ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ
ПИСЬМО
14.08.2013 N 01-2/2743
О применении нормативно-правовых
актов по вопросам архивного дела
В соответствии со статьей 31 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (далее - Закон) государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, накопившихся за время их деятельности, использования сведений, содержащихся в этих документах, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан.
Положения об архивных подразделениях государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций утверждаются указанными юридическими лицами на основе Типового положения об архивном подразделении государственного органа и органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 10.02.2012 N 232/5, зарегистрированного в Министерстве юстиции 10.02.2012 за N 202/20515.
В соответствии со статьей 32 Закона объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным громадам.
Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном данным Законом, и в течение года со дня регистрации данных юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.
Положение об архивных подразделениях объединений граждан, религиозных организаций, а также предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, утверждаются их учредителями с учетом рекомендаций Укргосархива "Заключение положения об архивном подразделении государственного научного учреждения, музея и библиотеки, положения об архивном подразделении объединения граждан, религиозной организации, предприятия, учреждения и организации, основанных на частной форме собственности", одобренных Нормативно-методической комиссией (протокол от 20.03.2012 N 1).
Основным нормативно-правовым актом, устанавливающим единый для всех учреждений порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на постоянное хранение в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов или другие архивные учреждения, строгое соблюдение требований законодательных и нормативно-правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства являются Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 N 16 и зарегистрированные в Минюсте Украины 08.05.2001 за N 407/5598 (с изменениями).
В соответствии с подпунктом 2.2 Правил, которые являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями независимо от формы собственности, архив является самостоятельной структурной частью учреждения или входит в состав службы делопроизводства.
Ответственным за выполнение возложенных на архив задач и функций является руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
Председатель А. Гинзбург