, передача і виконання.
Таким чином, термін подання авансового звіту відсунувся на 2 дні. До 01.01.2011 p., згідно з вимогами пп. 9.10.2 Закону про податок з доходів фізичних осіб, авансовий звіт необхідно було здати у бухгалтерію до закінчення третього банківського дня, що йде за днем, в якому працівник завершив відрядження або виконав доручення.
За наявності надлишку витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що видала їх, до або під час подання авансового звіту.
Використання
корпоративних
платіжних карток
Особливості подання авансових звітів при використанні корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів залишилися без змін і перекочували в пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПК України.
Полягають такі особливості в тому, що за витрати, пов'язані , з відрядженням або виконанням деяких цивільно-правових дій, сплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, працівник повинен відзвітувати:
- до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження при отриманні грошової готівки із застосуванням платіжних карток;
- в строк, що не перевищує 10 банківських днів (за наявності поважних причин працедавець (самозайнята особа) може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)).
Нова форма авансового звіту
Нова форма Звіту про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), затверджена Наказом № 9961 і застосовується з 31.01.2011 р. Цим же Наказом затверджений і Порядок складання цього Звіту. Потрібно помітити, що нова форма загалом ідентична колишній формі, за винятком деяких коригувань. Прибрані в середній частині лицьової сторони дати і підписи осіб, що підтверджують доцільність проведених витрат, що затверджують підзвітні суми і перевіряючих звіт (що цілком розумно). Змінено посилання на новий п. 167.1 ст. 167 ПК України (замість п. 7.1 ст. 7 Закону про податок з доходів фізичних осіб2) в рядку для розрахунку податку на доходи фізичних осіб на неповернену суму.
Ця форма авансового звіту застосовується на підприємствах усіх організаційно-правових форм і самозайнятими особами.
Працівник, що отримав грошові кошти, заповнює усі графи авансового звіту, окрім: «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) в сумі по касовому ордеру», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку на доходи фізичних осіб за несвоєчасно повернені витрачені грошові кошти на відрядження або під звіт. Ці графи заповнюються особою, що надала такі грошові кошти. Графа «Звіт затверджений» підписується керівником (податковим агентом).
Порушення термінів подання авансового звіту
Найзначиміша зміна (і мабудь, найприємніша) пов'язана з тим, що Податковим кодексом України не передбачено стягнення штрафу за несвоєчасне повернення отриманих в підзвітну суму грошових коштів. Тоді як раніше норми пп. 9.10.3 п. 9.10 ст. 9 Закону про податок з доходів фізичних осіб передбачали два види покарання працівника:
1) за повернення суми надміру витрачених грошових коштів пізніше за граничний термін, але не пізніше за звітний місяць передбачався штраф у розмірі 15% суми надміру витрачених грошових коштів;
2) за неповернення суми надміру витрачених грошових коштів впродовж звітного місяця, на який доводиться такий граничний термін, окрім штрафу у розмірі 15% суми надміру витрачених грошових коштів, передбачалося ще і утримання ПДФО з надміру витраченої суми.
Тепер з 01.01.2011 р. покарання передбачено тільки у вигляді додаткового утримання ПДФО, якщо платник податків не повернув суму надміру витрачених грошових коштів впродовж звітного місяця, на який доводиться граничний термін (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого або двадцятого банківського дня, що йде за днем, в якому працівник завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії), така сума підлягає оподаткуванню доходів фізичних осіб відповідно до п. 167.1 ст. 167 розд. IV ПК України за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. При недостатності суми доходу для утримання податків недоплата утримується за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми ПДФО.
Але не варто відпускати усе на самоплив, оскільки Указ № 436 поки не скасований, а згідно з абзацом 5 ст.1 цього Указу передбачений штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум за:
- перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки;
- видачу готівкових грошових коштів під звіт без повної звітності за раніше видані кошти.
Витрати на відрядження
При визначенні об'єкту оподаткування на прибуток витрати на відрядження і за ПК України враховуватимуться у складі витрат подвійного призначення.
Оскільки розділ III ПК України набуде чинності з 01.04.2011 p., то впродовж І кварталу 2011 року ще застосовуються норми пп. 5.4.8 п. 5.4. ст. 5 Закону про оподаткування прибутку, які перенесені до пп. 140.1.7 ПК України.
Податковим кодексом України внесені доповнення, пов'язані зі складом витрат на відрядження, і документальним підтвердженням фактичних витрат на проїзд.
Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПК України витрати на відрядження фізичних осіб, що знаходяться у трудових відносинах з платником податків або керівних органів платника податків, що є членами, в межах фактичних витрат особи, що відряджається, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених в такі рахунки витрат на харчування або побутові послуги (прання, чищення, полагодження і прасування одягу, взуття або білизни), на наймання іншого житла, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду і знаходження в місці відрядження, у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають до сплати у зв'язку зі здійсненням таких витрат, враховується при визначенні об'єкту оподаткування як витрати подвійного призначення.
Вказані витрати можуть бути включені до складу витрат платника податків тільки за наявності підтверджувальних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талону і документу про оплату за усіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі бронюванню місць в місцях проживання, страхових полісів тощо.
Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку відповідно до законів країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
Таким чином, з II кварталу документальним підтвердженням витрат на проїзд признаватимуться будь-які документи як у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), так і у вигляді електронних квитків за наявності посадочного талону і документу про оплату за всіма видами транспорту, включаючи чартерні рейси. Додалися і витрати на бронювання транспортних квитків та на проїзд як до місця відрядження і назад, так і до місця відрядження на орендованому транспорті.
Відповідно до норм чинного на даний момент законодавства з питань службових відряджень працівникам відшкодовуються витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), наймання інших жител, а також включені в рахунки за проживання витрати на харчування.
При цьому у разі включення до рахунку вартості проживання витрат на одноразове харчування граничні норми добових витрат в межах України для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності (окрім працівників бюджетної сфери) складають 24 гри; дворазове харчування - 18 грн; триразове харчування - 12 грн.
Звертаємо увагу, що ПК України не передбачається зменшувати розмір добових витрат, встановлений в абзаці 4 пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПК України, залежно від вказівки в документах, що надаються тим, що відряджаються, витрат на харчування. Поки це питання повністю не врегульоване і залишається відкритим.
З 01.04.2011 р. витрати на відрядження відображатимуться не як валові витрати, а як інші витрати, за принципами, близькими до бухгалтерського обліку витрат за П(С)БО 16, а саме в складі:
- витрат на оплату відряджень персоналу цехів і ділянок - в частині загальновиробничих витрат (абзац «а» пп. 138.10.1 п. 138.10 ст. 138 ПК України);
- витрат на оплату відряджень адміністративного персоналу - в частині адміністративних витрат (абзац «б» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 ПК України);
- витрат на оплату відряджень персоналу зі збуту - в частині витрат на збут (абзац «ґ» пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 ПК України).
Розміри добових
Розмір документально не підтверджуваних добових витрат зміниться, і значно, але тільки з 01.04.2011р.
На даний момент граничний розмір добових визначається згідно з Постановою № 663. Ця Постанова прийнята відповідно до Закону про оподаткування прибутку, поки не скасована і діятиме до 01.04.2011 р. Це означає, що до 01.04.2011 р. розмір добових залишається тим самим.
З 01.04.2011 p., згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПК України, до складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування і фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням в межах території України, але не більше ніж 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи3 на 1 січня звітного податкового року, з розрахунку на добу, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, з розрахунку на добу.
Як бачимо, попри те, що нові розміри добових витрат застосовуватимуться починаючи з 1 квітня 2011 року, їх розмір визначається виходячи з мінімальної заробітної плати, що діяла для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року.
Виходячи з того, що з 01.01.2011 р. розмір місячної мінімальної зарплати складає 941 грн, розміри добових витрат з 01.04.2011 р. складуть:
- по Україні - 188,20 грн (941 х 0,2) (для порівняння: діючий в І кварталі 2011 р.розмір добових - 30 грн);
- за кордоном - не вище 705,75 грн (941 х 0,75) (якщо узяти середній курс НБУ за 1 дол. США на сьогодні 8 грн, то це складе близько 88 дол. США на добу. До 01.04.2011 р. діє розмір добових в еквіваленті 50 дол. США на добу).
Кабміном окремо визначаються граничні норми добових для відрядження членів екіпажів судів/ інших транспортних засобів або суми, що направляються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):
- здійснюють комерційну, промислову, науково-пошукову або риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;
- виконують міжнародні рейси для здійснення навігаційної діяльності або перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;
- використовуються для проведення аварійно-рятувальних і пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.
Суми і склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами і організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансованими) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суми, встановленої абзацом четвертим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПК України.
Сума добових визначається у разі відрядження:
- в межах України і країн, в'їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;
- у країни, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження і відмітками уповноваженої службової особи Державної пограничної служби України в закордонному паспорті або замінюючому його документі.
За відсутності вказаних відповідних підтверджувальних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної пограничної служби України в паспорті або замінюючому його документі сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податків за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податків, зокрема (але не виключно):
- запрошень приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податків;
- укладеного договору або контракту;
- інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки;
- документів, що засвідчують участь особи, що відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, співпадаючої з господарською діяльністю платника податку.
Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я особи, що відряджається, або її громадянської відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування включаються до складу витрат платника податків, що відряджає таку особу.
За запитом представника органу ДПС платник податків забезпечує за власний рахунок переведення підтверджувальних документів, виданих на іноземній мові.
ПДВ за авансовим звітом
Право на податковий кредит у платників ПДВ буде в сумі податку, сплаченій при придбанні товарів (у тому числі у разі їх ввезення на митну територію України) і послуг, у тому числі в межах відрядження, з метою їх подальшого використання в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності платника податків (п. 198.3 ст. 198 ПК України).
Як і раніше основою для нарахування сум ПДВ, які можна відносити до податкового кредиту без отримання податкової накладної (п. 201.11 ст. 201 ПК України), є:
а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, що виставляється платнику ПДВ за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця, окрім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами;
б) касові чеки, що містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера і податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн на день (без урахування податку).
При розрахунку працівником за отримані товари, послуги через РРО касовий чек, що надається їм, повинен містити дані про загальну суму сплачених грошових коштів з урахуванням податку і суму ПДВ, сплачену у складі загальної суми.
У декларації з ПДВ ці витрати як і раніше відображатимуться в загальній статті витрат, пов'язаних з організацією і здійсненням господарської діяльності
Утримання надміру
витрачених грошових коштів
Найбільший інтерес викликає п. 170.9 ст. 170 ПК України, в якому розписано оподаткування суми надміру витрачених грошових коштів, отриманих платником податку на доходи фізичних осіб на відрядження або під звіт і не повернених у встановлений термін.
Так, податковим агентом фізичної особи при оподаткуванні суми, виданої їй під звіт і не поверненої нею впродовж встановленого терміну, являється особа, що видала таку суму, а саме:
а) на відрядження - в сумі, що перевищує суму витрат працівника на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом III ПК України;
б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені і за рахунок особи, яка їх видала, - в сумі, що перевищує суму фактичних витрат працівника на виконання таких дій.
Відразу уточнимо, що розділ III ПК України - це «Податок на прибуток підприємств», який набуває чинності з 01.04.2011 p., тобто в І кварталі 2011 року для визначення суми витрат на відрядження застосовуватимуться старі норми пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку.
До суми перевищення не включаються і не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівки або безготівкових грошових коштів, виданих працівнику під звіт працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і поширення подарунків, у рамках граничного розміру таких витрат, передбаченого в розділі III ПК України, які здійснені таким платником та/або іншими особами в рекламних цілях. До 01.04.2011 р. граничні розміри таких витрат також визначаються виходячи з вимог пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку.
Усе, що включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, перераховане в п. 164.2 ст. 164 ПК України. У цей перелік входить і сума надміру витрачених грошових коштів, отриманих платником податку (працівником) на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством терміни, розмір якої обчислюється згідно з пунктом 170.9 статті 170 цього Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 ПК України).
У свою чергу, загальний місячний оподатковуваний доход складається з суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) впродовж такого звітного податкового місяця.
Як і в редакції Закону про податок з доходів фізичних осіб база оподаткування для коштів, надміру витрачених на відрядження, визначається з урахуванням підвищувального коефіцієнта.
Порядок розрахунку коефіцієнта, вживаного при нарахуванні (наданні) доходів у будь-якій негрошовій формі, при якому базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПК України4, визначений в п. 164.5 ст. 164 ПК України.
Вартість отриманого доходу множиться на коефіцієнт, розрахований за формулою:
К= 100: (100 - Сн),
де: К - коефіцієнт;
Сн - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.
Якщо прийняти ставку податку - 15, то К= 100: (100 - 15) = 1,17647.
Як бачимо, підвищувальний коефіцієнт залишився таким же.
У такому ж порядку визначаються об'єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством терміни.
Зміст цього пункту практично без змін повторює п. 3.4 ст. З Закону про податок з доходів фізичних осіб, а такого не повинно було бути. ДПАУ неодноразово відмічала (останній Лист від 12.10.2010 р. № 12932/5/17-07165), що «оскільки норма п. 3.4 ст. 3 Закону України від 22.05.2003р № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» (далі - Закон) про застосування підвищувального коефіцієнта до доходів фізичних осіб, які нараховуються в негрошовій формі, некоректно виписана законодавцем і суперечить законодавству про бухгалтерський облік, то її практичне застосування носить суперечливий характер. Враховуючи наведене, а також численні скарги платників податків, ДПА України видала відповідне роз'яснення платникам податків і підпорядкованим органам податкової служби про незастосування вказаного в п. 3.4 ст. 3 Закону підвищувального коефіцієнта».
Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Якщо працівник припиняє трудові або цивільно-правові стосунки з особою, що видала такі грошові кошти, то сума податку утримується з останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання працівника за результатами звітного (податкового) року.
Якщо повне утримання такої суми податку неможливе внаслідок смерті платника податку на доходи фізичних осіб або визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення його судом померлим, то така сума утримується при нарахуванні доходу за останній для цього платника податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.
________________
1 Наказ набув чинності 31.01.2011 p., зареєстрований в Мінюсті 13.01.2011 р. Під № 44/18782.
2 З 01.01.2011 р. втратив чинність.
3 Можна припустити, що законодавці хотіли сказати: розмір мінімальної заробітної плати або прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб.
4 Правила і методи визначення звичайних цін див. «КБ» № 3/2011, с. 28.
5 Повний текст листа див. «КБ» № 50/2010, с. 57
Список використаних документів
ПК України - Податковий кодекс України
Указ № 436 - Указ Президента України від 12.06.1995 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» в редакції від 11.05.1999 р. № 491/11
Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР
Закон про податок з доходів фізичних осіб - Закон України від 22.05.2003 p. № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» (втратив чинність)
Постанова № 663 - Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон»
Наказ № 996 - Наказ ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання»
П(С)БО 16 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрат», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.1999 р. № 318
“Консультант бухгалтера” N 6 (598) 7 лютого 2011 року
Передплатнi iндекси: 21946 (українською мовою), 22789 (росiйською мовою)