Командировки предпринимателя и его работников с 1 апреля 2011 года
ВОПРОС. Что изменилось для предпринимателей и их работников в оформлении командировок, выплате суточных и отражении командировочных расходов в составе расходов с 1 апреля 2011 года?
ОТВЕТ. С 1 апреля 2011 года вступил в силу раздел III НКУ, регулирующий формирование расходов предпринимателями на общей системе. Поэтому с этой даты возможность включения в расходы командировочных для целей исчисления налога на доходы за себя регулируется именно этим разделом. Также с этой даты утрачивает силу постановление № 633, которым ранее были установлены размеры суточных расходов. Вместе с тем новый нормативный документ относительно суточных, разработанный согласно разделу III НКУ, распространяется только на бюджетников.
Обратите внимание на несколько других важных моментов.
1. Кроме НКУ, командировки работников по Украине и за ее пределами регулируются рядом нормативных актов. Причем если ранее оформление и организационные вопросы осуществлялись согласно Инструкции о командировках, то в действующей сейчас новой редакции данная Инструкция распространяется только на бюджетников и госструктуры.
Получается, что для обычных работодателей, втом числе и предпринимателей, нормативного документа, который бы четко описывал порядок оформления и осуществления служебных командировок, нет. Напомним, на то, что предприниматели имеют право отправлять своих работников для выполнения деловых (служебных) поручений в командировки, в своем письме от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353 указывал Минфин и ранее, и никто с этим не спорит. При этом предпринимателю важно правильно оформлять командировки, выплачивать работникам аванс и т. д., для того чтобы соблюдать трудовые гарантии и иметь право командировочные расходы учитывать в составе своих расходов.
Поэтому предпринимателям-работодателям целесообразно разработать свое положение (регламентирующий документ - приказ, распоряжение) о служебных командировках. В нем можно урегулировать все моменты нахождения работников в командировках, в том числе размеры суточных расходов в зависимости от условий питания и проживания. При разработке этого документа за основу можно взять нормы Инструкции о командировках и подпункт 140.1.7 НКУ, который посвящен командировочным расходам.
На наш взгляд, условия направления в командировку могут, к примеру, предусматриваться индивидуальными трудовыми договорами. Отправляя работника в командировку, работодатель должен обеспечить его суточными, билетами, оплатить счета за гостиницу и т. д., в свою очередь, у предпринимателя на общей системе будет право отнести эти суммы в расходы согласно правилам подпункта 140.1.7 НКУ.
2. Отметим: в Инструкции о командировках сказано, что днем выбытия в командировку является день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника. Этого правила нужно придерживаться и предпринимателям-работодателям.
3. Что касается установления минимального и размера суточных, то считаем, что работодатель-небюджетник также должен это делать. Ведь согласно статье 121 КЗоТ суточные являются обязательной гарантией, которой работодатель обязан обеспечить работника, направленного в командировку. Не выплатить суточные работнику нельзя даже в ситуации, когда принимающая сторона обеспечивает работника питанием, так как суточные также финансируют другие собственные нужды физлица.
Для определения минимального размера суточных в этой ситуации, на наш взгляд, необходимо учитывать нормы статьи 22 Конституции Украины, согласно которой при принятии новых законов или внесении изменений в действующие законы не допускается сужение содержания и объема существующих прав и свобод граждан. Учитывая, что до вступления в силу раздела III НКУ размер суточных устанавливался постановлением № 663 в сумме не менее 30 грн. или 24 - 18 - 12 грн. (при одноразовом - двухразовом - трехразовом питании), то, руководствуясь статьей 22 Конституции Украины, ниже таких сумм нельзя выплачивать суточные.
Теперь пройдемся по основным нововведениям, связанным со вступлением в силу раздела III НКУ:
1) Расходы на командировки в НКУ относятся к расходам двойного назначения. Однако с 1 апреля 2011 года перечень затрат, которые предприниматели на общей системе могут отражать в расходах согласно подпункту 140.1.7 НКУ, по сравнению с действовавшим до этой даты практически не изменился, хотя и появились нюансы. Что касается документов, подтверждающих расходы, то их перечень практически не изменился. Но при этом в отношении расходов сделано уточнение, что их перечень неисчерпывающий. Кроме того, командированное лицо может подтверждать документами свое участие не только в переговорах, конференциях или симпозиумах, но и других мероприятиях, проводимых по тематике хоздеятельности предпринимателя.
2) По поводу возможности относить на расходы командировочные расходы самого предпринимателя, налоговики в «Единой базе налоговых знаний» на официальном сайте ГНАУ www.sta.gov.ua дали отрицательный ответ. Аргумент налоговиков: физическое лицо - предприниматель не является наемным работником, а следовательно, о командировочных расходах согласно подпункту 140.1.7 НКУ не может быть и речи. Однако мы не совсем согласны с таким подходом. Дело в том, что лично предприниматель для своих поездок в другую местность не должен оформлять командировку, поскольку это действительно форма выполнения служебных поручений для наемных работников. В то же время он может формировать расходы исходя из потраченных в любом городе сумм, которые связаны с его хоздеятельностью и документально подтверждены. Хотя, учитывая мнение налоговиков, отнести на расходы, например, стоимость проживания будет проблематично.
3. С 1 апреля 2011 года абзацем четвертым подпункта 140.1.7 НКУ размеры суточных, которые можно включать в расходы (без документального подтверждения), повышены в несколько раз. Так, в 2011 году в расходы можно включать суточные за одни сутки в размере:
- в пределах территории Украины - не более 188,2 грн. (941 грн. х 0,2);
- для командировок за границу - не более 705,75 грн. (941 грн. х 0,75).
Суточные в размерах, не превышающих указанные в абзаце четвертом подпункта 140.1.7 НКУ, с 1 апреля 2011 года являются необлагаемыми для целей начисления налога на доходы (подпункт 170.9.1 НКУ). А вот сумма превышения (в 2011 году - более 188,2 грн. по Украине и 705,75 грн. за границу) согласно подпункту 164.2.11 НКУ включается в общий налогооблагаемых доход, с которого работодатель должен удержать налог на доходы.
Установленные абзацем четвертым подпункта 140.1.7 НКУ размеры суточных являются предельными размерами, которые можно включить в расходы предприятия (предпринимателя) и с которых не надо удерживать налог на доходы.
В отличие от расходов обложение налогом на доходы командировочных выплат работникам уже с 1 января 2011 года регулируется разделом IV НКУ. Здесь основное «командировочное» нововведение заключается в том, что НКУ изменены сроки подачи отчетов об использовании выданных средств подотчетными лицами. Теперь отчет следует подать до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы (ранее устанавливался срок в три банковских дня), а если во время командировки были получены наличные средства с использованием платежной карточки, то до окончания третьего банковского дня следует и подать отчет, и вернуть неистраченный остаток наличных средств.
4. С 1 апреля 2011 года для подсчета количества дней, за которые командированному работнику необходимо выплатить суточные, не надо использовать командировочное удостоверение. В абзаце одиннадцатом подпункта 140.1.7 НКУ суточные считают не по отметкам в командировочном удостоверении, а согласно данным приказа о командировке и соответствующим первичным документам. Такими документами могут быть транспортные билеты, подтверждающие дату отправления в командировку и прибытия из нее, а при въезде на территорию стран с визовым режимом - загранпаспорт (заменяющий его документ) с отметкам пограничников (заметьте что такие отметки в паспорт вносят по просьбе физического лица). В то же время предприниматели могут выписывать его на свое усмотрение.
Как видим, согласно НКУ теперь приказу о командировке отведено важное место. Поэтому, если в приказе о командировке, составленном перед командировкой, плановый период отличается от фактического, что влечет изменение размера суточных, необходимо после возвращения из командировки составить еще и приказ о выплате суточных.
Документы консультации
Конституция Украины - Конституция Украины от 28.06.96 г.
НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Постановление № 663 - постановление КМУ «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.
Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 г. № 362).