Главное - ударение на первом «и»
Факсимиле: пособие по применению
ВОПРОС: Подскажите, пожалуйста, при оформлении каких документов в настоящее время можно использовать факсимиле?
ОТВЕТ: Вначале напомним, что на сегодняшний день действующее законодательство Украины не содержит понятия «факсимильная подпись» и соответственно не устанавливает порядок применения и использования факсимильной подписи на гражданско-правовых соглашениях или каких-либо других документах.
На этот момент обращалось внимание, в частности, в письмах Профессиональной ассоциации регистраторов и депозитариев от 14.09.2001 г. N 01-03/313 и Госкомпредпринимательства от 12.01.2005 г. N 145.
Тем не менее использование факсимильных подписей получило широкое распространение на практике, так как имеет свои неоспоримые преимущества - оперативность и удобство.
А теперь перейдем непосредственно к документам и посмотрим, какие из них можно подписывать с помощью факсимиле.
1. Факсимиле и договоры
Часть 3 ст. 207 ГК, устанавливающая требования к форме договоров, гласит:
«Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается вслучаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей».
Таким образом, чтобы «узаконить» факсимиле для подписания договоров, сторонам необходимо предварительно письменно договориться об этом и получить образцы соответствующих аналогов их собственноручных подписей.
2. Факсимиле и первичные документы
Напомним, что раньше п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. N 88 (далее - Положение N 88), разрешал использовать факсимиле при заполнении первичных документов. Однако в связи с изменениями, внесенными приказом Минфина от 07.06.2010 г. N 372 в Положение N 88, эта норма теперь говорит о том, что документ
«должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства».
В связи с указанными изменениями изложен в новой редакции и п. 2.4 Положения N 88, в котором установлены требования к обязательным реквизитам первичных документов. Следует отметить, что эти требования теперь соответствуют ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее - Закон о бухучете), согласно которой одним из обязательных реквизитов первичного документа являются личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. К таким «другим данным», по нашему мнению, может относиться и факсимиле. Правда, некоторые специалисты толкуют новую формулировку п. 2.5 Положения N 88 как запрет использовать факсимиле на первичных документах. Однако первым по поводу данного запрета еще до изменений в Положение N 88 высказался Минфин: в своем письме от 03.08.2009 г. N 31-34000-20-16/20991 он выступил против использования факсимиле для подписания первичных документов ввиду неустановления такой формы Законом о бухучете.
И действительно - создается впечатление, что новая формулировка п. 2.5 Положения N 88 начиная с 24.07.2010 г. ограничивает возможность использования факсимиле на первичных документах. Но мы считаем, что это не так, если действовать методом исключения, определившись, в каких случаях использование факсимильной подписи действующим законодательством не допускается.
В этой связи напомним, что согласно п. 2.8 и 2.9 Положения N 88 другие подзаконные акты могут предусматривать дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества, а также порядок использования первичных документов строгой отчетности.
Ранее мы рекомендовали перед тем, как подписывать с использованием факсимиле какой-либо первичный документ, ознакомиться со специальным нормативно-правовым актом, которым форма данного документа утверждена, и убедиться, что этот акт не содержит никаких соответствующих противопоказаний.
Так вот, ознакомившись с некоторыми банковскими нормативными документами, можно сделать вывод, что с применением факсимиле нельзя подписывать, в частности, кассовые* и расчетные документы**, такие как: денежные чеки, платежные требования, поручения и прочее.***
В отношении факсимильного запрета для своих документов НБУ очень строг, о чем свидетельствует, например, письмо Департамента валютного регулирования НБУ от 04.02.2010 г. N 13-210/642-1764. В нем он воспротивился применению факсимиле на документах, представляемых для получения регистрационного свидетельства согласно Положению о порядке получения резидентами кредитов, займов в иностранной валюте от нерезидентов и предоставления резидентами займов в иностранной валюте нерезидентам.****
3. Факсимиле и другая документация
Следует отметить, что факсимильной подписи нет места в трудовых книжках, поскольку Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. N 58, не допускает «факсимильных» вольностей (см., например, ее п. 2.13, 4.1).
По мнению Минфина, изложенному в вышеупомянутом письме от 03.08.2009 г. N 31-34000-20-16/20991, факсимильную подпись нельзя использовать и при оформлении доверенности.
В редакционном комментарии к этому письму отмечалось, что выдача доверенности является односторонней сделкой согласно ст. 244 ГК. А ч. 3 ст. 207 ГК допускает использование факсимильного воспроизведения подписи в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон (с образцами собственноручных подписей). Поэтому запрет Минфина использовать факсимиле на доверенностях со ссылкой на Закон о бухучете является неправомерным.
Другое дело, что «факсимильный» запрет вытекает из п. 5 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. N 99:
«Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, уполномоченными на то руководителем предприятия».
Однако Минфин, отвечая на запрос относительно применения факсимильной подписи на доверенности, на эту норму почему-то не сослался. Видимо, забыл.
В то же время факсимильная подпись может применяться на любых внутренних документах предприятия, например кадровых: приказах, распоряжениях, договорах и т. п.; документах по учету сырья и материалов: накладных, карточках складского учета материалов и т. п. С помощью факсимиле можно подписывать накладные, счета, акты приемки-передачи результатов услуг по гражданско-правовым договорам - если в договорах закреплена подобная возможность.
Разумеется, факсимилизацию предприятия целесообразно оформить соответствующим приказом или утвердить Положение о порядке использования факсимиле. При этом в них (приказе или Положении) необходимо указать, например, перечень документов, которые разрешено подписывать с использованием факсимиле, перечень лиц, которые могут применять факсимиле, а также утвердить образцы факсимиле.
4. Налоговые накладные и факсимиле
Пункт 16 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 21.12.2010 г. N 969, гласит: «Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставки товаров/услуг, и скрепляются печатью такого плательщика налога - продавца».
Аналогичная норма, напомним, была и в ранее действовавшем Порядке заполнения налоговой накладной (п. 18), на которую ссылался Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. N 1699.
В общем, в случае с налоговыми накладными «факсимильный» вариант их заполнения не пройдет (ведь факсимиле является не подписью, а ее аналогом), хотя истории известны прецеденты, когда плательщикам удавалось отстаивать право на налоговый кредит по таким налоговым накладным.*****
5. Налоговая отчетность и факсимиле
Мы считаем, что на налоговой отчетности ставить факсимильную подпись нельзя. Поясним, почему.
Из п. 48.3 НКУ следует, что подписи плательщика налога - физического лица и/или должностных лиц плательщика налога являются обязательным реквизитом налоговой декларации. А п. 48.7 НКУ установлено, что налоговая отчетность, составленная с нарушением норм статьи 48, не считается налоговой декларацией. Так что представление зафаксимиленной декларации приравнивается к ее непредставлению, и такие действия согласно п. 120.1 НКУ влекут наложение штрафа в размере 170 грн за каждое такое непредставление, а за повторное в течение года - в размере 1020 грн.
Для тех, кто забыл, напомним, что в доналоговокодексное время ситуация с запретом на применение факсимиле в налоговой отчетности была аналогичной. Так, п/п. 4.1.2 Закона «О порядке погашения...» требовал, чтобы налоговая отчетность была подписана соответствующими должностными лицами. А в п. 4.5 Методических рекомендаций по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины, утвержденных приказом ГНАУ от 31.12.2008 г. N 827 (с изменениями и дополнениями), одним из оснований для признания отчетности недействительной названо отсутствие подписи соответствующих должностных лиц (факсимиле не разрешается).
6. Документы органа ГНС и факсимиле
Между тем налоговики тоже ограничены в применении факсимиле при подписании своих документов.
Так, в п. 42.1 ст. 42 НКУ, посвященной переписке с плательщиками налогов, сообщается:
«Налоговые уведомления-решения, налоговые требования или другие документы, адресованные контролирующим органом плательщику налогов, должны быть составлены в письменной форме, соответствующим образом подписаны и в случаях, предусмотренных законодательством, заверены печатью такого контролирующего органа».
Что касается, например, направления на проведение документальной проверки, то, как следует из п. 81.1 НКУ, оно является действительным при наличии подписи руководителя органа ГНС или его заместителя, скрепленной печатью органа ГНС.
Кстати, в докодексное время ГНАУ в своем письме от 13.08.2009 г. N 17414/7/10-0117/2750 разъяснила, что направление на проверку нельзя заверять факсимиле.
Любопытно, что, в отличие от вышеуказанных документов органа ГНС, плательщицкая жалоба вполне может быть подписана с применением факсимиле. По крайней мере, к такому решению пришли судьи ВХС Украины в постановлении от 14.03.2006 г. по делу N 14/2464******, в котором было указано, что использовать факсимиле можно, поскольку это законодательством не запрещено.
В общем, мало того, что они жалуются, так им даже лень подписать свою жалобу собственноручно!..
_________________
* См. п. 3.3 и 3.9 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. N 637.
** См. п. 2.8 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. N 22.
*** См. по этому поводу также письмо НБУ от 30.10.2006 г. N 25-113/2453-11507.
**** Утверждено постановлением Правления НБУ от 17.06.2004 г. N 270.
***** См. постановление ВХС Украины от 01.07.2004 г. N 5/1961-3/213, а также постановление Вадсуда от 18.09.2007 г. по делу N АС-04/65-06.
****** В данном деле речь шла об апелляционной жалобе, подписанной с помощью факсимиле самим председателем ГНА в Житомирской области.
"Бухгалтер" N 42, ноябрь (II) 2011 г.
Подписной индекс 74201