НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ
НАКАЗ
31.12.2013 N 244
Про затвердження Положення
про архів Нацдержслужби України
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року N 232/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за N 202/20515, та з метою своєчасної організації підготовки для передачі на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України архівних документів Нацдержслужби України НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про архів Нацдержслужби України (додається).
2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
В. о. Голови Нацдержслужби України Ю. Ковалевська
Затверджено
Наказ Нацдержслужби України
31.12.2013 N 244
Положення
про архів Нацдержслужби України
1. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року N 232/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за N 202/20515, у Нацдержслужбі України діє архів Нацдержслужби України (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів входить до складу Відділу документального забезпечення.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів Нацдержслужби України.
Положення про архів Нацдержслужби України, що є джерелом формування НАФ, погоджується з ЦДАВО України, після чого затверджується Головою Нацдержслужби України.
4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує Голова Нацдержслужби України, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є головний спеціаліст відділу документального забезпечення, відповідальний за архів.
6. Коло службових обов'язків відповідального за архів визначається посадовою інструкцією, яка затверджується заступником Голови Нацдержслужби України відповідно до розподілу функціональних повноважень.
7. Основними завданнями архіву є:
приймання від структурних підрозділів Нацдержслужби України та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль разом з Відділом документального забезпечення за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Нацдержслужби України;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Нацдержслужби України, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), ЦДАВО;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Нацдержслужби України проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Нацдержслужби України) документів НАФ до ЦДАВО;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Нацдержслужби України, які відповідають за роботу з документами.
8. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
вимагати від структурних підрозділів Нацдержслужби України передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від структурних підрозділів Нацдержслужби України відомості, необхідні для роботи;
інформувати Голову Нацдержслужби України про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Нацдержслужбі України, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
9. До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Нацдержслужби України, та документи з особового складу;
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Нацдержслужбою України або одержані нею на законних підставах;
фонди особового походження працівників організації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації Головдержслужби України;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Нацдержслужби України;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Нацдержслужби України окремо.
10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Нацдержслужби України до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Науково-технічна документація передається до архіву організації у порядку, встановленому державними стандартами України.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву Нацдержслужби України одразу після завершення їх виробництва.
11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві Нацдержслужби України:
для документів Національного агентства України з питань державної служби - 15 років;
для документів з особового складу, господарських книг - 75 років;
для науково-технічної документації - 25 років;
для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;
для електронних документів - 3 роки.
Начальник Відділу документального забезпечення В.В. Дергунов