КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
Департамент фінансів соціальної сфери
Про службові відрядження
ПИТАННЯ: Чи може працівник, який перебуває у відрядженні, проживати в санаторії або наймати житло в приватному секторі?
ВІДПОВІДЬ: Норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. N 59 (у редакції наказу від 17.03.2011 р. N 362), передбачають державним службовцям, а також іншим особам, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодування витрат на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання.
При цьому відшкодування таких витрат здійснюється за наявності підтвердних документів (в оригіналі) в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98.
ПИТАННЯ: Чи обов'язково складати завдання й кошторис витрат на відрядження, а також отримувати від працівника, який прибув з відрядження, звіт про виконану роботу?
ВІДПОВІДЬ: У разі направлення державних службовців, а також інших осіб підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у відрядження в межах України документами, обов'язковими для оформлення таких службових відряджень та для відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат, є наказ про відрядження, довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, і документи в оригіналі, які підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.
Чинне законодавство з питань службових відряджень у межах України не передбачає оформлення в органах державної влади, на підприємствах, в установах, організаціях, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, таких документів, як завдання на відрядження, кошторис витрат на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу.
При цьому слід зазначити, що відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. N 59 (в редакції наказу від 17.03.2011 р. N 362, далі - Інструкція), службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Направляє працівника підприємства у відрядження керівник цього підприємства або його заступник й оформляє це наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджено працівника, строку й мети відрядження. Крім того, керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.
Таким чином, керівник визначає завдання, яке має бути виконано працівником під час відрядження, може встановлювати порядок використання коштів, а отже, може вимагати від працівника подання відповідного звіту про виконану у відрядженні роботу.
З огляду на викладене, керівник як особа, відповідальна за фінансово-господарську діяльність підприємства, може ухвалити рішення про складання додаткових документів, які потрібні для здійснення контролю за використанням коштів підприємства.
У разі направлення державних службовців, а також інших осіб підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у відрядження за кордон зазначаємо, що п. 1 розділу III "Порядок відрядження за кордон" Інструкції визначено, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника після затвердження технічного завдання і кошторису витрат.
Згідно з п. 17 розділу III Інструкції після повернення із закордонного відрядження працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (разом з оригіналами документів, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат), а також у разі відрядження до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.
ПИТАННЯ: Які документи і в які строки відряджений працівник має подати в бухгалтерію підприємства для підтвердження витрат, понесених у відрядженні?
ВІДПОВІДЬ: Згідно з Інструкцією після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.
Якщо під час службових відряджень відряджений працівник одержав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).
Якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, а саме: транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), в тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунки, отримані з Готелів (мотелів) або від інших осіб, що надавали послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхові поліси тощо.
Інструкція також містить перелік документів, на підставі яких відшкодовуються витрати на придбання електронного авіаквитка.
Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
ПИТАННЯ: Чи можуть посадові особи органів виконавчої влади здійснювати службові відрядження в межах України за рахунок сторони, що приймає, за рахунок підпорядкованих такому органові підприємств, установ І організацій усіх форм власності?
ВІДПОВІДЬ: Питання, пов'язані із здійсненням службових відряджень в межах України, регулюються пп. 140.1.7 Податкового кодексу України, постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. N 59 (в редакції наказу від 17.03.2011 р. N 362).
Ці нормативно-правові акти не передбачають можливості здійснення службових відряджень посадовими особами органів виконавчої влади в межах України за рахунок сторони, що приймає, за рахунок підприємств, установ і організацій усіх форм власності.
Винятком є випадок, коли працівники, відряджені в межах України для участі в переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів. У такому разі згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 добові витрати відрядженим працівникам відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках від сум добових витрат, зокрема, 80% - у разі одноразового, 55% - дворазового, 35% - триразового харчування.
ПИТАННЯ: Чи можна згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 співробітникові держустанови включати у витрати на відрядження чайові, комісійні під час обміну валюти, оплату побутових та медичних послуг й інші витрати?
ВІДПОВІДЬ: Щодо відшкодування комісійних витрат у разі обміну валюти, витрат на оплату побутових та медичних послуг зазначені норми постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 залишилися без змін порівняно з постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 663, тобто такі витрати включаються до складу витрат на відрядження.
Щодо відшкодування сум чайових, то норми постанови Кабінету Міністрів України N 98 не регулюють цього питання.
Водночас на виконання п. 12 названої постанови наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. N 362 "Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" унесено зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59), відповідно до яких цю Інструкцію викладено в новій редакції.
Згідно з п. 8 розділу III "Порядок відрядження за кордон" цієї Інструкції не дозволяється відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
Начальник відділу
нормативів в органах державного управління,
Алла БРОДЕЦЬКА
"Праця і зарплата" N 24 (748), 22 червня 2011 р.
Передплатний індекс: 30214