Подання електронної звітності. З чого розпочати?
Агітація за подання податкової звітності в електронній формі закінчилася тим, що усіх великих та середніх платників податків законодавці зобов'язали це робити в примусовому порядку згідно з п. 49.4 ст. 49 гл. 2 розд. II ПК України. Тобто тільки малим підприємствам надали право вибору способу подання податкової звітності, а отже, лише цю категорію платників податків можна переконувати в перевагах подання звітності в електронній формі. А переваги, безумовно, є, тому багато суб'єктів господарювання переходять на електронну форму подання звітності не лише до органів ДПС, але і до Пенсійного фонду, і до Держкомстату, тощо.
Сьогодні платники податків можуть просто й швидко здавати звітність до державних органів в електронній формі за електронною поштою. Здача звітності у такий спосіб тільки набуває широкого поширення, проте вже зараз можна говорити, що через декілька років переважна більшість платників податків здаватимуть електронну звітність до державних органів за електронною поштою.
Після прийняття у 2003 році Закону про електронний документообіг і Закону про ЕЦП почалася нова стадія взаємовідносин податкової інспекції та інших державних органів з платниками податків та інших платежів в частині подання звітності. Спроби врегулювати та систематизувати процес поданняі платниками податків звітності в першу чергу податковим інспекціям, а також іншим державним органам були й раніше, проте з ухваленням цих Законів, законодавчо врегульовано використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) і визначений статус електронного документу.
Переваги подання електронної звітності оцінити досить просто, тому кожен бухгалтер, який вже скористався цією можливістю, відчув всі плюси на власному досвіді. Доцільно буде навести основні з цих переваг:
- істотне зменшення часу на складання звітів;
- неможливість допустити арифметичну помилку при складанні звіту;
- можливість подання звітності через Інтернет;
- уникнення очікування у величезних чергах (особливо у кінці строків подання звітності) до «заповітного віконця»;
- виключення ситуацій, коли інспектор не хоче приймати звіт з «неприйнятними» для податкової показниками.
Ці плюси просто перекреслюють усі можливі мінуси, які можуть бути пов'язані з поданням звітності в електронній формі.
Так до яких же державних органів можна здавати електронну звітність і які процедури потрібно пройти, для того, щоб почати використовувати цю можливість?
На сьогодні є можливість подавати звітність не лише до ДПІ, але і до інших державних контролюючих органів, наприклад, до Пенсійного фонду, Держкомстату тощо.
Здача електронної звітності до податкової
Щоб розпочати подавати електронну звітність до податкової інспекції, згідно з Інструкцією N 233, необхідно:
1. Отримати посилені сертифікати відкритих ключів для кожного посадовця, який має право підписувати документи: директора та головного бухгалтера (для юридичних осіб) і печатку юридичної особи; керівника (для фізичної особи). Придбати ці сертифікати можна в акредитованих центрах сертифікації ключів.
Про місцезнаходження таких центрів вас можуть проінформувати безпосередньо у податковій інспекції. Вартість послуг на обслуговування одного посиленого сертифікату ЕЦП варіюється в різних центрах. Так, наприклад, державне підприємство «Українські спеціальні системи» пропонує ці послуги за 120 грн з ПДВ. З тарифами цього підприємства можна ознайомитися на сайті ДП «УСС» (http://www.uss.gov.ua). Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, з якими податкова уклала договір, можна подивитися за цією адресою;
2. Взяти у податковій за місцем реєстрації або скачати з офіційного сайту ДПСУ зразковий текст договору про визнання електронних документів. Текст договору також можна подивитися в додатку 1 до Інструкції N 233. Заповнити 2 екземпляри договору і, разом з посиленими сертифікатами відкритих ключів на електронному носії, надати їх до податкової за місцем реєстрації. Після підписання договорів платнику податків повернуть один екземпляр договору;
3. Скачати безкоштовне програмне забезпечення, за допомогою якого формуються податкові документи та подаються до органів ДПС в електронній формі.
Здача електронної звітності до Пенсійного фонду
Для того, щоб розпочати подавати електронну звітність до Пенсійного фонду України, згідно з Порядком N 7-7, необхідно:
1. Проінформувати орган Пенсійного фонду за місцем реєстрації про бажання подавати звітність в електронній формі.
2. Надати центру обробки електронних звітів, з яким співпрацює Пенсійний фонд, копію цього листа, завірену печаткою підприємства, і копію наказу за визначенням осіб, що мають право підписувати електронні документи за допомогою ЕЦП;
3. Укласти договір з центром обробки електронних звітів про обслуговування в системі подання електронних звітів.
Для подання звітності в електронній формі до фондів соціального страхування порядок приблизно такий же, як і для податкової звітності. Необхідно погоджувати з відповідним державним органом усі питання відносно подання електронної звітності, укласти договір, у разі потреби, і розпочати подавати звітність.
Здача електронної звітності до органів статистики
Послідовність подання електронних звітів в системі електронної звітності органам державної статистики визначена в Порядку N 3, який поширюється на суб'єктів системи електронної звітності органів державної статистики.
Подання респондентом електронних звітів здійснюється виключно на добровільних засадах і за його ініціативою. При поданні респондентом звітності в електронній формі він має право не подавати відповідні форми статистичної та/або фінансової звітності на паперовому носії.
Респондент, що виявив бажання подавати електронні звіти відповідно до Порядку N 3, повинен керуватися чинним законодавством України, у тому числі в частині дотримання термінів подання державної статистичної та/або фінансової звітності за звітні періоди і про використання автоматизованої системи «Єдине вікно подання електронної звітності» (після її розробки та впровадження в дію).
Датою подання електронного звіту вважається дата, зафіксована в першій квитанції, за умови отримання респондентом другої квитанції з повідомленням про прийняття електронного звіту в обробці (пп. 3.3.2 Порядку N 3).
Електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП респондента (його посадових осіб), сформовані та подані відповідно до Порядку N 3, є оригіналами звітів і мають юридичну силу.
Програмне забезпечення для подання електронної звітності
Для подання звітності в електронній формі до державних органів потрібне спеціальне програмне забезпечення, за допомогою якого можна сформувати і подавати електронні документи.
ДПСУ пропонує безкоштовну програму для формування податкової звітності, яку можна скачати на сайті цього відомства або отримати безпосередньо в податковій. За допомогою цієї програми можна сформувати будь-який податковий звіт і зберегти його в потрібному форматі. Після чого на документ накладається ЕЦП, проводиться його шифрування та відправка до податкової засобами телекомунікаційного зв'язку, тобто електронною поштою.
Пенсійний фонд України також пропонує свою безкоштовну програму: АРМ ЗС - автоматизоване робоче місце - звіт страхувальника. З її допомогою можна сформувати будь-який звіт до Пенсійного фонду і зберегти в необхідному форматі. Після накладення ЕЦП та шифрування документу звіт відправляється за електронною поштою.
Також необхідно сказати про потужний програмний комплекс «Бест Звіт Плюс», за допомогою якого відбувається формування будь-якого звіту в електронній формі. Цією програмою передбачена можливість імпорту даних з будь-якої бухгалтерської програми і передача даних з використанням ЕЦП та шифрування за електронною поштою.
Ця програма платна. З цінами за її використання можна ознайомитися на офіційному сайті (bestzvit.com). Проте передбачена і можливість безкоштовного використання програми, правда, зі значними обмеженнями.
При використанні безкоштовної версії програми користувач не зможе експортувати документ на електронний носій, роздруковувати та відправляти його за електронною поштою. Ці обмеження торкаються усіх документів, окрім усіх звітів до Пенсійного фонду, форм N 1ДФ, фінансового плану, показників виконання фінансового плану та звіту про операції з дорогоцінними металами та коштовними каменями.
Отже, подання електронної звітності до державних органів припускає певні фінансові витрати на придбання посилених сертифікатів відкритих ключів ЕЦП.
Проте, якщо взяти до уваги усі переваги, які відкриваються при поданні звітності за електронною поштою, ці витрати можна розглядати як плату за заощаджений час та збережені нерви, бо «скупий платить двічі».
Список використаних документів
Закон про електронний документообіг- Закон України від 22.05.2003 p. N 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»
Закон про ЕЦП - Закон України від 22.05.2003 p. N 852-IV «Про електронний цифровий підпис»
Інструкція N 233 - Інструкція з підготовки та подання податкових документів в електронній формі засобами телекомунікаційного зв'язку, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. N 233
Порядок N 3 - Порядок подання електронної звітності до органів державної статистики, затверджений наказом Держкомстату України від 12.01.2011 р. N 3
Порядок N 7-7 - Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений Постановою Правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 р. N 7-7
“Консультант бухгалтера” N 51 (643) 19 грудня 2011 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)