Готовимся к проведению годовой инвентаризации

Субъекты хозяйствования обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация необходима также для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества субъекта хозяйствования.

Именно инвентаризация дает возможность определить реальное состояние имущества субъекта хозяйствования, а ее результаты могут повлиять на достоверность как финансовой, так и налоговой отчетности предприятия.

Инвентаризация - один из методов, представляющий собой способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств в натуре данным учета. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета- это средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, не отраженных первичной документацией в момент их совершения. То есть по своей сути инвентаризация является дополнением документации.

Документация- это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная .операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Следовательно, документация и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

Таким образом, инвентаризация способствует реализации контрольной функции учета, дает возможность выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала предприятия, вложенного в разнообразные виды имущества (активов).

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда проведение ее обязательно в соответствии с законодательством.

Виды инвентаризации

В зависимости от полноты охвата средств (денег) инвентаризации можно разделить на полные (сплошные) и выборочные (частичные). Инвентаризация, охватывающая все средства, деньги и расчеты предприятия, называется полной.

Полные инвентаризации - это годовые инвентаризации. Выборочная инвентаризация охватывает лишь один из видов средств, материальных ценностей и т. д.

Выборочные инвентаризации проводятся для обеспечения точности отчетных данных, в целях усиления борьбы с потерями и укрепления финансовой дисциплины.

В зависимости от планирования инвентаризации могут быть плановыми и внезапными.

Плановые инвентаризации готовятся заранее, и их основная задача - не столько установить факт недостачи, сколько изучить общее состояние дел относительно оперативного учета, учетной политики предприятия и документального оформления хозяйственных операций по тому или иному вопросу.

В настоящее время нормативные акты не предусматривают конкретных сроков и периодов проведения плановых инвентаризаций, но это совершенно не означает, что инвентаризации на предприятии можно не проводить вовсе. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Внезапные инвентаризации проводятся без предварительной подготовки. Их главная задача - установление всяческих нарушений и лиц, допускающих их, разработка и осуществление мер по недопущению таких нарушений в будущем.

Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, которое реформируется, включая объекты непроизводственного назначения, действующие объекты, объекты и предметы, переданные в аренду или пребывающие на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния.

Необходимо различать два вида проверок: натуральную (материальную) и документальную.

Натуральная проверка предусматривает изучение и рассмотрение объектов и определение их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральную проверку осуществляют при инвентаризации основных средств, материальных запасов, имеющихся денежных средств, бланков документов строгой отчетности и т. д.

При документальной проверке наличие у предприятия имущественных прав (нематериальных активов,расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и т.п.) и финансовых обязательств подтверждается лишь документами.

В составе документальных проверок можно выделить бухгалтерскую (книжную) проверку, представляющую собой сравнение записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета.

Объектом инвентаризации является не только имущество предприятия, но и имущество, не принадлежащее предприятию на правах собственности и находящееся в его пользовании (имущество в аренде, давальческое сырье, товары на комиссии и т. д.).

Сроки проведения инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, определяются предприятием, учреждением самостоятельно, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.

В случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным, инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности,которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах. На такое имущество составляются отдельные инвентаризационные описи, один экземпляр которых отсылается собственнику.

Предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств для проверки их наличия, состояния и оценки (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете).

Пунктом 3 Инструкции N 69 предусмотрено, что проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, денежных средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых обьектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - по решению руководителя предприятия один раз в пять лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации данного имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.

В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогруза товаров или при получении от покупателя претензии по недогрузу товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии.

Подготовка к проведению инвентаризации и контроль за ее проведением

На дату проведения инвентаризации должны быть известны учетное количество и стоимость ценностей, подлежащих инвентаризации.

В случае проведения внезапных инвентаризаций все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в других случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по названиям, сортам, размерам, в порядке, удобном для подсчета.

На предприятиях, где из-за большого объема работ инвентаризация не может быть обеспечена одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства предписывающим документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера. технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет.

Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд.

Материально ответственные лица, которые выявят после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, должны немедленно (до открытия склада, кладовой отдела, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения проводит исправление ошибок.

В инвентаризационных ведомостях приводятся данные о дате приобретения или сооружения не отраженных в бухгалтерском учете основных средств. При инвентаризации проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и др. объекты природных ресурсов, подтверждающих право собственности предприятия на них. При выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых равна нулю, постояннодействующей (рабочей) инвентаризационной комиссией оформляется предложение об определении их справедливой и ликвидационной стоимости.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются правильность их оформления, реальная стоимость отраженных в балансе предприятия ценных бумаг, полнота и своевременность отражения в оухгалтерском учете доходов по финансовым инвестициям.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Инвентаризация ценных бумаг, переданных предприятием на хранение специальным организациям (депозитарий, банк), заключается в сверке остатков, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок специальных организаций.

Формы первичной учетной документации для проведения инвентаризации

Инструкция N 69 не содержит ни типовых форм инвентаризационных описей, ни ссылок на другие документы. Учитывая это, предприятия могут использовать типовые формы, утвержденные как министерствами и ведомствами Украины, так и Постановлением N 241 и Приказом N 453.

Перечень форм по проведению инвентаризации и определению ее результатов приведем в таблице.

Проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации на предприятии включает в себя инвентаризацию:

- основных средств, необоротных материальных активов;

- нематериальных активов;

- товарно-материальных ценностей;

- незавершенного производства, незавершенного капитального строительства и незавершенного ремонта;

- бланков строгой отчетности;

- кассы;

- счетов в учреждениях банка;

- расчетов с дебиторами и кредиторами;

- обеспечений предстоящих расходов и платежей.

Нюансы проведения инвентаризации необоротных активов

Если на предприятии установлен межинвентаризационный период, равный году, то дату начала такой инвентаризации следует назначить после 1 октября текущего года. В противном случае, если плановая инвентаризация была проведена до 1 октября, предприятию нужно будет провести повторную инвентаризацию в период с 1 октября по 31 декабря.

Кроме того, Инструкцией N 69 разрешено проведение инвентаризации зданий, строений, сооружений и недвижимых объектов основных фондов один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

При проведении инвентаризации основных средств и необоротных материальных активов устанавливается не только их наличие, но и физическое состояние (износ), правильность зачисления в соответствующую группу активов. При выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых равна нулю, инвентаризационной комиссии предстоит нелегкая задача по определению их спра-ведливой и ликвидационной стоимости.

Объекты основных средств, не отвечающие определению актива вообще (не подлежащие ремонту с целью последующего использования), нужно списать. Для этого составляется Акт ликвидации основных средств (типовая форма N ОЗ-3).

Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования,транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т. д.) применяется форма N инв-1 «Инвентаризационная опись основных средств».

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструментов и т. п., которые учитываются в типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационные описи заносятся по наименованиям с указанием количества этих предметов и общей стоимости.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся за пределами предприятия (в дальних рейсах, на капитальном ремонте и т.п.), должны быть проинвентаризированы инвентаризационной комиссией до момента временного выбытия их ,с предприятия.

Одновременно инвентаризации подлежат арендованные основные средства. Опись арендованных объектов составляется отдельно по каждому арендодателю, в них указывается название арендодателя и срок аренды, количество, стоимость основных средств, взятых в аренду.

При проведении инвентаризации земельных угодий, а также земель водного фонда необходимо проверить наличие учредительных документов, договоров аренды на право собственности или сертификатов и других документов, удостоверяющих право собственности или пользования земельными участками.

Инвентаризацию земельных участков следует проводить по видам сельскохозяйственных угодий: пашни, пастбища, сенокосы, леса, водоемы, земли запаса и т.п.

Порядок инвентаризации необоротных материальных активов, числящихся на счете 11 «Прочие необоротные материальные активы», такой же, как и по основным средствам.

Инвентаризация нематериальных активов, как не имеющих материальных признаков, требует нетрадиционных подходов. Их наличие может быть установлено только с помощью документов, явившихся основанием для их оприходования, а также по документам, подтверждающим имущественные права.

Инвентаризацию нематериальных активов нельзя провести таким же образом, как и инвентаризацию основных средств.

Во-первых, ввиду неосязаемости нематериальных объектов, потому что их невозможно потрогать руками. Название актива «нематериальный» говорит само за себя.

Во-вторых, если инвентаризацию основных средств может осуществлять практически любой работник предприятия, то к проведению инвентаризации нематериальных активов нужно привлекать специально подготовленных специалистов. В этом случае требуется специальная подготовка: знание законодательства, особенностей природы указанных активов и пр. Поэтому в состав рабочей инвентаризационной комиссии предприятия обязательно должны входить специально подготовленные экономист, бухгалтер, юрист, специалист по компьютерной технике и программному обеспечению.

Для оформления результатов инвентаризации нематериальных активов обычно используют инвентаризационную опись по форме N инв-1, которая применяется при описи основных средств.

Предприятие также вправе разработать инвентаризационную опись нематериальных активов самостоятельно, взяв за основу форму ВНА-1 «Ведомость учета нематериальных активов, начисленной амортизации (износа)», которая утверждена приказом Минфина Украины от 11.02.1998 г. N 30. Еще можно предложить для оформления результатов инвентаризации нематериальных активов взять за основу Инвентаризационную опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (форма N НА-4), утвержденную приказом Минфина Украины от 22.11.2004 г. N 732.

При выявлении не пригодных к эксплуатации объектов нематериальных активов на них составляется акт ликвидации, за основу которого обычно принимают типовую форму N ОЗ-3 «Акт на списание основных средств».

Нюансы проведения инвентаризации оборотных активов

Инвентаризация товарно-материальных ценностей требует длительного времени, да к тому же полностью прекратить прием и выдачу для целей производства сырья и материалов обычно не получается, поэтому членам инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицам необходимо разработать тактику учета приема и выдачи материальных ценностей во время инвентаризации, чтобы избежать искажений и ошибок.

При инвентаризации натуральных остатков ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту составляется инвентаризационная опись по форме N М-21.

В описи указываются наименование материалов, их номенклатурные номера, тип, сорт, размер и др. признаки отличия. В конце инвентаризационной описи ставят подписи все члены комиссии и материально ответственные лица.

В инвентаризационных описях никаких помарок и подчисток не допускается. Ошибки должны исправляться зачеркиванием неправильных записей, но чтобы их можно было прочитать, а сверху производят новую запись. Исправления должны быть подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

В форме N М-21 нет общей стоимости проинвентаризированных ТМЦ (а указывается только их цена), а также отсутствуют данные по бухгалтерскому учету, поэтому сравнивать фактические остатки с данными бухгалтерского учета не очень удобно в такой форме инвентаризационной описи.

Также данная форма инвентаризационной описи не содержит расписки материально ответственного лица о том, что все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию, а все ТМЦ, поступившие под ответственность материально ответственного лица, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поэтому, если представители инвентаризационной комиссии и бухгалтерии считают, что инвентаризационная опись по форме N М-21 не совсем подходит для их предприятия, то они вправе оформить материалы инвентаризации в инвентаризационной описи по форме N инв-3.

При инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (например, в случае отгрузки щебня из карьера железнодорожными вагонами), составляется акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма N инв-6).

Данный акт заполняется в одном экземпляре на основании документов, подтверждающих нахождение материалов и товаров в пути, подписывается членами инвентаризационной комиссии. Материально ответственного лица у материальных ценностей, находящихся в пути, еще нет, так как такие ценности еще не поступили на предприятие.

После оформления акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, передается в бухгалтерию.

При проведении инвентаризации материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, используется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма N инв-5).

Эта же форма инвентаризационной описи используется предприятием в том случае, когда инвентаризируются ТМЦ, переданные на ответственное хранение.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись вносятся инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего Товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, а также правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

- скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и др.);

- легко впитывающие влагу (соль, сахар и др.);

- легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и др.);

- обладающие специфическими запахами (рыба, табак и др.);

- убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и др.);

- легковоспламеняющиеся и др.

Инвентаризация товаров, как правило, должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

- цену,

- сорт,

- марку,

- мерность,

- класс,

- другие признаки, определяющие цену.

Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую - материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Для оформления результатов инвентаризации предприятиями торговли заполняются специальные регистры - Инвентаризационные описи товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле, формы которых утверждены Приказом 453. Необходимо отметить, что Постановлением N 241. был отменен ряд форм первичной учетной документации, утвержденных Приказом N 453, но формы N инв-12 и N инв-13 действуют и на сегодняшний день.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров имеет две особенности, которые зависят от того, как ведется учет товаров у материально ответственного лица.

Как правило, у оптовых предприятий торговли учет ведется количественно-суммовым методом, а в розничной торговле - суммовым методом.

Суммовой метод учета товаров подразумевает учет товарно-материальных ценностей в денежном выражении. Товары, поступающие в розничную торговлю, приходуются в день их поступления на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных или иных сопроводительных документов по наименованию товаров в стоимостном выражении. Учет в кладовой может вестись либо по цене реализации (с применением счета 285 «Торговая наценка»), либо по цене приобретения (без применения счета 285 «Торговая наценка»).

При суммовом методе учета реализация (выбытие) товара оформляется только кассовыми чеками - в них, как правило, указывается только стоимость реализованного товара по обобщенной группе.

В торговле использование суммового метода учета является малоэффективным. А вот ведение количественно-суммового учета приводит к значительному снижению хищений и потерь, более быстрому и достоверному получению информации и, как следствие, - к увеличению прибыльности и рентабельности предприятия. Сумма отпущенных товаров определяется по отчетам продавцов (кладовщиков или других материально ответственных лиц). Выявление несоответствия отчетов материально ответственных лиц и реальных остатков в кладовой регулируется (например раз в месяц) с помощью инвентаризации.

Инвентаризация товаров в оптовой торговле проводится регулярно и поименно по каждому наименованию товара, поэтому в Инвентаризационной описи указываются не только фактические остатки товаров, но и данные бухгалтерского учета для инвентаризации товаров в оптовой торговле предназначена форма N инв-12.

Спецификой розничной торговли является то, что учет товаров ведется по продажным ценам и в суммовом выражении. Для инвентаризации товаров на таких предприятиях предназначена Инвентаризационная опись по форме N инв-13, в которой отражаются только фактические остатки товаров. Естественно, что данных по бухгалтерскому учету по каждому наименованию товара нет, поэтому общая сумма фактических остатков затем сравнивается с суммой остатка товаров по Товарному отчету.

Правда, в большинстве розничных магазинов применяется программное обеспечение, которое позволяет вести учет прихода и расхода (продажи) товаров поименно. В таком случае предприятие вправе проводить инвентаризацию по форме N инв-12.

Инвентаризации подлежат также все имеющиеся драгоценные металлы, драгоценные камни, изделия из них, а также любые материальные ценности, содержащие их, и ценности, не принадлежащие субъекту предпринимательской деятельности, а полученные для переработки и находящиеся у него на ответственном хранении.

До начала инвентаризации проводится полная «зачистка» производственных помещений и технологического оборудования на местах хранения и переработки ценностей, дорабатываются все документы по приходу и расходу, производятся соответствующие записи в учетных документах, указываются учтенные остатки, остатки на день инвентаризации.

Если инвентаризация не может быть проведена за день, то ее можно начать раньше, а закончить позднее первого числа. Результаты в этом случае необходимо откорректировать по состоянию на 1-е число. Если инвентаризация не закончена в день ее начала, то помещение, на время отсутствия инвентаризационной комиссии, опечатывается печатями материально ответственного лица и председателя комиссии.

На период проведения инвентаризации операции по приему и отпуску ценностей прекращаются.

Инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них осуществляется по месту их нахождения в присутствии материально ответственного лица, на хранении у которого находятся ценности.

Масса драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них устанавливается взвешиванием, подсчетом, обмером и тому подобное в установленных единицах измерения.

При проведении инвентаризации незаконченного производства масса драгоценных металлов и драгоценных камней, которые содержатся в деталях и изделиях (которые невозможно взвесить), устанавливается по учетным данным или по нормам расходов на детали (изделия) с учетом степени их готовности.

Масса драгоценных металлов и драгоценных камней, которые содержатся в оборудовании и не подлежат на момент инвентаризации проверке непосредственно в натуре, устанавливается по учетным или техническим документам.

Масса драгоценных металлов в сплавах, солях, кислотах, растворах, которые находятся на период инвентаризации в опломбированной специальной таре, также устанавливается и вносится в инвентаризационную опись на основании учетной технической документации, документов поставщиков или данных входного контроля.

Драгоценные металлы, драгоценные камни или изделия, переданные на переработку другим предприятиям или находящиеся в дороге либо числящиеся на балансе другого предприятия, проверяются по документам.

Ценности, которые поступают во время проведения инвентаризации, принимаются комиссией и включаются в отдельную опись.

Если на момент проведения инвентаризации есть нераспакованные посылки с ценностями, то их нужно распаковать; наличие содержащихся в них ценностей проверяется в присутствии комиссии по количеству и массе и включаются они в отдельную опись. Ценности, принадлежащие другим предприятиям, также включаются в отдельную инвентаризационную опись.

По окончании инвентаризации должным образом оформленные акты сдаются в бухгалтерию для отражения в учетном документе результатов инвентаризации.

Для отражения результатов инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней предусмотрен Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма N инв-8).

Также для отражения результатов инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней предусмотрены:

- Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и других изделиях (форма N инв-8а);

- Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма N инв-9).

Результаты инвентаризации ценностей, которые не принадлежат субъекту предпринимательской деятельности, сообщаются их владельцу (с приложением копии инвентаризационной описи).

При инвентаризации незавершенного производства инвентаризационной комиссии необходимо определить фактическое наличие не законченных обработкой изделий, комплектность и себестоимость незавершенного производства,остаток по аннулированным заказам. Окончательно забракованные детали в незавершенное производство не включаются. По незавершенному производству в виде неоднородной смеси в инвентаризационной описи следует привести два количественных показателя: количество смеси и количество сырья, входящего в ее состав.

К тому же незавершенное производство, как один из видов активов, имеет ярко выраженный отраслевой характер, поэтому незавершенное производство, например, на предприятиях легкой промышленности отличается от незавершенного производства на перерабатывающих предприятиях. А незавершенное производство в строительстве практически не имеет ничего общего с незавершенным производством в других отраслях.

Сложность инвентаризации незавершенного производства заключается в том, что каждое предприятие имеет свои особенности производственного цикла, поэтому здесь достаточно сложно дать универсальные рекомендации, которые могут быть использованы всеми без исключения предприятиями. Именно поэтому не существует типовой формы инвентаризационной описи (акта) незавершенного производства.

Соответственно, акт инвентаризации незавершенного производства разрабатывается предприятием самостоятельно с указанием необходимых реквизитов, предусмотренных Законом о бухучете.

Такой акт может составляться в табличной форме с указанием (например, для промышленного производства) наименования, типа, номенклатурного номера изделий и полуфабрикатов, находящихся в цехе, фактического состояния (то есть на какой стадии находится), единицы измерения и количества, в том числе бракованных (с разделением - к какому браку относятся: исправимому или неисправимому).

Инвентаризации подлежат не законченные ремонтом здания, сооружения, машины, оборудование, энергетические установки и др. объекты основных средств. Акт составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается и передается в бухгалтерию.

Инвентаризация бланков строгой отчетности устанавливается их пересчетом. В инвентаризационную опись бланков строгой отчетности вносятся данные об их названии, номере, серии и номинальной стоимости.

При наличии документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

Нюансы проведения инвентаризации денежных средств и расчетов

Инвентаризация кассы проводится на предприятиях с целью контроля за сохранностью наличных средств. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по окончании инвентаризации кассы составляет Акт о результатах инвентаризации наличных средств, форма которого приведена в Приложении 1 к Положению N 637.

Комиссия проверяет наличие средств полным пересчетом всех наличных средств, которые есть в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т.п. Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй - остается у материально ответственного лица.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), то выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержав подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации.

Иностранная валюта вносится в акт инвентаризации с указанием наименования и суммы иностранной валюты, курса НБУ на дату инвентаризации и суммы в перерасчете на гривню.

В инвентаризационную опись денежных документов вносятся данные об их названии (путевка, билеты, квитанции, лотереи и т.д.), номере, серии и номинальной стоимости.

Инвентаризация денежных средств на текущих счетах в учреждениях банков должна подтверждаться взаимным актом сверки.

Сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств, хранящихся на текущих и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике. Инвентаризация проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности.

Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. С этой целью изучаются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. При этом необходимо подтвердить законность и целесообразность открытия счета и использования той или иной формы расчетов. Использование форм расчетов зависит от местонахождения поставщика и покупателя. В связи с этим безналичные расчеты подразделяют на иногородние и одногородние (местные).

В процессе инвентаризации необходимо сопоставить условия договора на открытие банковского счета с данными синтетического учета, подтверждающего остатки денежных средств на счетах организации.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках, проводится сверкой остатков сумм по дебету счетов, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, сданными выписок банка (конечным сальдо по выпискам банков). Организация должна получить у банка подтверждение сумм, числящихся на ее счетах. Одновременно осуществляется сверка соответствия сумм остатков в аналитическом и синтетическом учете с сальдо счетов в бухгалтерском балансе. При инвентаризации проверяется тождественность оборотов по дебету и кредиту счетов данным, содержащимся в выписках банка.

Инвентаризационная комиссия должна сверить выписки банка с приложенными оправдательными документами, в которых устанавливает правильность сумм, указанных в выписке.

Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен быть равен остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Достоверность выписок инвентаризационная комиссия определяет проверкой всех их реквизитов. При наличии исправлений необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

В процессе инвентаризации следует убедиться в достоверности и подлинности всех денежно-расчетных документов. В случае возникновения сомнений проводится встречная сверка денежно-расчетных документов, подколотых к выписке банка, хранящихся у организации, с документами, находящимися в банке или у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в регистрах синтетического учета.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с кредитными учреждениями по претензиям, предъявленным по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, используется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N инв-17), к которому прилагается справка, отражающая сведения об остатках сумм, числящихся на субсчете 374 «Расчеты по претензиям».

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заключается в подтверждении актами сверок расчетов сумм задолженности или установлении задолженности с просроченным сроком исковой давности. После инвентаризации на счетах учёта расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, другими дебиторами и кредиторами должны остаться только суммы, согласованные сверкой расчетов.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами все организации должны заполнять Акт инвентаризации по форме N инв-17.

Акт составляется в одном экземпляре на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, подписывается и передается в бухгалтерию.

При инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами следует тщательно проверять остатки и обоснованность сумм, числящихся на счетах расчетов.

При отсутствии Акта инвентаризации расчетов бухгалтерская отчетность организации не может быть признана достоверной.

Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. Если акт не составлен, то это может быть истолковано как неисполнение требований нормативных документов по бухгалтерскому учету об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

Если организация подлежит обязательному аудиту, то отсутствие акта инвентаризации расчетов может негативно повлиять на мнение аудитора (аудиторской организации) о достоверности бухгалтерской отчетности.

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами составляет постояннодействующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работы может специально создаваться рабочая инвентаризационная комиссия.

Инвентаризация расходов будущих периодов заключается в проверке обоснованности остатка указанных сумм на дату проведения инвентаризации.

Для инвентаризации расходов будущих периодов применяется Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N инв-11), которая составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующем счете, подписывается и передается в бухгалтерию.

Инструкция N 69 предусматривает проведение инвентаризации обеспечения на оплату отпусков, включая отчисления на государственное социальное страхование с этих сумм по состоянию на конец отчетного года. Остаток обеспечения на оплату отпуска определяется по расчету, который основывается на количестве дней неиспользованного отпуска и среднедневной оплате труда работников. Среднедневная оплата труда определяется в соответствии с законодательством.

Обеспечения, созданные на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет или по итогам работы за год, уточняются в порядке, аналогичном для обеспечения на выплату отпусков работникам.

Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного у организации, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

Инвентаризации, проводимые с участием
контролирующих органов или по их требованию

Налоговым законодательством предусмотрен также один случай обязательной инвентаризации. Так, согласно пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 разд. I НК Украины, контролирующие органы имеют право при проведении проверок требовать от проверяемых налогоплательщиков проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей, наличности.

В случае отказа налогоплательщика (его должностных лиц или лиц, осуществляющих наличные денежные расчеты и/или осуществляющих деятельность, подлежащую лицензированию, патентованию и/или сертификации) от проведения такой инвентаризации или не представления для проверки документов, их копий (при наличии таких документов) применяются меры, предусмотренные ст. 94 «Административный арест имущества» гл. 9 разд. II НК Украины.

Прекращение административного ареста имущества налогоплательщика осуществляется в связи с фактическим проведением налогоплательщиком инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, в том числе снятием остатков товарно-материальных ценностей, наличности (пп. 94.19.9 п. 94.19 ст. 94 гл. 9 разд. II НК Украины).

Также подпунктом «г» п. 230.12 ст. 230 разд. VI НК Украины предусмотрено, что представитель контролирующего органа на акцизном складе согласно возложенным на него задачам участвует в проведении инвентаризации сырья, спирта этилового, водки и ликероводоч-ных изделий и марок акцизного налога.

Административная ответственность за непроведение инвентаризации

Прямой ответственности за непроведение инвентаризации нет. Однако нужно учитывать, что если предприятие проигнорирует требования нормативных документов о проведении инвентаризации и представит годовую финансовую отчетность без подтверждения отдельных статей баланса инвентаризациями, то такая отчетность будет квалифицирована как недействительная.

Следствием этого может быть применение к руководителям и должностным лицам предприятия административных штрафов согласно ст. 164-2 КУоАП.

Так, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей может повлечь за собой наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ (от 136 грн до 255 грн).

Повторное нарушение повлечет за собой наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн).

Применить административный штраф к должностным лицам предприятия за несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации смогут только органы государственного финансового контроля, которые рассматривают дела об административных правонарушениях, связанных с нарушением законодательства по финансовым вопросам (ст. 234-1 КУоАП).

Однако органы государственного финансового контроля могут проводить проверки лишь на предприятиях, учреждениях и организациях, которые получают (получали в проверяемом периоде) средства из бюджетов всех уровней, государственных фондов и фондов общеобязательного государственного социального страхования или используют (использовали в проверяемом периоде) государственное или коммунальное имущество (далее - подконтрольные учреждения).

Так, п. 4 ст. 10 Закона о госфинконтроле предусмотрено, что органу государственного финансового контроля предоставляется право требовать от руководителей подконтрольных учреждений проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

В случае отказа в проведении таких инвентаризаций органу государственного финансового контроля предоставляется право обратиться в суд о понуждении к проведению инвентаризации, а до принятия соответствующего решения судом - в присутствии понятых и представителей указанных предприятий, учреждений и организаций, в отношении которых проводится ревизия, опечатывать кассы, кассовые помещения, склады и архивы на срок не более 24 часов с момента такого опечатывания, указанного в протоколе.

Список использованных документов

КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях

НК Украины - Налоговый кодекс Украины

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. N 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»

Закон о госфинконтроле - Закон Украины от 26.01.1993 г. N 2939-ХП «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине» (название в редакции Закона Украины от 16.10.2012 г. N 5463-VI)

Инструкция N 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. N 69

Положение N 637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. N 637

Постановление N 241 -Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. N 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций»

Приказ N 193 - Приказ Минстата Украины от 21.06.1996 г. N 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов»

Приказ N 453 - Приказ Центрального статистического управления при Совете Министров СССР от 10.06.1976 г. N453 «Об утверждении типовых междуведомственных форм первичной учетной документации по инвентаризации для предприятий и организаций министерств и ведомств СССР и союзных республик»

"Экспресс анализ законодательных и нормативных актов", N 41 (927),
14 октября 2013 г.
Подписной индекс 40783

Документи що посилаються на цей