Авансовий звіт: терміни подання та відповідальність

ПК України, який набрав чинності 1 січня 2011 року вніс зміни практично до всіх сфер життєдіяльності підприємств, у тому числі і до сфери підзвітних стосунків.

Видача готівкових коштів під звіт найманим працівникам - це операція звичайна і часто зустрічається у всіх суб'єктів господарювання, які направляють працівників у відрядження або доручають їм закупити якісь товари або сплатити вартість послуг (робіт).

Роботодавець, який направляє у відрядження свого працівника або доручає йому виконати окрему цивільно-правову дію, зобов'язаний забезпечити його грошовими коштами на поточні витрати у вигляді авансу.

Повернувшись з відрядження або виконавши доручення, працівники зобов'язані відзвітувати про витрачені ними на ці цілі грошові кошти. Строки подання звіту та повернення невикористаних грошових коштів встановлені ПК України.

В яких випадках необхідно складати та подавати авансовий звіт

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - Авансовий звіт), необхідно складати та подавати, якщо працівнику видавали аванс на відрядження або кошти під звіт на господарські (виробничі) цілі, а також на витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій.

Авансовий звіт складають і у тому випадку, коли працівник витратив власні кошти під час відрядження або на господарські потреби.

Терміни подання Авансового звіту залежать від способу видачі коштів, отриманих під звіт, а також цілей та способів їх використання (таблиця).

Порядок оподаткування коштів, виданих на відрядження
або під звіт, і не повернених у встановлений термін

Якщо працівник (платник податків) не повертає підприємству (податковому агенту) суму надмірно витрачених коштів, раніше отриманих під звіт, впродовж звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення цих грошей (до закінчення 3-го або 5-го, а в окремих випадках 10-го абс 20-го банківського дня, наступ ного за днем, в якому платиш податків завершує відрядженш або завершує виконання окремо цивільно-правової дії з доручення і за рахунок податкового агента платника податків, ще надав кошти під звіт), то так сума підлягає оподаткуваннк на доходи фізичних осіб за правилами, наведеними в п. 167.1 ст. 167 розд. IV ПК України (п. 3 Порядку N 845).

У самому Авансовому звіті затвердженому Наказом N 845. наведена формула розрахунку для утримання податку з доходів фізичних осіб:

ПДФО - неповернена сума х ставка податку.

Проте в ПК України передбачено, що при оподаткуванні надмірно витрачених коштіе необхідно застосовувати "натуральний коефіцієнт", який розраховується у відповідності з пп. 164.5. п. 164 розд. IV ПК України за наступною формулою:

К = 100: (100 - Сп),

де К- коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

У разі, якщо поняття, строки, правила та положення інших актів суперечать поняттям, строкам, правилам та положенням ПК України, для регулювання стосунків оподаткування застосовуються поняття, строки, правила та пололсення даного Кодексу (п. 5.2. ст. 5 розд. І ПК України).

З наведеного вище виходить, що якщо сума надмірно витрачених коштів складає, припустимо, 100 грн, то нарахований на неї ПДФО дорівнюватиме не 15 грн (100 грн х 15 %), як витікає з форми Авансового звіту, затвердженого Наказом N 845, а 17,65 грн (100 грн : 0,85 х 15 %).

Таким чином, ПК України регламентує граничний строк між датою завершення виконання окремої цивільно-правової операції та датою повернення невитрачених коштів, отриманих під звіт.

Тоді як в п. 2.11 гл. 2 Положення N 637 регламентується граничний строк між датою отримання коштів під звіт і датою завершення виконання окремої цивільно-правової операції:

"Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт".

За перевищення зазначених строків (перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки) накладається штраф у розмірі 25 %, виданих під звіт сум, згідно з абзацом 5 п. І Указу N 436.

Оскільки, ПК України, Указ N 436 та Положення N 637 передбачають різні строки подання Авансових звітів у разі видачі коштів під звіт для інших виробничих цілей а також різні види відповідальності, то суб'єктам господарювання в цій ситуації необхідно орієнтуватися не на максимальні, а мінімальні строки.

Адже сплата ПДФО з суми надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, та дотримання касової дисципліни - це дещо різні речі, хоча й прив'язані до строку подання Авансових звітів, але регулюються різними документами і передбачають різні види "покарань".

Список використаних документів

ПК України - Податковий кодекс України

Указ N 436 -Указ Президента України від 12.06.1995 р. N 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки"

Наказ N 845 - Наказ Міндоходів України від 24.12.2013 р. N 845 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання"

Положення N 637 -Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637

Порядок N 845 - Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. N 845

Лист N 2292/6/23-50.0214 - Лист ДПСУ від 06.02,2012 р. N 2292/6/23-50.0214 "Щодо строку подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт"

"Консультант бухгалтера" N 4 (752) 17 лютого 2014 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей