Порядок компенсації витрат на проїзд у службових цілях
Доволі часто в держфінінспекторів виникають питання щодо правомірності відшкодування витрат працівників бюджетної установи на проїзд у службових цілях. Хоча заборони не місить жоден нормативний документ. Якщо ж проаналізувати нормативне підґрунтя, то більше аргументів на користь того, що компенсувати витрати на проїзд у службових цілях усе-таки можна, але за належного оформлення. Наведемо аргументи «за».
По-перше, придбання службових проїзних квитків й оплата проїзду за маршрутними листами за кодом 2250 «Видатки на відрядження» передбачено пп. 3 п. 2.2.5 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету у редакції наказу Мінфіну від 21.06.2012 р. № 754.
По-друге, Мінфін у листі від 11.02.2009 р. № 31-18010-206-25/3586 роз'яснював, що за наявності підтвердних документів витрати на проїзд автобусом, який здійснює перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі, відшкодовуються працівникам бюджетних установ та організацій, які користуються таким автобусом у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.
Слід зазначити, що про правомірність відшкодування витрат на проїзд у міському транспорті загального користування можна говорити лише тоді, коли такі видатки передбачені кошторисом і враховані в обґрунтованих розрахунках до кошторису.
Далі - про особливості оформлення.
1. Такі поїздки мають бути пов'язані з трудовою діяльністю й безпосереднім виконанням обов'язків працівником. Тобто можливість компенсації витрат на проїзд повинна бути передбачена в колдоговорі, а також слід визначити список працівників (перелік категорій посад), на яких це поширюється (див. додаток до консультації).
2. Слід затвердити порядок компенсації витрат на проїзд в службових цілях (див. додаток до консультації). Він може бути одним із додатків до наказу про облікову політику бюджетної установи.
3. Для підтвердження витрат на проїзд можна запровадити форму маршрутного листа, на підставі якого відшкодовуватимуться кошти працівникові.
Додаток
до наказу про облікову політику
Затверджено:
Начальник територіального управління
Сидоров В. І. Сидоров
(підпис) (ініціали, прізвище)
Порядок
компенсації витрат на проїзд у службових цілях
1. Працівникам управління, які відповідно до посадових обов'язків виконують роботи, пов'язані зі службовими поїздками в міському транспорті загального користування, компенсуються витрати на проїзд. Конкретний список працівників, яким компенсуються витрати на проїзд, визначається згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
2. Маршрутний лист оформлюється щомісяця не пізніше ніж 27 числа кожного місяця. До маршрутного листа додають оригінали квитків на проїзд.
3. Витрати на службові поїздки підтверджує керівник структурного підрозділу, за завданням якого відбувалася службова поїздка, проставляючи свій підпис у маршрутному листі.
4. Для відшкодування витрат на проїзд працівник повинен заповнити Звіт про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт, додавши до нього маршрутний лист й оригінали квитків і подати на затвердження керівнику.
5. Компенсацію витрат на проїзд у службових справах виплачують протягом п'яти робочих днів після затвердження авансового звіту.
Затверджено:
Начальник територіального управління
Сидоров В. І. Сидоров(підпис) (ініціали, прізвище)
Перелік
посад, на яких компенсується вартість проїзду
міським транспортом загального користування
узв'язку з виконанням службових обов'язків
| № п/п | Займана посада | Виконувана робота, що передбачає поїздки в службових справах |
| 1 | Спеціаліст відділу матеріально-технічного забезпечення | підчас виконання функціональних обов'язків, пов'язаних із забезпеченням повноцінної роботи Головного управління |
| 2 | Спеціаліст (бухгалтер) | до обов'язків якого входить реєстрація бюджетних зобов'язань, подання звітності |
| 3 | Спеціаліст - член комітету з конкурсних торгів | до обов'язків якого входить вивчення ринку товарів, робіт і послуг для проведення закупівлі та підготовка проектів договорів закупівлі |
| 4 | Завідувач господарства | у зв'язку з одержанням матеріальних цінностей та проведення звірок із контрагентами |