Інструкція про відрядження не забороняє
видавати додатковий аванс на одне відрядження
(коментар до листа МФУ
від 13.11.2013 р. N 31-07230-16/23-3767/2/3430)
Ви направляєте працівника у відрядження? У такому разі потрібно забезпечити працівника авансом на поточні витрати під час відрядження (на оплату проїзду, найм житлового приміщення та добові витрати). Це передбачено п. 5 розділу І, п.11 розділу II, п. 5 розділу III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 р. N 59 (далі - Інструкція про відрядження).
У Мінфіні спитали, коли працівнику потрібно видати аванс на відрядження. І чи можна видавати аванс частинами на одне відрядження без надання працівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт) по першій частині авансу.
Щодо строку, коли потрібно видати працівнику аванс, у листі, що коментується, Мінфін зазначає, що він чинним законодавством не встановлений, а тому його слід визначати в кожному конкретному випадку, але з урахуванням такого:
- аванс видається після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження;
- необхідно врахувати час, який потрібен для здійснення працівником витрат, пов'язаних з відрядженням. Так, якщо квитки на проїзд купує сам працівник, то гроші на ці цілі йому слід видати заздалегідь, щоб він вчасно міг їх купити (особливо це важливо, коли існує великий попит на квитки).
Раніше аналогічні рекомендації давав і Нацбанк (лист від 08.07.2004 р. N 11-113/2295-6866) та й сам Мінфін (лист від 18.10.2006 р. N 31 -18030-07-25/21780).
А чи можна видавати аванс частинами на одне відрядження? Ця ситуація може виникнути у випадку, коли працівнику продовжують відрядження або коли немає фінансової можливості забезпечити працівника авансом повною мірою відразу через відсутність грошей (наприклад, спочатку видаєте гроші для покупки квитка, а ближче до початку відрядження - іншу суму на проживання і добові). Чи не буде у разі видачі авансу готівкою (не на банківський рахунок, утому числі картрахунок працівника) порушена норма п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. N 637 (далі- Положення N 637)? Адже цей пункт наказує видавати готівкові кошти під звіт за умови подання Звіту за раніше отримані суми. У свою чергу порушення зазначеної норми загрожує установі штрафом у розмірі 25% виданих під звіт сум (абзац п'ятий ст. 1 Указу Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.1995 р. N 436/95). Можливо, при видачі авансу готівкою потрібно, щоб працівник звітував окремо за кожну частину отриманого авансу (окремо за частину авансу, отриманого для покупки квитків, - після придбання квитків, і окремо за частину авансу, отриманого для покриття інших витрат, - після повернення з відрядження)?
У дробленні авансу Мінфін не бачить проблем. Адже Інструкція про відрядження не забороняє видавати працівнику додаткову суму коштів на одне й те саме відрядження, у тому числі й у разі продовження її строку. І, на думку Мінфіну, працівник складає один Звіт, у якому він відзвітується про всі отримані ним (у тому числі й додаткові) кошти на відрядження.
Тому вам ніщо не забороняє на одне відрядження видавати аванс кількома частинами. І це можна застосовувати як у ситуації дроблення авансу до від'їзду у відрядження, так й у випадку продовження відрядження.
Зверніть увагу! При продовженні відрядження видати аванс практично завжди можна лише в безготівковій формі (на картку працівника). І тому ви не порушуєте п. 2.11 Положення N 637. Отже, і 25 % штрафу вам нема чого боятися.
До речі, Нацбанк раніше не заперечував проти додаткової видачі коштів при продовженні відрядження {лист від 15.03.2007 р. N 11-113/981-2658). Мінфін же схвалював додаткове зарахування на картку працівника грошей, якщо у відрядженні працівнику не вистачило раніше виданого авансу (лист від 04.12.2009 р. N 31-18030-07-10/33138).
Любов Короленко, експерт газети "Бухгалтерія: бюджет»