КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
Електронний залізничний квиток: чи можна відшкодовувати
його вартість відрядженому працівнику
ЗАПИТАННЯ. Працівник установи повернувся з відрядження до м. Харкова. У вигляді документа, що підтверджує витрати на проїзд на поїзді, він надав залізничний квиток, роздрукований на принтері (квиток був куплений через Інтернет). Чи можна такий квиток вважати документом, що підтверджує витрати на проїзд? Чи повинні відшкодовувати витрати на придбання такого квитка?
ВІДПОВІДЬ.Так, такою роздруківкою працівник має право підтвердити витрати на проїзд.
Мінінфраструктури і Міндоходів ще в травні минулого року спільним наказом від 30.05.2013 р. N 331/137 затвердили Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті (далі - Порядок N 331).
Згідно з Порядком N 331 електронний проїзний (перевізний) документ - електронний документ, сформований відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 p. N 851-IV за допомогою програмно-апаратного комплексу з оформлення електронних проїзних і перевізних документів, який є договором на перевезення пасажира (багажу).
Порядком N 331 електронним проїзним (перевізним) документам (посадочному документу, перевізному документу і документу на повернення), роздрукованим на папері, присвоєно статус розрахункового документа (транспортного квитка) - п. 5.6.
Інакше кажучи, тепер, для того щоб вважатися транспортним квитком, квиток на поїзд необов'язково має бути оформлений на спеціальному бланку. Повноцінним залізничним квитком також може вважатися електронний квиток на поїзд, роздрукований на папері.
Таким чином, надана працівником роздруківка є не що інше, як посадочний документ (візуальна форма електронного проїзного документа), роздрукований на папері. Цей документ має статус розрахункового документа, який якраз і є підставою для відшкодування витрат, понесених працівником у відрядженні.
І тут саме час згадати про торішню зміну в цій частині Інструкції про службові відрядження в межах України таза кордон, затвердженій наказом МФУ від 13.03.1998 р. N 59 (зміни внесено наказом МФУ від 19.07.2013 р. N 667; набрав чинності з 30.08.2013 p.). Результатом змін стало те, що п. 12 розділу II (цей розділ присвячено відрядженням в межах України) та п. 11 розділу III (його присвячено відрядженням за кордон) доповнені такими абзацами:
"У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носи посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
Уразі повернення електронного проїзного/ перевізного документа на поїзд до звіту долучається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України."
ВИСНОВОК. Як бачимо, у вас є всі підстави відшкодувати працівнику витрати на придбання електронного квитка на поїзд. Для цього працівник, повернувшись з відрядження, повинен як підтвердний документ надати роздрукований на папері посадочний документ.
Алла Бродецька,
начальник відділу нормативів в органах державного
управління Управління фінансів органів державного управління
Департаменту фінансів соціальної сфери
Міністерства фінансів України