Як заповнювати форму № 1ДФ для надміру витрачених коштів
У платників податків доволі часто виникають питання стосовно заповнення Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) в окремих випадках. Нещодавно ГУ Міндоходів у Полтавській області в листі від 14.11.2013 р. № 1486/10/16-31-17-01-21 роз'яснило, коли та які саме суми нарахованого й виплаченого доходу проставляти у формі № 1ДФ, у т.ч. для виплат у натуральній формі.
У зазначеному листі зауважили, що в графі 3а «Сума нарахованого доходу» форми № 1ДФ показують суму нарахованої зарплати без вирахування суми єдиного внеску та застосування податкової соцпільги. При цьому зазначену суму відображають незалежно від того, виплачена вона чи ні. Якщо зарплата виплачується в установлені терміни, то у формі № 1 ДФ її відображають як виплату за попередній місяць, тобто нараховану за вересень, а виплачену у жовтні показують у податковому розрахунку за III квартал (абз. 2 п. 3.3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020, далі - Порядок № 1020).
У графі 3 «Сума виплаченого доходу» показують фактично виплачену суму доходу (абз. 2 п. 3.2 Порядку № 1020). Тобто під останньою розуміють не чисту суму виплаченого доходу, а повну (без вирахування ЄСВ і ПДФО).
Для доходів, виплачених у натуральній формі, а також для надміру витрачених у відрядженні коштів, базу обкладення ПДФО визначають (як розраховану за звичайними цінами) з урахуванням натурального коефіцієнта згідно з п. 164.5 Податкового кодексу України (далі - ПКУ): для ставки 15% - 1,176471, для ставки 17% - 1,204819. Тому, на думку Міндоходів, у графах 3а і 3 показують суму доходу (зарплати) з урахуванням натурального коефіцієнта.
Проілюструємо на прикладах.
Приклад 1
Працівнику нараховано зарплату за жовтень 2013 року - 2200 грн, за листопад - 2350 грн і за грудень - 3200 грн. Зарплату виплачено в установлені строки, відповідно, до 5 числа наступного місяця.
Тоді в графі 3а форми № 1ДФ за 4 квартал 2013 року показують суму нарахованого доходу 7750 грн (2200 грн + 2350 грн + 3200 грн) і в графі 3 указують таку саму суму виплаченого доходу (без відрахувань).
Якщо ж це виплата в натуральній формі, то представники Міндоходів пропонують у графах 3а та 3 зазначати суму доходу з урахуванням натурального коефіцієнта. Хоча раніше звучала й інша точка зору: сумою нарахованого доходу вважати дохід без урахування натурального коефіцієнта (див. лист ДПАУ від 03.02.2011 р. 2346/6/17-0715, 2918/7/17-0715)." Проте ЄБПЗ містить таку відповідь: «Враховуючи, що коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 ПКУ, застосовується виключно для визначення бази оподаткування, тому у разі надання платнику податку доходів у негрошовій формі, суми нарахованого доходу у графах За та 3 ф. № 1-ДФ відображаються з урахуванням цього коефіцієнта». Така ж точка зору озвучена в листі ГУ Міндоходів в Полтавській області в листі від 14.11.2013 р. № 1486/10/16-31-17-01-21.
Хоча така позиція не зовсім коректна. Адже в п. 164.5 ПКУ сказано, що базою нарахування с вартість такого доходу, розрахована за звичайним цінами, помножена на коефіцієнт. Водночас пп. 164.1.2 ПКУ загальним місячним оподатковуваним доходом називає суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця.
Оскільки у формі № 1ДФ слід відобразити саме суми нарахованого й виплаченого працівнику доходу, то логічно було б показувати її без урахування негрошового коефіцієнта, який застосовують лише для визначення бази обкладення ПДФО. Проте представники Міндоходів мають іншу точку зору.
Приклад 2
Скористаємось умовами прикладу та припустимо, що в грудні працівник не надав своєчасно авансовий звіт про витрати у відрядженні (сума виданого авансу - 1500 грн). Права на податкову соцпільгу працівник не має.
Тому виданий аванс 1500 грн згідно з п. 170.9 ПКУ вважають надміру витраченими коштами й включають до місячного загального оподатковуваного доходу. Базу оподаткування надміру витрачених коштів визначають з урахуванням натурального коефіцієнта: 1500 грн х 1,176471 = 1764,71 грн.
Згідно з позицією, висловленою в згаданому вище листі в графах 3а і 3 форми № 1ДФ за 4 квартал 2013 року слід показати під ознакою доходу «118» однакові суми нарахованого й виплаченого доходу - 1764,71 грн (а не 1500 грн)