ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ
РЕГУЛЯТОРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПІДПРИЄМНИЦТВА
ЛИСТ
26.03.2010 N 3777
Щодо роз'яснення норм Закону України
"Про внесення змін до деяких законів України
щодо визначення порядку та строків зберігання
деяких категорій документів" від 11.02.2010 N 1877-VI
До роз'яснень, наданих листом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 15.03.2010 N 3147 щодо роз'яснення норм Закону України "Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів" від 11.02.2010 N 1877-VI (далі - Закон N 1877-VI), надаємо наступні уточнення.
Відповідно до змін, внесених Законом N 1877-VI, після внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців запису про припинення юридичної особи чи фізичної особи - підприємця реєстраційна справа на паперових носіях зберігається у державного реєстратора протягом п'яти років, після чого реєстраційна справа на паперових носіях, не внесена відповідно до результатів експертизи її цінності до Національного архівного фонду, знищується в установленому законодавством порядку.
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі - Правила) затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598, пунктом 4.5 яких встановлено порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів.
Як вбачається зі змісту зазначеного вище пункту Правил, експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства установи разом з експертною комісією під методичним керівництвом архіву установи. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого зберігання для передання до архіву установи, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 5.1, 5.2 цих Правил.
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією установи (далі - ЕК) одночасно. Схвалені ЕК описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.
Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником установи, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи.
Порядок знищення справ, відібраних для знищення, визначено пунктом 4.5.10 зазначених вище Правил.
Враховуючи наведене вище, Держкомпідприємництво звертається до Вас з проханням щодо доведення до відома державних реєстраторів наданих вище роз'яснень для використання у роботі.
Заступник Голови С.І.Свищева