Нова Книга обліку доходів та витрат
Міндоходів України Наказом N 481 затвердило нову форму Книги обліку доходів та витрат для фізичних осіб - підприємців, працюючих на загальній системі оподаткування, і фізичних осіб, що здійснюють незалежну професійну діяльність (далі - Книга), а також порядок її ведення.
Формально нову Книгу необхідно вести з 18.10.2013 p., тобто з дати набрання чинності Наказу N 481. При усьому цьому зареєструвати її в органах доходів та зборів на цю дату нереально з цілком з'ясовних причин, оскільки процедура застосування нової форми Книги не може початися до набрання чинності Наказу N 481. Звичайно, що органам доходів та зборів, а також самозайнятим особам знадобиться деякий час для того, щоб офіційно зареєструвати Книгу за новою формою. Затягувати з реєстрацією нової Книги самозайнятим особам також не треба.
Попри те, що нова Книга відрізняється по кількості та змісту граф від своєї попередниці, затвердженої Наказом N 1025, вона, як і раніше, пристосована, передусім, для торгівлі. Застосовувати її у виробництві або сфері послуг, як і раніше, буде непросто.
Що ж змінилося після набрання чинності Наказу N 481 для самозайнятих осіб?
Основні зміни в порядку ведення Книги зводяться до наступного:
- вести Книгу можна не лише на паперовому носії, але і в електронній формі;
- реєструвати окремі Книги на кожного найнятого робітника, що здійснює операції за готівкові кошти, не треба;
- у Книзі не треба відображати вартість товарів (за цінами придбання), переданих найнятому робітникові для реалізації і повернення ним товару самозайнятій особі;
- кількість граф в новій формі Книги зменшилася з 12 до 9.
Реєстрація Книги на паперовому носії. Після придбання Книги її необхідно прошнурувати, пронумерувати сторінки і віднести контролюючому органу для реєстрації.
Самозайнята особа зобов'язана подати до контролюючого органу за основним місцем обліку екземпляр Книги, на титульному аркуші якої вказуються: прізвище, ім'я та по батькові; реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для осіб, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це у відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті); податкова адреса; номер та дата свідоцтва про право на здійснення незалежної професійної діяльності (за наявності). Реєстрація здійснюється безкоштовно
Книга завіряється підписом керівника або заступника контролюючого органу і скріплюється печаткою.
У разі потреби реєстрації нової Книги впродовж податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у самозайнятої особи.
Реєстрація Книги в електронній формі Для цього самозайнята особа повинна (пп. 1 п. 4 Порядку N 481):
- отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованим центром сертифікації ключів, включених до системи подання податкових документів в електронній формі;
- укласти з контролюючим органом договір про визнання електронних документів;
- написати заяву на отримання Книги і направити її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв'язку з дотриманням умов реєстрації ЕЦП підзвітних осіб в порядку, визначеному законодавством.
Контролюючий орган за місцем податкового обліку реєструє заяву самозайнятої особи на отримання Книги у реєстрі поданих заяв і впродовж З робочих днів готує та направляє самозайнятій особі повідомлення про реєстрацію Книги з зазначенням реєстраційного номера Книги і дати її реєстрації.
Після отримання самозайнятою особою повідомлення про реєстрацію Книги така особа здійснює операції з її ведення відповідно до Порядку N 481.
Порядок ведення Книги. Записи в Книзі здійснюються тільки за ті дні, коли був одержаний дохід (п. 5 Порядку N 481). Заповнюється Книга в гривнях з копійками (п. 9 Порядку N 481).
Порядок заповнення граф Книги наведемо в табл.
| N графи |
Найменування графи |
Порядок заповнення |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Період обліку (день, місяць, квартал, рік) | Проставляється дата запису (день, в якому одержано дохід) |
| 2 | Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності* |
Відображається сума одержаного доходу (кошти, одержані на поточний рахунок, в касу або одержані готівкою, сума заборгованості за якого минув строк позовної давності, вартість безкоштовно одержагоїх товарів, робіт, послуг). Слід враховувати, що не усі грошові та натуральні надходження є доходом підприємця на загальній системі оподаткування. Так, доходом прийнято вважати кошти та блага, що надійшли тільки від підприємницької діяльності, будь то готівкові або безготівкові платежі, надходження в натуральній або навіть нематеріальній формі. А ось те, що одержано фізичною особою як громадянином, до підприємницьких доходів включати не треба (зарплата, спадок, подарунки тощо) Дохід, одержаний в безготівковій формі або особисто підприємцем, вказується підсумковою сумою за день (а не після кожного факту продажу) |
| 3 | Сума повернутих коштів за товари (роботи,послуги) |
Вказується сума повернених підприємцем передоплат |
| 4 | Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр.2 -гр. 3) |
Вказується сума доходу, зменшеного на суму повернених передоплат (різниця між значеннями графи 2 та графи 3) |
| 5 - 8 | Витрати, пов'язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності* | Відображаються тільки витрати, які безпосередньо пов'язані з одержаними цього дня доходами**. Неплатник ПДВ може записувати в графи 6 - 7 усю суму витрат, не виділяючи окремо ПДВ Платник ПДВ повинен відображати витрати без ПДВ |
| 5 | реквізити документа, що підтверджує понесені витрати |
Вказуються реквізити документу, що підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов'язані з одержаним доходом. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, які підтверджують факт оплати товарів, робіт, послуг |
| 6 | сума витрат, пов'язаних з придбанням товарів (робіт, послуг) |
Відображається сума витрат, документально підтверджених і безпосередньо пов'язаних з отриманням доходу за підсумками дня |
| 7 | витрати на оплату праці найманих осіб | Відображаються сума витрат на оплату праці (вказується саме нарахована сума зарплати, без утримань ЄСВ та ПДФО) і нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці. Такі витрати прямо не прив'язуються до отримання доходу (виручки), їх треба враховувати в тому місяці, в якому вони здійснені (тобто записати до цієї графи на дату виплати коштів) |
| 8 | інші витрати, пов'язані з одержанням доходу | Відображається сума фактично понесених інших витрат, безпосередньо пов'язаних з отриманням доходу, які не вказані в графах 6 та 7, зокрема, сума сплачених податків, зборів, витрати на оплату послуг зв'язку, орендних та комунальних платежів тощо |
| 9 | Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 -гр. 8) | Вказується сума чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) і сумою понесених витрат від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8) |
| Примітки. * Фізичні особи - підприємці, зареєстровані платниками ПДВ, не включають до доходів та витрат суми ПДЗ, що входять в ціну проданих або придбаних товарів (робіт та послуг) (п. 7 Порядку N 481). ** Контролюючі органи вважають, що якщо сплата витрат поточного місяця відбувається в наступному періоді, то такі витрати будуть враховані у розрахунку чистого оподатковуваного доходу тільки після оплати, тобто в наступному податковому періоді. | ||
У Книзі виводиться підсумок за місяць, квартал, рік. Зберігається Книга у самозайнятої особи впродовж 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.
Виправлення помилок. У паперовій книзі помилки, як і раніше, виправляються внесенням нового запису, засвідченого підписом підприємця.
У Книзі, яка ведеться в електронній формі, допускаються виправлення помилок або коригування доповненням рядка, в якому відображається від'ємне або позитивне значення.
Відповідальність за відсутність Книги або ведення її без реєстрації в контролюючих органах. У разі не реєстрації (не ведення) Книги застосовуються штрафні санкції, передбачені ст. 121 гл. 11 розд. II ПК України та ст. 164 КУпАП.
Згідно зі ст. 121 гл. 11 розд. II ПК України не подання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПК України, призродить до накладення штрафу у розмірі 510 грн. Ті ж дії, здійснені платником податків, до якого впродовж року було застосовано штраф за таке ж порушення, призводять до накладення штрафу у розмірі 5020 грн.
Статтею 164 КУпАП, визначено, що не ведення обліку або неналежне ведення обліку доходів та витрат, для яких законами України встановлена обов'язкова форма обліку, призводить до попередження або накладення штрафу у розмірі від 3 до 8 НМДГ (від 51 до 136 грн).
Ті ж дії, здійснені особою, яку впродовж року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, призводять до накладення штрафу у розмірі від 5 до 8 НМДГ (від 85 до 136 грн).
Аналогічна відповідальність передбачена для самозайнятих осіб і у разі втрати Книги.
Список використаних документів
КУпАП- Кодекс України про адміністративні правопорушення
ПК України - Податковий кодекс України
Порядок N 481 - Порядок ведення Книги обліку доходів та витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, окрім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів України від 16.09.2013 р. N 481
Наказ N 481 - Наказ Міндоходів України від 16.09.2013 р. N 481 "Про затвердження форми Книги обліку доходів та витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, окрім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення"
Наказ N 1025 - Наказ ДПАУ від 24.12.2010 р. N 1025 "Про затвердження форми Книги обліку доходів та витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, окрім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення" (втратив чинність)
"Консультант бухгалтера" N 43 (739) 28 жовтня 2013 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)