Деякі організаційні аспекти діяльності філій
Після проходження процедури реєстрації керівництву філії слід виконати ще ряд заходів, які забезпечують нормальне функціонування філії як господарюючого суб'єкта.
При цьому особливу увагу слід звернути на те, що хоча ці процедури виконуються після реєстрації філії, обміркувати їх слід ще на стадії створення Положення про філію, оскільки усі ці моменти залежать лише від бажання головного підприємства надати філії певну незалежність і мають бути чітко прописані у вказаному Положенні.
Виготовлення печатки філії
Законодавством України не передбачено, що філія зобов'язана мати печатку. Проте у більшості випадків печатка філії необхідна, наприклад:
- при скріпленні угод підписами уповноважених осіб та печаткою філій і представництв юридичних осіб, що представляють інтереси цих юридичних осіб при укладенні угод;
- при складанні філіями податкових накладних;
- якщо філія буде відповідальною за оформлення на роботу до себе працівників, то в трудовій книжці також треба буде ставити печатку.
Після відміни Інструкції N 17 з 21.02.2011 р. більше немає необхідності в отриманні дозволу на виготовлення печатки та штампів.
Тому, на сьогодні, фактично дозволено виготовлення печатки будь-якої форми з довільним наповненням. Законодавство України поки не має чинних нормативних документів, які регулювали б форму та/або наповнення печатки та штампів, а також порядок прийому та оформлення замовлення на виготовлення штемпельної продукції. Усе це залишається на розсуд і під відповідальність самого підприємства.
Для виготовлення печатки філії майстерні можуть зажадати:
- заяву, засвідчену основною печаткою головного підприємства;
- документ про реєстрацію філії (оригінал або копію);
- довіреність, засвідчене основною печаткою (якщо печатку замовляє довірена особа).
ДПСУ в Листі N 4519/0/61-12/17-1216 роз'яснила, що податкова накладна, складена філією або іншим структурним підрозділом платника податків, скріплюється друком платника податків - продавця або виготовленим окремим друком "Для податкових накладних", який, окрім реквізитів такого платника податків, повинен містити найменування філії або іншого структурного підрозділу, що заповнив таку накладну.
Така печатка, окрім реквізитів такого платника податку, може містити також інші реквізити, у тому числі й індивідуальний податковий номер продавця.
Юридично грамотно оформлена печатка повинна відповідати усім реєстраційним документам.
Виготовлення печатки оформляється наказом по підприємству, в якому обґрунтовується необхідність їх виготовлення, дається перелік та види печаток, призначаються відповідальні за використання та зберігання печатки. В цілому, відповідальність за використання та зберігання печатки і штампів покладається на керівника підприємства.
Зберігати печатку та штампи необхідно в сейфах або металевих шафах. При втраті печатки бажано негайно надати відповідне оголошення в засобах масової інформації.
Відкриття банківського рахунку для філії
Юридичні особи-резиденти можуть відкривати поточні і вкладні (депозитні) рахунки в банках через свої відокремлені підрозділи (п. 1.3 Інструкції N 492).
Згідно з п. 1.2 Інструкції N 492 відокремлений підрозділ - це філія, представництво, відділення або інший відокремлений підрозділ, що не має статусу юридичної особи і здійснює свою діяльність від імені юридичної особи- резидента.
Банк зобов'язаний у встановленому законодавством України порядку направити повідомлення відповідному органу ДПС про відкриття або закриття поточного/вкладного (депозитного) рахунку клієнта - відокремленого підрозділу (п. 1.13 Інструкції N 492).
Банк має право проводити витратні операції за рахунком клієнта - відокремленого підрозділу, який відповідно до законодавства України зобов'язаний сплачувати податки та збори, починаючи з дати реєстрації отримання банком повідомлення органу ДПС про взяття рахунку на облік в органах ДПС.
При створенні філій та інших відокремлених підрозділів для оформлення відкриття рахунків установам банків подаються наступні документи (п. 3.3 Інструкції N 492):
- заява про відкриття поточного рахунку встановленого зразка. Заяву підписує керівник відокремленого підрозділу або інша уповноважена на це особа;
- клопотання юридичної особи або відповідного органу приватизації (щодо структурних підрозділів, які відокремлюються в процесі приватизації) до банку, в якому відкривається поточний рахунок відокремленого підрозділу, про відкриття рахунку з вказівкою номеру поточного рахунку юридичної особи і найменування банку, в якому він відкритий, а також інформації про те, чи є відокремлений підрозділ платником єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ). При одночасному відкритті в банку поточних рахунків для декількох відокремлених підрозділів однієї юридичної особи подається одне клопотання юридичної особи з вищезгаданою інформацією та переліком відокремлених підрозділів, через які відкриваються рахунки, і копії цього клопотання в кількості, потрібній для формування справ з юридичного оформлення рахунків по кожному відокремленому підрозділу;
- копія належним чином оформленого Положення про відокремлений підрозділ, засвідчена нотаріально або юридичною особою, що створила відокремлений підрозділ;
- копія довідки про внесення відокремленого підрозділу до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчена органом, що видав відповідну довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копія документу, що підтверджує взяття юридичної особи, що створила відокремлений підрозділ, на облік до органу ДПС, засвідчена органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копія документу, що підтверджує взяття відокремленого підрозділу на облік до органу ДПС за місцезнаходженням цього підрозділу, засвідчена органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- картка зі зразками підписів та відображенням печатки встановленого зразка, засвідчена нотаріально або підписом керівника юридичної особи, до складу якої входить відокремлений підрозділ. До картки включаються зразки підписів уповноважених осіб підрозділу, яким згідно із законодавством України і відповідними документами юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписи розрахункових документів.
Відокремлений підрозділ, що має окремий баланс, який самостійно здійснює розрахунки із застрахованими особами і згідно із законодавством України є платником €СВ, додатково до вищезгаданого переліку документів повинний подати копію документу, який підтверджує взяття відокремленого підрозділу на облік в органі Пенсійного фонду України. Інформацію про те, що відокремлений підрозділ не є платником ЄСВ, клієнт зобов'язаний вказати в заяві про відкриття поточного рахунку в рядку "Додаткова інформація".
Якщо суб'єкт господарювання вже має в цьому банку поточний рахунок, цей клієнт ідентифікований банком і сформована справа з юридичного оформлення рахунку, то відкриття нового поточного рахунку (зокрема, поточного рахунку із спеціальним режимом використання, поточного рахунку в іноземній валюті) здійснюється за умови подання цим клієнтом заяви про відкриття поточного рахунку і засвідченої у встановленому порядку картки зі зразками підписів та відображенням печатки (картки зі зразками підписів). Додатково до цих документів подається клопотання юридичної особи, якщо відкривається новий рахунок відокремленого підрозділу (п. 3.9 Інструкції N 492).
Право першого підпису належить керівнику підприємства, якому відкривається рахунок, а також посадовцям, уповноваженим керівником.
Право другого підпису належить головному бухгалтеру або особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, або іншим уповноваженим на це особам.
За рахунками юридичних осіб та рахунками відокремлених підрозділів, в штатному розписі яких немає осіб, яким може бути надане право другого підпису, в банк видається засвідчена відповідно до вимог Інструкції N 492 картка зі зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. В цьому випадку при складанні карти в графі, призначеній для вказівки посад осіб, що мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі немає таких осіб (п. 18.6 Інструкції N 492).
На поточний рахунок відокремленого підрозділу в іноземній валюті можуть зараховуватися валютні кошти за реалізовану продукцію, виконані роботи та надані послуги у випадках, передбачених законодавством України, я також перераховані юридичною особою, що створила відокремлений підрозділ, придбані на міжбанківському валютному ринку України (п. 5.5 Інструкції N 492).
Виручка, отримана за продукцію, роботи, послуги в іноземній валюті після зарахування на поточний рахунок відокремленого підрозділу впродовж 5 робочих днів (включаючи день зарахування виручки на поточний рахунок відокремленого підрозділу) перераховується в повному обсязі на рахунок юридичної особи, що створила відокремлений підрозділ (через розподільний рахунок, відкритий уповноваженим банком для цієї юридичної особи).
Кошти з поточного рахунку відокремленого підрозділу (в межах перерахованих юридичною особою, що створила цей підрозділ, або придбаних на міжбанківському валютному ринку України) можуть бути використані відокремленими підрозділами для здійснення наступних операцій (згідно із затвердженим кошторисом):
- на оплату витрат на службові відрядження за кордон своїх працівників, а також для забезпечення експлуатаційних потреб власних (орендованих, зафрахтованих) транспортних засобів під час їх перебування за межами України;
- на оплату праці працівників - нерезидентів України, які відповідно до укладених трудових угод (контрактів) працюють у вказаних відокремлених підрозділах і оплата праці яких передбачена в іноземній валюті;
- на придбання продукції (меблів, устаткування та т. п.), призначеної для власного споживання, за контрактами (договорами) з нерезидентами.
Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті відокремленого підрозділу юридичної особи, яка отримала генеральну ліцензію Національного банку на здійснення валютних операцій, можуть бути використані для забезпечення здійснення валютних операцій в межах повноважень, наданих відокремленому підрозділу юридичною особою, що створила цей підрозділ.
Ліміт каси філії
Згідно з п. 5.2 Положення N 637 ліміт каси встановлюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, який підписується головним бухгалтером і керівником підприємства (чи уповноваженою ним особою). Враховується строк здачі підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.
Встановлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства - юридичної особи.
Підприємства, що починають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов'язана виключно з безготівковими розрахунками і які відповідно до встановленого законодавства України порядком отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють за прогнозними розрахунками. Встановлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий термін після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності відповідно до вимог Положення N 637.
При цьому п.п. 5.3 - 5.4 Положення N 637 вказують, що ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи.
Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, об'єму касових оборотів (надходжень та витрат) за всіма рахунками, встановленими термінами здачі готівки, тривалістю операційного часу банку, наявністю домовленості підприємства з банком на інкасацію і тому подібне.
Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, розрахований на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не перевищує 10 НМДГ, можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує розрахований середньоденний показник, але не більше 10 НМДГ.
У випадку якщо підприємством ліміт каси не встановлений (незалежно від причин), ліміт такої каси вважається нульовим. В цьому випадку уся готівка, що знаходиться в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством, вважається понадлімітною (п. 5.8 Положення N 637).
Часто у підприємств та їх структурних підрозділів виникає необхідність перерахунку встановленого ліміту каси. Із цього приводу п. 5.11 Положення N 637 вказує, що встановлений ліміт каси і терміни здачі готівкової виручки можуть переглядатися у зв'язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних чинників об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/витратах готівки, зміни внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності та т. п.).
Документи (нормативно-правові акти, внутрішні документи (розрахунки) підприємства, затверджені керівником або уповноваженою ним особою), на підставі яких переглянутий ліміт каси, терміни здачі готівкової виручки, додаються до відповідних наказів (розпоряджень) та договорів банківського рахунку.
Розглянемо порядок розрахунку ліміту каси і заповнення необхідних з цього питання документів на прикладі.
Приклад. Торгове підприємство ТОВ "Грань" прийняло рішення про створення своєї філії:
- найменування філії - "Грань-2";
- місцезнаходження філії - м. Харків, вул. Пушкінська, 287 "г".
Положенням про філію передбачена наявність каси. Згідно з прогнозними розрахунками надходження та видача готівки за перші три місяці діяльності філії складуть:
- готівкова виручка - 778 859 грн (у тому числі отримані з банку - 40 000 грн);
- видача готівки - 758 085 грн (з них на зарплату - 139 900 грн);
- кількість робочих днів за цей період - 64 дні.
За договором N 11111 від 01.01.2012р. передбачено, що готівку в банк філія здає щодня на рахунок N 2222222222 в АКБ "Приватбанк".
Таким чином
- середньоденне надходження: (778 859 - 40 000) = 735 859: 64 = 11 544,67 (грн);
- середньоденна видача: (758 085 -139 900) = 68 185: 64 = 9659,14 (грн).
Керівництво ТОВ "Грань" прийняло рішення затвердити ліміт каси для філії у розмірі 11 500 грн (в межах середньоденного надходження).
Тепер на основі прикладу заповнюємо Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі і готуємо Наказ про встановлення ліміту залишку готівки в касі.
Додаток 8
до Положення про ведення касових операцій
у національній валюті в Україні
Розрахунок
встановлення ліміту залишку готівки в касі
філіалу "Грань-2" торгівельного підприємства ТОВ "Грань"
(найменування підприємства)
м. Харків, вул. Пушкінська. 287 "г"
(місцезнаходження підприємства)
1. Касові обороти
| N з/п | Найменування показників | Фактично за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси | ||
| 1. | Готівкова виручка (надходження до кас, крім сум, що одержані з банків) | 738 859,00 | ||
| 2. | Середньоденні надходження (рядок 1 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці) | 11 544,67 | ||
| 3. | Виплачено готівкою на різні потреби, а також на відрядження (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів) | 618 185,00 | ||
| 4. | Середньоденна видача готівки (рядок 3 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці) | 9 659,14 | ||
| Найменування показника | Установлено підприємством |
| 1. Ліміт залишку готівки в касі | 11 500 |
| Найменування показника | Визначається строк здавання готівкової виручки (готівки) та зазначаються реквізити договорів банківських рахунків |
| 2. Строки здавання готівкової виручки (готівки) | Щоденно АКБ "Пріватбанк" договір N 11111 від 01.01.12 p., pax. N 2222222222 |
Керівник підприємства Головний (старший) бухгалтер"___"_____________20__року "___"_____________20__року
М.П.
Доведення підприємством встановлених сум ліміту своїм відокремленим підрозділам відповідними розпорядчими документами може перевірятися при перевірках касової дисципліни (п. 7.21 Положення N 637).
Торгівельне підприємство ТОВ "Грань"
НАКАЗ
03.01.2013 Харків N 3
Про встановлення ліміту
залишку готівки в касі
У виконання норм п.п. 5.2 - 5.4 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637,
НАКАЗУЮ:
1. Напідставі Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі затвердити ліміт каси для фгаалу "Грань-2" в сумі 11 500 грн.
2. Бухгалтерії філіалу додержуватися встановленої суми ліміту залишку готівки, яка може залишалися в касі філіалу в неробочий час.
3. Понадлімітну виручку здавати до банку АКБ "Приватбанк" щоденно згідно з договором N 11111 від 01.01.2012 на рахунок N 2222222222.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера філіалу______.
До наказу додається:
Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі від_____________.
Керівник ТОВ "Грань" _________________________ ________________________________
(підпис) (інщіал(-и), прізвище)
З наказом ознайомлений:
Керівник філії "Грань-2"______________________ _____________________________(підпис) (інщіал(-и), прізвище)
Головний бухгалтер філії_____________________ _____________________________(підпис) (ініціал(-и), прізвище)
Слід звернув увагу, що оскільки філія є знов створеним суб'єктом, то ліміт каси розраховується на підставі прогнозних даних. Через три місяці цей Розрахунок підлягає перегляду за реальними даними надходження та вибуття готівкових грошових коштів до каси філії (п. 5.2 Положення НБУ N 637).
Прийом на роботу та звільнення з роботи співробітників філії
Індивідуальні трудові відносини виникають після уложення трудового договору між сторонами. Сторони трудового договору- конкретний працівник та його працедавець. Проте прийняття на роботу від імені підприємства може здійснювати і філія, якщо Положенням про філію, затвердженим керівником головного підприємства або виданою керівнику філії довіреністю, останньому надані відповідні повноваження.
В цьому випадку керівник філії може видати наказ про прийом на роботу. Як сторона трудового договору вказується головне підприємство, від імені якого діятиме керівник філії.
При заповненні трудової книжки працівника, виходячи з вимог п. 2.14 Інструкції N 58:
- у графі 3 розділу "Відомості про роботу" в заголовку повинні вказуватися повне найменування головного підприємства (під цим заголовком в графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься);
- у графі 2 вказується дата прийому на роботу;
- у графі 3 вказується, що працівник прийнятий або призначений до філії з вказівкою її конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. У цій же графі можна вказати місцезнаходження філії, проте занесення цієї інформації до трудової книжки не обов'язкове.
Для працівників, які працюють у філії головного підприємства, підстави для розірвання трудового договору є загальними за умови наявності у керівництва філії відповідних повноважень на розірвання трудових договорів з працівниками (cт. ст. 40, 41 КЗпП України). Якщо застережень про відповідні повноваження немає ні в Положенні про філію, ні в окремому наказі керівника головного підприємства, а ні в довіреності, виданому керівнику філії, то наказ про звільнення повинні підписувати керівник головного підприємства або інша уповноважена особа.
Згідно з Наказом N 420 підприємств, установи та організації, їх структурні підрозділи та філії незалежно від форми власності і господарювання повинні подавати наступні звіти:
- інформацію про наявність вільних робочих місць (вакансій) центрам зайнятості за місцем їх реєстрації платниками страхових внесків. Вказана інформація подається за формою N 3-ПН "Звіт про наявність вакансій";
- при запланованому вивільненні працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці,
у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням, необхідно не пізніше ніж за два місяці до вивільнення працівників інформувати про це центри зайнятості за місцем їх реєстрації платниками страхових внесків. Інформація подається за формою N 4-ПН (план) "Звіт про заплановане вивільнення працівників";
- при вивільненні працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням, працедавці повинні у десятиденний термін після вивільнення інформувати про це центри зайнятості за місцем їх реєстрації платниками страхових внесків. При цьому звіт подається за формою N 4-ПН (факт) "Звіт про фактичне вивільнення працівників".
Список використаних документів
КЗпП України - Кодекс законів про працю України
Інструкція N 17 - Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печатки та штампів, а також порядку видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печатки та штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.1999 р. N 17 (втратила чинність)
Інструкція N 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, Мінсоцзахисту України, Мінюсту України від 29.07.1993 р. N 58
Інструкція N 492 - Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків в національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. N 492
Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637
Наказ N 420 - Наказ Мінпраці України від 19.12.2005 р. N 420 "Про затвердження форм звітності та інструкцій з їх заповнення"
Лист N 4519/0/61-12/17-1216 - Лист ДПСУ від 31.10.2012 р. N 4519/0/61-12/17-1216 "Щодо скріплення податковою накладною печаткою"
"Консультант бухгалтера" N 21 (717) 27 травня 2013 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)