Поїздки за маршрутними
листами: як оформити

Розглянемо ситуацію, коли працівник при­ніс використані під час службових поїздок квитки на проїзд у міському транспорті. Як бути далі?

Відшкодування працівникові вартості проїзду транспортом загального користування має бути передбачено колективним або трудовим догово­ром, й установа має визначити в наказі про об­лікову політику чи іншим розпорядчим актом, у яких випадках і кому саме компенсують витрати на проїзд під час виконання службових завдань.

Для підтвердження зв'язку витрат на проїзд із господарською діяльністю можна також ви­користати маршрутний лист, у якому зазначи­ти, куди саме працівник їздив, з якою метою та за яким маршрутом. Маршрутний лист можна оформлювати залежно від того, як визначено в розпорядчому акті: за кожен день, за тиждень, за місяць.

Для відшкодування витрат працівника на про­їзд у службових справах краще оформити ще й авансовий звіт, додавши до нього маршрутний лист і квитки на проїзд у міському пасажир­ському транспорті встановленої форми. Так, типові форми квитків для міських автобусних маршрутів наведено в додатку 3 до наказу Мінтрансу України від 25.05.2006 р. № 503. А ось поїздку в метро з використанням жетона немає можливості підтвердити, як і компенсувати такі витрати.

У разі виконання службових обов'язків пра­цівником, що вимагає переміщення від одно­го об'єкта до іншого, суми, відшкодовані їм за проїзд, не є об'єктом обкладення податком на доходи - за умови документального підтвер­дження їх маршрутами такого переміщення (маршрутними листами), авансовими звітами, платіжними документами (див. лист ДПАУ від 07.04.2004 р. № 2635/6/17-3116). І хоча лист не зовсім свіжий, підходи нині не змінилися. Аби впевнитися в цьому, платники податку можуть звернутися до податкових органів за місцем реєстрації за індивідуальною податковою кон­сультацією.

Форму маршрутного листа й журналу реєстра­ції маршрутних листів можна затвердити як до­датки до наказу про обліку політику бюджетної установи (їх зразки наведено далі).

Додаток
до наказу про облікову політику 

Затверджено:
Начальник територіального управління
Сидоров    В. І. Сидоров

(підпис) (ініціали, прізвище)

   Територіальне управління держоргану
       (найменування установи)

Маршрутний лист № _

за ___________201_ р.

ПІБ працівника: ______________________

Відділ: _____________________________

Посада: ____________________________

Підстава: __________________________

№ з/п  Дата  Місце поїздки (адреса,
найменування об'єкта) 		 Мета поїздки (службове завдання)  Маршрут поїздки (використані види транспорту)  Сума витрат на проїзд, грн, коп 
1  2  3  4  5  7 
1           
2           
3           
4           
5           
6           
7           
Всього за місяць  X  X  X   

Зв'язок поїздки з виробничою необхідністю підтверджую: 

________________________________________             ______________                __________________
посада керівника структурного підрозділу                підпис                     ініціали,прізвище

Журнал реєстрації маршрутних листів

№
маршрутного листа 		 Дата заповнення  Посада працівника  Прізвище, ініціали  Сума  Дата затвердження авансового звіту  Відмітка про компенсацію витрат (дата, документ) 
             
             
             
Всього за місяць             

Документи що посилаються на цей