- Уже никто никуда не едет...
Отмена командировки: документальные и налоговые нюансы
ВОПРОС: На нашем предприятии возникла ситуация, связанная с отменой служебной командировки из-за болезни работника. Если работнику был выдан аванс на командировку, то в какие сроки следует его вернуть и в каком размере? Ситуация осложняется тем, что работник уже купил билеты, то есть израсходовал часть аванса.
Можно ли было выдать аванс на командировку задолго до ее начала? Как правильно компенсировать работнику расходы, понесенные им в связи с возвратом билетов? Можно ли включить такие расходы в налоговые затраты предприятия?
ОТВЕТ: Задачек много, начнем с ответа на вторую.
Как известно, выдача аванса на командировку, а затем его возврат на предприятие в связи с отменой командировки не являются нарушением законодательства - ведь конкретный срок выдачи аванса на командировочные цели нормативными актами не определен.
В таком случае специалисты обычно говорят, что этот вопрос предприятие может решать самостоятельно (исходя из конкретных обстоятельств каждой отдельной командировки), но только после оформления приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Именно такой подход последовательно отстаивает Минфин - см. его письма от 16.10.2003 г. N 31-03173-07-29/3846 и от 18.10.2006 г. N 31-18030-07-25/21780.
При отмене командировки на предприятии также необходимо издать соответствующий приказ (распоряжение), которым следует отменить ранее принятый приказ о командировке с указанием причины ее отмены, а также зафиксировать распоряжение работнику осуществить действия, связанные с отменой служебной командировки.
Теперь перейдем к срокам возврата аванса работником, не поехавшим в командировку. По этому поводу НБУ в своем письме от 21.08.2008 г. N 11-113/3389-11406 разъяснял, что:
«в случае принятия руководителем предприятия решения относительно отмены командировки оно должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением), а подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятияденежные средства, выданные ему на командировку и на решение в этой командировке хозяйственных вопросов, в сроки, определенные Законом Украины "О налоге с доходов физических лиц"».
Судя по всему, Нацбанк считает, что возврат денег должен состояться в течение трех банковских дней с момента издания приказа об отмене командировки, хотя более справедливо было бы вести отсчет с момента ознакомления работника с данным приказом.
Кстати, этот 3-дневный срок хорошо согласуется с абз. 5 п. 11 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. N 59 (в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 г. N 362, далее - Инструкция N 362). Данная норма гласит:
«Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства».
Обращаем внимание на то, что аналогичная норма ранее действовала только при командировании за границу (п. 1.14 раздела II Инструкции N 59). Впрочем, она есть и сейчас (п. 18 раздела III Инструкции N 362).
Правда, указанная норма является обязательной для командировок работников бюджетных предприятий, однако разумные плательщики для возврата денежных средств с командировочным оттенком возьмут на вооружение именно 3-дневный срок. Ведь разница в данном случае между бюджетными и хозрасчетными организациями отсутствует.
Любопытно: ГНA в г. Киеве писала, что деньги, выданные авансом на командировку и решение хозяйственных вопросов в командировке, в случае отмены поездки должны быть возвращены в кассу не позже рабочего дня, следующего за днем их получения.*
В комментарии к этому фрагменту письма мы интересовались, как можно вернуть деньги в указанные сроки, если отмена командировки произошла, предположим, через 3 дня после выдачи аванса. Поэтому гораздо логичнее вести отсчет сроков с момента отмены командировки.
Идем дальше - к компенсации расходов.
Мы считаем, что расходы работника, связанные с возвратом билетов, должны быть компенсированы ему в полном объеме. По этому поводу в Инструкции N 362 (абз. 5 п. 12 раздела II и п. 11 раздела III) говорится следующее:
«Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость данных расходов».
Мы уже отвечали на вопрос, возмещается ли работнику разница между стоимостью предварительно купленного билета и стоимостью возврата, а также указывали, чем ее можно подтвердить и как она отражается в учете предприятия.
При этом отмечалось, что при возврате проездных железнодорожных документов на каждый билет оформляется вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. При возврате же авиабилетов документом, подтверждающим факт возврата билета и денег, является справка, выданная перевозчиком**, или акт***.
Что касается электронного авиабилета, то о документальном подтверждении возврата частично использованного авиабилета говорится в абз. 3 п. 12 раздела II и абз. 4 п. 11 раздела III Инструкции N 362.
Итак, для узаконивают компенсации работник должен представить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма и Порядок составления которого утверждены приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. N 996. К нему прилагают документы о возврате транспортных билетов, в которых указаны возвращаемые суммы и/или суммы удержанной комиссии. Кроме того, желательно представить также копии приобретенных билетов. На осторожном предприятии примут во внимание и требование, вытекающее из абз. 6 п. 12 раздела II и абз. 2 п. 11 раздела III Инструкции N 362, в соответствии с которыми копии авиабилетов должны быть заверены главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом.
Для завершения компенсационной операции работник должен внести неизрасходованную сумму аванса в кассу, а предприятие - оформить соответствующий приходный кассовый ордер.
Несколько слов об НДФЛ.
Мы считаем, что при компенсации расходов работнику в отношении отмененной командировки удерживать с суммы компенсации налог не нужно. По нашему мнению, указанные расходы подпадают под льготу по уплате НДФЛ, предусмотренную п/п. 165.1.11 НКУ, если работник своевременно отчитывается и возвращает неизрасходованные денежные средства. Что касается невозвращенной суммы, связанной с возвратом билетов, то никакого дополнительного блага работник не получил (разве что дополнительные хлопоты). И в самом деле, он понес эти расходы в связи с указанием руководства: сначала в соответствии с приказом о командировке, затем - с приказом о ее отмене.
А как быть, если заболевший работник по какой-либо причине (может, вполне уважительной) успеть вернуть билеты до отправления поезда или вылета самолета не смог? Считаем, что в этом случае ему не стоит надеяться на компенсацию денежных средств, израсходованных на приобретение билетов. Ведь невозврат подотчетных сумм произошел по его вине, поэтому такой работник обязан вернуть «билетные» деньги в кассу или на расчетный счет предприятия. А билеты оставить себе на память в качестве утешительного приза. В то же время чуткое руководство предприятия может компенсировать работнику стоимость приобретенных билетов, однако такая компенсация будет для него доходом, и, соответственно, из нее следует удержать НДФЛ. При этом выплату компенсации необходимо увеличить на коэффициент 1,176471 (п. 164.5 НКУ) и уже из нее как из базы налогообложения удержать НДФЛ.
Мы считаем, что указанная компенсация является и базой для начисления ЕСВ, поскольку не входит в Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный Постановлением КМУ от 22.12.2010 г. N 1170 (далее - Перечень N 1170).
Впрочем, в ситуации с компенсацией по пропавшим билетам гораздо лучше предоставить работнику разовую матпомощь. В этом случае ее можно подвести под п/п. 170.7.3 НКУ, то есть не облагать НДФЛ (в пределах 1320 грн в 2011 году). Разовая матпомощь также не подлежит включению в базу для начисления ЕСВ (п. 14 Перечня N 1170).
И наконец - об отражении в прибыльно-налоговом учете «сдаточных» разниц.
При действии Закона О Прибыли, мы высказывали мнение, что такие разницы могут быть включены в состав валовых затрат предприятия, поскольку эти расходы связаны с его хозяйственной деятельностью. Если, например, командировка отменяется по уважительной причине**** (о чем свидетельствует приказ или распоряжение по предприятию), то расходы, уже понесенные в связи с подготовкой к командировке, не перестают быть хозяйственными. Их можно трактовать как общехозяйственные и производственные расходы, указанные в п. 5.1 и п/п. 5.2.1 Закона О Прибыли. Разумеется, такой подход годится только для смелых предприятий, и касается он не только безвозвратных для предприятия денежных средств, удержанных при сдаче билетов, но и потраченных на бронирование гостиничных номеров, оформление виз, страховки для загранкомандировок, и т. д.
Чем же должно руководствоваться предприятие, решившееся включить указанные расходы в налоговые затраты при действии Налогового кодекса? «Командировочный» п/п. 140.1.7 НКУ налоговый учет частично израсходованного аванса в связи с иесостоявшейся командировкой не освещает. В принципе, такие расходы можно включить в затраты на основании п/п. 138.12.2 НКУ в качестве прочих расходов хозяйственной деятельности, в отношении которых разделом III НКУ не установлено ограничений по отнесению в состав затрат. И в самом деле, таких ограничений в отношении указанных расходов раздел III НКУ не содержит. А п. 140.5 НКУ, в свою очередь, запрещает устанавливать дополнительные ограничения в отношении иных расходов, нежели указанные в разделе III НКУ.
В то же время хотим предупредить о том, что налоговики, скорее всего, будут против таких затрат возражать.
Как известно, у них свое - профессиональное - понимание хозяйственной деятельности. Например, налоговики не разрешают включать в затраты расходы на участие в конкурсных торгах проигравшим участникам. Обоснование в ЕБНЗ узколобое: только в случае победы на таких торгах осуществленные расходы будут иметь дальнейшее использование в хозяйственной деятельности плательщика налога.
Если спроецировать этот ответ на командировочную ситуацию, можно предположить такой ответ из уст ГНАУ: командировка не состоялась, расходы бесхозяйные, доход не предвидится.
Однако никому не приходит в голову убирать из затрат, например, расходы, понесенные в связи с перечислением и возвратом банком предоплаты, допустим, при расторжении договора. Разве это нехозяйственные расходы, которые непосредственно к доходу хотя и не привели, но, может быть, предотвратили заключение договора с фиктивным предприятием?! Или, к примеру, если командировка была отменена ввиду ее нецелесообразности, можно говорить о соблюдении предприятием принципов предпринимательской деятельности, в частности коммерческого расчета и собственного коммерческого риска (см. ч. 1 ст. 44 Хозяйственного кодекса Украины ). И действительно: отменив ставшую ненужной командировку, предприятие как минимум сохранит оборотные средства.
Кстати, с точки зрения бухгалтерского учета фактические расходы на несостоявшуюся командировку включаются в состав прочих расходов операционной деятельности согласно П(С)БУ 16 «Расходы». Подтверждение этому можно найти и в письме Минфина от 05.12.2005 г. N 31-34000-20-10/26183.
______________
* См. ее письмо от 04.09.2008 г. N 4405/10/17-107.
** Об этом говорил Минфин в своем письме от 26.05.2006 г. N 31-14010-03-25/11239.
*** См. абз. 6 п. 12 раздела II и абз. 2 п. 11 раздела III Инструкции N 362.
**** Уважительной причиной отмены командировки может быть не только болезнь работника, но и, например, отказ партнера от подписания договора и т. п.
Бухгалтер" N 47, декабрь (III) 2011 г.
Подписной индекс 74201