Списання бензину в зимовий період:
як не перевищити норми
ЗАПИТАННЯ. Як підтвердити фактичну температуру повітря при списанні бензину в зимовий період? Чи достатньо ведення журналу, в якому щодня фіксується температура?
ВІДПОВІДЬ. Як ви, напевно, знаєте, правила нормування витрат палива прописані в Нормах витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. N 43 (далі - Норми N 43). Власне, Норми N 43 обов'язкові для виконання тільки установами сфери управлінням Мінінфраструктури, оскільки цей документ не зареєстрований в Мін'юсті. Для решти закладів Норми N 43 мають рекомендаційний характер*. Це зазначало і ГоловКРУ в листі від 11.08.2010 р. N 02-14/1232, а також рекомендувало розробляти внутрішні документи з нормування витрат палива. Разом з тим, в Методичних рекомендаціях щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджених наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. N 90, сказано: списання пально-мастильних матеріалів здійснюється за Нормами N43 на підставі даних про пробіг автомобіля.
ВИСНОВОК. При нормуванні витрат палива бюджетним установам необхідно користуватися Нормами N 43. Доцільно розробити і внутрішній документ, який базується на Нормах N 43. Він може бути доповнений положеннями, які регулюють ситуації, не описані в Нормах N 43. У ньому також можна визначити осіб, відповідальних за виконання різних процедур, пов'язаних з нормуванням витрат на паливо.
Під час роботи в холодну пору року норми витрат палива підвищуються (п.п. 3.1.1 Норм N 43). Для цього до так званих лінійних норм палива застосовують певні підвищувальні коефіцієнти. Правила їх застосування такі (п.п. 3.1.1 Норм N 43):
- підвищувальний коефіцієнт застосовується залежно від фактичної середньої (для звітного періоду експлуатації) температури повітря за даними Гідрометцентру або за результатами власних вимірювань, належним чином задокументованих вимірювань;
- звітний період експлуатації вибирається за рішенням керівництва залежно від режиму роботи автомобілів. Наприклад, якщо автомобілі працюють з 9.00 до 18.00, то середня температура для підвищувального коефіцієнта розраховується як середнє між значеннями, зафіксованими в журналі і в подорожньому листі при виїзді і при поверненні. Таке значення буде відрізнятися від середньодобової температури, відповідно і списувати бензин потрібно буде за іншою нормою. Для розрахунків може прийматися і значення середньодобової температури, якщо автомобілі або техніка експлуатуються цілодобово;
- при використанні власних вимірювань температури керівництво призначає відповідальну особу і організовує ведення на постійній основі відповідного журналу реєстрації температурного режиму, обов'язково потрібно вказати скільки разів і в який час доби фіксується температура;
- абсолютна похибка термометра, який використовується для облікових цілей, не може бути більше ± 1 °С;
- вимірювати температуру потрібно в місці, захищеному від прямих сонячних променів, на висоті близько 2 метрів від поверхні землі.
Отже, для підтвердження температури і відповідно застосування підвищувальних коефіцієнтів в установи є дві схеми:
- щомісяця запитувати у метеостанції довідку про температурні показники за кожен день, і на підставі цієї довідки розраховувати нормативну витрату бензину для правильного списання;
- самостійно вести журнал обліку температурного режиму за вказаними правилами, при необхідності фіксувати температуру повітря в подорожніх листах.
Під час перевірки фінінспекція може не повірити даним власного температурного обліку, самостійно запитати довідку про температурний режим за потрібний період і порівняти зафіксовані показники. І у разі суттєвих розбіжностей** визнати застосування підвищувальних коефіцієнтів неправомірним, списане пальне - наднормативним, а витрачання бюджетних коштів - незаконним. Так само вчинять перевіряючі в разі, якщо облік температурного режиму був відсутній або документально не зафіксований. Тому рекомендуємо все ж вести температурний облік за всіма правилами.
ВИСНОВОК. Щоб документально обґрунтувати підвищення норм витрачання палива, оформіть такі документи:
- наказ по установі (в ньому встановлюють норми витрат палива, підвищувальні коефіцієнти, відповідальну за "температурний" облік особу і порядок ведення журналу);
- журнал реєстрації температурного режиму (у ньому фіксуйте температуру за прийнятою схемою її реєсстрації);
- метеодовідка (у ній метеостанція вказує зафіксовані дані температурного режиму за встановлений період, наприклад за місяць).
___________
* Списання пального в бюджетних установах проводять на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше встановлених норм. Саме Нормами N 43 встановлено граничну допустиму міру витрачання паливно-мастильних матеріалів.
** Уданому випадку про суттєвість розбіжностей можна судити за градацією коефіцієнтів у Нормах N 43. Наприклад, при фіксації температури -5°С до норми витрат палива можна додати до 2 %, а при -6°С - вже до 4 %.
Ганна Даниленко,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"