Службові відрядження:
направлення на семінар та видавання авансу
Зверніть увагу на два листи Міндоходів та зборів України, з яких можна зробити два важливі висновки:
1. Направлення працівника бюджетної установи на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням.
2. Якщо підприємство не є бюджетною установою, обов’язку фінансувати відрядження авансом немає.
Направлення працівника бюджетної установи на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням
Чи завжди це так? Давайте поміркуємо.
Бухгалтер бюджетної установи запитав Мінфін, чи є службовим відрядженням направлення працівника на семінар. У листі від 20.05.2013 р. N 31-07230-16-27/15177 Мінфін відповів, що направлення працівника на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням.
Як зазначив Мінфін, гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки і навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлені постановою КМУ від 28.06.97 р. N 695 "Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва".
Але, по-перше, лист є відповіддю працівникові саме бюджетної установи, і тому містить посилання на Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 р. N 59.
По-друге, зверніть увагу: йдеться про навчання, зокрема про семінар. Можна поїхати на СЕМІНАР і отримати інформаційно-консультаційні послуги. Це не буде навчанням. А якщо це справді НАВЧАННЯ (тобто ви дістали диплом, пройшли перепідготовку чи підвищення кваліфікації) тоді можна чітко керуватися постановою КМУ від 28.06.97 р. N 695. Це будуть теж витрати. Але це вже інша стаття, інше відображення тощо.
А поїздка на семінар - це ваше відрядження. Незалежно від того, куди ви поїхали, - до Києва чи Ялти.
Якщо підприємство не є бюджетною установою, обов’язку фінансувати відрядження авансом немає
Слушний висновок зробило Міндоходів у листі від 03.07.2013 р. N 6091/6/99-99-22-02-04-15/169: якщо ви не є бюджетною установою, у вас немає обов’язку фінансувати відрядження авансом. Це важливо, бо іноді бухгалтери запитують: "Ми не видали аванс на відрядження, що нам за це буде?". А нічого!
Якщо підприємство бюджетне, Міндоходів посилається на Інструкцію про службові відрядження у межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 р. N59, у якій зазначено, що БЮДЖЕТНЕ підприємство перед направленням працівників у відрядження ОБОВ’ЯЗКОВО має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові витрати (п. 5 розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції N 59).
А для небюджетних підприємств такого обов'язку нормативні документи не встановлюють. Тому не буде порушенням, якщо працівник у відрядженні витрачатиме власні кошти, а після його повернення підприємство ці витрати відшкодує.
Це передбачено і ст. 121 Кодексу законів про працю України: підприємство відшкодовує понесені працівником у відрядженні витрати.
Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Він може встановлюватися також наказами про відрядження.
Єдине застереження - у "внутрішньому" положенні про службове відрядження не напишіть самі собі про обов’язок видавання авансу.
Після повернення працівник зобов'язаний надати (згідно з Інструкцією ) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. N 1276 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання" (нижче за текстом - Порядок N 1276), при цьому головною умовою відшкодування таких витрат є наявність оригіналів документів, що підтверджують їх вартість (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).
Тобто працівнику, який витратив власні кошти на відрядження, у разі подання звіту про використання коштів у відрядженні згідно з Порядком N 1276 та відповідних документів, що підтверджують вартість понесених витрат, відшкодовуються такі витрати.
Таким чином, незалежно від того, чи видавався аванс на відрядження, чи у відрядженні витрачалися власні кошти, працівник зобов'язаний подати звіт про використані кошти, у терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 ПКУ.