ДЕРЖАВНА ПЕНІТЕНЦІАРНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
28.07.2011 N 271

Про затвердження Порядку
ведення договірної роботи у Державній
пенітенціарній службі України, органах і установах
виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних
закладах, підприємствах установ виконання покарань,
інших підвідомчих підприємствах, установах
та організаціях

З метою впорядкування договірної роботи, урегулювання відносин, пов'язаних з організацією договірно-правового забезпечення, визначення процедури погодження, укладення, реєстрації та зберігання договорів, контрактів, угод, що укладаються від імені Державної пенітенціарної служби України, органів і установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, навчальних закладів, підприємств установ виконання покарань, інших підвідомчих підприємств, установ та організацій, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи у Державній пенітенціарній службі України, органах і установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних закладах, підприємствах установ виконання покарань, інших підвідомчих підприємствах, установах та організаціях (далі - Порядок), що додається.

2. Першому заступнику, заступнику Голови, керівникам структурних підрозділів, управління капітального будівництва та розвитку, Центральної бази забезпечення, територіальних органів управління, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, підприємств установ виконання покарань, навчальних закладів Державної пенітенціарної служби України, інших підвідомчих підприємств, установ та організацій забезпечити дотримання у своїй діяльності вимог Порядку.

3. Начальникам територіальних органів Державної пенітенціарної служби України:

3.1. Розробити та затвердити Порядок погодження договорів, які укладаються підпорядкованими установами виконання покарань, слідчими ізоляторами, підприємствами установ виконання покарань, іншими підвідомчими підприємствами, установами та організаціями.

3.2. Інформацію про результати проведеної роботи надати до відділу правового забезпечення Департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення до 30 серпня поточного року.

4. Установити, що підпункт 7.1 пункту 7 Порядку набирає чинності з 1 січня 2012 року.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної пенітенціарної служби України генерал-майора внутрішньої служби Сидоренка С.М. та відділ правового забезпечення Департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення (Мотлях С.Г.).

6. Наказ оголосити персоналу Державної кримінально-виконавчої служби України.

Виконуючий обов'язки Голови
генерал-майор внутрішньої служби С.М. Сидоренко

Затверджено
Наказ Державної
пенітенціарної служби України
28.07.2011 N 271

Порядок
ведення договірної роботи у Державній
пенітенціарній службі України, органах
і установах виконання покарань, слідчих ізоляторах,
навчальних закладах, підприємствах установ виконання
покарань, інших підвідомчих підприємствах,
установах та організаціях

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок регулює відносини, пов'язані з організацією договірно-правового забезпечення в Державній пенітенціарній службі України (далі - ДПтСУ), органах і установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, навчальних закладах, підприємствах установ виконання покарань, інших підвідомчих підприємствах, установах та організаціях (далі - органи (установи)) і визначає процедуру укладення, реєстрації та зберігання договорів, контрактів, угод, меморандумів тощо (далі - договори), що укладаються від імені ДПтСУ, органів (установ).

1.2. Дія Порядку поширюється:

1.2.1. На договори, які укладаються в порядку та на умовах, передбачених законодавством про здійснення державних закупівель (далі - договори про закупівлю).

1.2.2. На договори, які укладаються відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України.

1.2.3. На зовнішньоекономічні договори (контракти).

1.2.4. На договори, які не містять фінансових зобов'язань.

1.3. Дія Порядку не поширюється на договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.

1.4 Укладення договорів здійснюється відповідно до положень Цивільного, Господарського, Бюджетного кодексів України, Законів України "Про державне оборонне замовлення" та "Про здійснення державних закупівель", інших нормативно-правових актів та цього Порядку.

1.5. До договірної роботи належить:

підготовка та оформлення документів, необхідних для укладання договорів;

підготовка проектів договорів;

урегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні договорів;

розгляд договорів у частині дотримання вимог законодавства України;

робота з укладання договорів;

реєстрація та облік договорів;

контроль за виконанням договорів;

виконання договірних зобов'язань;

аналіз й узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків та пропозицій щодо її вдосконалення.

2. Загальні вимоги до договорів

2.1. Договори укладаються за правилами, установленими Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів.

2.2. Договори про закупівлю укладаються після затвердження відповідного бюджету.

2.3. Проект договору повинен містити такі умови:

місце укладання договору;

повне найменування сторін договору;

повноваження осіб, які представляють сторони, на підписання договору із зазначенням документів, що свідчать про такі повноваження;

предмет договору (найменування, номенклатура, асортимент);

кількість товарів, робіт і послуг та вимоги щодо їх якості;

порядок здійснення оплати (розрахунків);

ціна договору;

термін та місце поставки товарів, надання послуг, виконання робіт;

порядок прийняття-передачі товарів (робіт, послуг);

гарантійні зобов'язання (у разі необхідності);

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава) (у разі необхідності);

строк дії договору;

права та обов'язки сторін договору;

відповідальність сторін договору;

порядок внесення змін і доповнень до договору, його розірвання, припинення;

порядок вирішення спорів;

обставини непереборної сили (у разі потреби);

місцезнаходження, банківські та поштові реквізити сторін договору.

2.4. Невід'ємною частиною проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги;

інша документація, що є підставою підписання договору чи його невід'ємною складовою.

2.5. Крім умов, зазначених у підпункті 2.3, проектом договору можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.6. Товари, що закуповуються, повинні відповідати стандартам, технічним умовам та іншій документації, що встановлює вимоги до якості такого товару.

3. Особливості укладення договорів
за результатами проведених процедур, передбачених
Законом України "Про здійснення державних закупівель"

3.1. Підготовка проектів договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, які підпадають під сферу застосування Закону України "Про здійснення державних закупівель" (далі - Закон), та їх укладення здійснюються з урахуванням вимог цього Закону.

3.2. Не допускається укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів та/або оплату ДПтСУ, органами (установами) товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, передбачених Законом, крім випадків, передбачених статтею 2 Закону.

3.3. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (у тому числі ціни за одиницю продукції) переможця процедури закупівлі та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю до повного виконання зобов'язань сторонами, крім випадків зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків та узгодженого зменшення сторонами договору ціни договору про закупівлю.

3.4. Типовий договір про закупівлю затверджений наказом Міністерства економіки України від 27.07.2010 N 925 "Про затвердження Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти та Інструкції щодо заповнення Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти" і є обов'язковим до виконання.

4. Особливості укладення
зовнішньоекономічних договорів (контрактів)

4.1. Підготовка проектів зовнішньоекономічних договорів (контрактів) здійснюється з урахуванням вимог ІНКОТЕРМС "Офіційні правила тлумачення торговельних термінів Міжнародної торгової палати" (редакція 2000 року), постанови Кабінету Міністрів України від 21 червня 1995 р. N 444 "Про типові умови зовнішньоекономічних договорів (контрактів) і типові форми захисних застережень до зовнішньоекономічних договорів (контрактів), які передбачають розрахунки в іноземній валюті", наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 06.09.2001 N 201 "Про затвердження Положення про форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів)" та інших нормативно-правових актів з цього питання.

5. Порядок опрацювання, узгодження та укладання договорів

5.1. Підготовка та узгодження проектів договорів здійснюється окремим структурним підрозділом ДПтСУ, органу (установи) (далі - відповідальний підрозділ):

5.1.1. Проектів договорів про закупівлю - підрозділом, визначеним відповідальним згідно з річним планом закупівель ДПтСУ, органу (установи) на відповідний рік.

5.1.2. Проектів інших договорів, що укладаються від імені ДПтСУ, органу (установи) - підрозділом, визначеним відповідальним керівництвом ДПтСУ, органу (установи), відповідно до компетенції.

5.2. Відповідальний підрозділ:

5.2.1. Проводить попередню перевірку умов проекту договору, його економічної ефективності та доцільності, копій статутних документів підприємства-контрагента та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, в якому мають бути відображені підстави щодо необхідності укладання та істотні умови договору.

До проекту договору додаються такі документи:

виписка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);

витяг із Статуту підприємства-контрагента щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

копія свідоцтва про реєстрацію платника податку;

довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок підприємства-контрагента, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

5.2.2. Надає договір для опрацювання:

а) департаменту виробничої діяльності та ресурсного забезпечення ДПтСУ, службі матеріально-побутового забезпечення органу (установи) для перевірки проекту договору у частині:

- відповідності кошторису та річному плану закупівель;

- відповідності умовам конкурсної пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі;

- відповідності цін ринковим цінам (при укладенні договорів, які не підпадають під дію Закону України "Про здійснення державних закупівель");

б) департаменту бухгалтерського обліку та фінансового забезпечення ДПтСУ, фінансовій, бухгалтерській службам органу (установи) у частині відповідності:

- видатків кошторисним призначенням;

- нормативним актам щодо порядку розрахунків за договором;

г) управлінню внутрішньої безпеки та протидії корупції ДПтСУ, службі внутрішньої безпеки та протидії корупції органу (установи):

у частині відсутності в умовах договору корупціогенних чинників;

д) юридичній службі ДПтСУ, юридичній службі органу (установи):

у частині відповідності договору чинному законодавству.

Проект договору з додатками до нього опрацьовується юридичною службою і за відсутності заперечень до нього та наявності віз керівників відповідних структурних підрозділів візується юридичною службою.

У разі невідповідності проекту договору законодавству юридична служба, не візуючи проект, надає письмові пропозиції та зауваження до нього.

Після внесення зроблених юридичною службою зауважень та врахування пропозицій проект договору візується юридичною службою.

У ході опрацювання (розгляду) проекту договору юридична служба має право в установленому порядку отримувати від інших структурних підрозділів додаткові матеріали й консультації, що стосуються предмета договору та інших його умов.

5.3. Строк узгодження проекту договору не повинен перевищувати трьох робочих днів з дня його отримання відповідним структурним підрозділом.

5.4. Завізований керівником відповідального структурного підрозділу, керівниками відповідних структурних підрозділів договір підписується посадовою особою, яка має право підпису договорів.

5.5. Опрацювання, узгодження та укладання договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань, покладаються на той структурний підрозділ, який є основним розробником договору (угоди) та/або здійснює його супроводження.

Посадова особа такого структурного підрозділу візує кожну сторінку обох примірників проекту договору (угоди) та передає його на погодження до заінтересованих структурних підрозділів та юридичної служби ДПтСУ, заінтересованих структурних підрозділів та юридичної служби органу (установи).

6. Проекти договорів, які погоджуються з ДПтСУ,
порядок їх опрацювання та обліку в ДПтСУ

6.1. В обов'язковому порядку погоджуються з ДПтСУ проекти договорів, які укладаються органами (установами) виконання покарань щодо оренди, кредиту та інших угод, пов'язаних з обтяженням та використанням активів органів (установ), а також проекти договорів про закупівлю на суму понад 50 тис.грн., робіт - понад 150 тис.грн. та проекти договорів (контрактів), що пов'язані із зовнішньоекономічною діяльністю - незалежно від суми договору (за винятком товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється у відповідності до річних планів закупівель, а також закупівлі сировини та матеріалів, що використовується для виробництва продукції).

6.2. Договір, який підлягає погодженню з ДПтСУ, вважається погодженим, якщо він містить напис "Погоджено", дату та скріплений печаткою відповідного територіального органу управління ДПтСУ та ДПтСУ, підписом начальника такого органу управління та посадовою особою ДПтСУ, визначеною Головою ДПтСУ.

Це положення застосовується також у випадках:

- розірвання або внесення змін до договору, укладання якого вимагає погодження з ДПтСУ;

- внесення змін до договору, який не підлягає погодженню з ДПтСУ, але внаслідок внесення значних змін стане договором, укладення якого вимагає погодження з ДПтСУ.

У разі непогодження договору відповідним територіальним органом управління ДПтСУ, такий договір не виносяться на погодження до ДПтСУ.

6.3. Опрацювання та узгодження умов договору, який підлягає погодженню з ДПтСУ, здійснюється у порядку, встановленому пунктом 5 цього Порядку.

6.4. Облік договорів, які погоджуються ДПтСУ, здійснюється управлінням виробничої діяльності департаменту виробничої діяльності та ресурсного забезпечення ДПтСУ.

Відомості про погоджений ДПтСУ договір вноситься до електронного реєстру договорів, які погоджені ДПтСУ, який веде управління виробничої діяльності департаменту виробничої діяльності та ресурсного забезпечення ДПтСУ (визначений за функціональними обов'язками працівник).

7. Реєстрація і зберігання договорів

7.1. Усі договори реєструються в таких журналах реєстрації договорів:

7.1.1. Договори, укладені за результатами процедури конкурсних торгів - у журналі обліку реєстрації договорів, укладених за результатами процедури конкурсних торгів (додаток 1) з присвоєнням в обов'язковому порядку такому договору літери К (наприклад: Договір N К-7).

7.1.2. Господарські договори - у журналі реєстрації господарських договорів (додаток 2) з присвоєнням в обов'язковому порядку такому договору літери Г.

7.1.3. Зовнішньоекономічні договори (контракти) - у журналі реєстрації зовнішньоекономічних договорів (контрактів) (додаток 3) з присвоєнням в обов'язковому порядку такому договору літери З.

7.1.4. Договори (угоди, меморандуми та ін.), які не містять фінансових зобов'язань, - у журналі реєстрації договорів, які не містять фінансових зобов'язань (додаток 4) з присвоєнням в обов'язковому порядку такому договору літери А.

7.2. Реєстрацію договорів, зазначених у підпунктах 1.2.1 - 1.2.3 пункту 1.2, здійснює юридична служба ДПтСУ, структурний підрозділ, що визначається начальником органу (установи), зберігання оригінальних примірників договорів - відділ бухгалтерського обліку та фінансової звітності департаменту бухгалтерського обліку та фінансового забезпечення ДПтСУ, бухгалтерська служба органу (установи).

Реєстрація договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань (підпункт 1.2.4 пункту 1.2), зберігання їх оригінальних примірників здійснюється юридичною службою ДПтСУ, структурним підрозділом, що визначається начальником органу (установи).

7.3. Після укладення договору всі його оригінальні примірники відповідальний підрозділ подає до юридичної служби ДПтСУ (структурного підрозділу, що визначається начальником органу (установи)) на реєстрацію протягом одного робочого дня.

7.4. Юридична служба ДПтСУ, структурний підрозділ, що визначається начальником органу (установи), реєструє договір, проставляє його дату та присвоює номер реєстрації на всіх його примірниках.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації ДПтСУ, органу (установи) проставляється через дріб.

7.5. Примірники договорів, які складено на двох і більше аркушах, скріплюються підписами уповноважених осіб контрагента та ДПтСУ, органу (установи) на кожному аркуші примірників договорів.

7.6. Юридична служба ДПтСУ, структурний підрозділ, що визначається начальником органу (установи), має право відмовити в реєстрації договору, поданого з порушенням установленого порядку, та повернути його відповідальному підрозділу з метою усунення недоліків.

7.7. Копії укладених та зареєстрованих договорів відповідальним підрозділом надаються юридичній службі, структурному підрозділу, на який покладено контроль за виконанням договору.

7.8. Порядок реєстрації договорів, які не містять фінансових зобов'язань, здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 7.3 - 7.7 цього Порядку.

8. Контроль за виконанням умов договорів

8.1. Супроводження договору та контроль за його виконанням (у тому числі за термінами виконання та нарахуванням бухгалтерською службою штрафних санкцій за порушення умов договору) здійснюється відповідальним підрозділом шляхом:

8.1.1. Підготовлення та надання контрагенту інформації, необхідної для виконання умов договору.

8.1.2. Отримання від контрагента звітної та іншої документації (звіти, накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт тощо) відповідно до умов договору, проведення аналізу її відповідності умовам договору і нормативно-правовим актам.

8.1.3. Проведення оцінки виконання контрагентом умов договору.

8.1.4. Проведення, після виконання сторонами зобов'язань за договором, взаємного звірення розрахунків з постачальником товарів (виконавцем робіт, послуг) зі складанням акта звірення.

8.3. Своєчасна та повна оплата договору, нарахування штрафних санкцій забезпечується відділом бухгалтерського обліку та фінансової звітності департаменту бухгалтерського обліку та фінансового забезпечення ДПтСУ, бухгалтерською службою органу (установи). У разі затримки бюджетного фінансування відділ бухгалтерського обліку та фінансової звітності департаменту бухгалтерського обліку та фінансового забезпечення ДПтСУ, бухгалтерська служба органу (установи) письмово доводить до відома керівника ДПтСУ, органу (установи) інформацію про загрозу порушення виконання договірних зобов'язань.

8.4. У разі невиконання або неналежного виконання контрагентом зобов'язань за договором відповідальний підрозділ надає до юридичної служби ДПтСУ, юридичної служби органу (установи) службову записку разом з усіма документами про необхідність пред'явлення претензії до контрагента за договором і розрахунок штрафних санкцій, а також підстави для такого пред'явлення.

Юридична служба ДПтСУ за погодженням з відділом бухгалтерського обліку та фінансової звітності департаменту бухгалтерського обліку та фінансового забезпечення ДПтСУ, департаментом виробничої діяльності та ресурсного забезпечення ДПтСУ (в органах (установах) - юридична служба за погодженням з бухгалтерською службою та службою матеріально-побутового забезпечення) пред'являє контрагенту відповідну претензію (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору, тощо).

У разі відхилення контрагентом повністю або частково пред'явленої претензії юридична служба ДПтСУ виносить це питання на розгляд Голови ДПтСУ або заступника Голови відповідно до розподілу обов'язків (в органах (установах) - начальника органу (установи)) для прийняття відповідного рішення.

Після прийняття Головою ДПтСУ або його заступником, начальником органу (установи) рішення щодо стягнення належної суми юридична служба ДПтСУ, органу (установи) готує позовну заяву до суду щодо стягнення заборгованості, штрафних санкцій тощо з контрагента.

9. Відповідальність за ведення договірної роботи

9.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладання та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів, фінансування робіт, за правильність визначення форм оплати, - покладається на керівника структурного підрозділу ДПтСУ, органу (установи), що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного виконання договору.

9.2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на головного бухгалтера та керівника ДПтСУ, органу (установи) виконання покарань.

9.3. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства покладається на юридичну службу ДПтСУ, органу (установи).

Начальник відділу правового забезпечення департаменту
організаційно-аналітичного, документального та
правового забезпечення С.Г. Мотлях

Додаток 1
до Порядку ведення
договірної роботи
у Державній пенітенціарній
службі України, органах
і установах виконання покарань,
слідчих ізоляторах,
навчальних закладах,
підприємствах установ
виконання покарань,
інших підвідомчих підприємствах,
установах та організаціях

Журнал
обліку реєстрації договорів, укладених за
результатами процедури конкурсних торгів (К)

Додаток 2
до Порядку ведення
договірної роботи
у Державній пенітенціарній
службі України, органах
і установах виконання покарань,
слідчих ізоляторах,
навчальних закладах,
підприємствах установ
виконання покарань,
інших підвідомчих підприємствах,
установах та організаціях

Журнал
реєстрації господарських договорів (Г)

Додаток 3
до Порядку ведення
договірної роботи
у Державній пенітенціарній
службі України, органах
і установах виконання покарань,
слідчих ізоляторах,
навчальних закладах,
підприємствах установ
виконання покарань,
інших підвідомчих підприємствах,
установах та організаціях

Журнал
реєстрації зовнішньоекономічних договорів
(контрактів) (З)

Додаток 4
до Порядку ведення
договірної роботи
у Державній пенітенціарній
службі України, органах
і установах виконання покарань,
слідчих ізоляторах,
навчальних закладах,
підприємствах установ
виконання покарань,
інших підвідомчих підприємствах,
установах та організаціях

Журнал
реєстрації договорів, які не містять
фінансових зобов'язань (А)

Документи що посилаються на цей