МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

НАКАЗ
03.03.2014 N 244

Про затвердження Інструкції про порядок виготовлення, обліку,
зберігання, використання та знищення печаток і штампів
у Мінекономрозвитку України

З метою встановлення єдиного порядку виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Мінекономрозвитку України, що додається.

2. Покласти на керівників самостійних структурних підрозділів, у роботі яких використовуються печатки, штампи, персональну відповідальність за законність їх використання.

3. Керівникам структурних підрозділів, у роботі яких використовуються печатки, штампи, передбачити в посадових інструкціях на відповідних працівників покладення відповідальності за зберігання та використання в роботі печаток/штампів.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Заступник Міністра - керівник апарату О. Кисельов

Затверджено
Наказ Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України
03.03.2014 N 244

Інструкція
про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання
та знищення печаток і штампів у Мінекономрозвитку України

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Мінекономрозвитку України (далі - Міністерство).

1.2. Печатка - спеціальне кліше у формі кола, яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок.

Печатки призначені для підтвердження достовірності документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.

1.3. Штамп - спеціальне кліше, переважно у формі прямокутника, що застосовується для отримання відбитків на папері та містить рельєфне дзеркальне відображення тексту.

Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів Міністерства, певних написів.

1.4. У роботі Міністерства використовуються печатки та штампи із зазначенням найменування Міністерства (далі - печатки), а також штампи без зазначення найменування Міністерства (далі - штампи).

2. Виготовлення печаток і штампів

2.1. Виготовлення печаток здійснюється в разі:

реорганізації або зміни найменування Міністерства;

утворення, зміни найменування структурного підрозділу;

втрати, викрадення, зношення, пошкодження печатки.

Печатки виготовляються згідно зі зразками та описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 03.08.2011 N 857 "Про затвердження зразків та описів печатки і таблички (вивіски) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади".

2.2. Виготовлення штампів здійснюється в разі виробничої потреби структурних підрозділів.

Штампи виготовляються адміністративно-господарським департаментом згідно із замовленнями структурних підрозділів, погодженими департаментом документального забезпечення.

2.3. У разі реорганізації або зміни найменування Міністерства директор департаменту документального забезпечення подає погоджену із заступником Міністра - керівником апарату доповідну записку на ім’я Міністра про необхідність виготовлення великої та малої гербових печаток Міністерства разом із замовленням на їх виготовлення (додаток 1). Дозвіл на виготовлення гербових печаток Міністерства надається Міністром.

Інші печатки Міністерства виготовляються відповідно до замовлень самостійних структурних підрозділів (далі - замовник), положеннями про які передбачено використання в роботі відповідних печаток, за погодженням з департаментом документального забезпечення та з дозволу заступника Міністра - керівника апарату.

2.4. Департамент документального забезпечення перевіряє, чи виготовлялися раніше аналогічні печатки, чи є відмітка про їх втрату або викрадення, акт про знищення печатки в разі її зношення/пошкодження або в разі реорганізації Міністерства/структурного підрозділу.

У разі виявлення департаментом документального забезпечення наявності аналогічної печатки виготовлення нової печатки не погоджується.

2.5. Замовник печатки, отримавши дозвіл заступника Міністра - керівника апарату на її виготовлення, передає замовлення адміністративно-господарському департаменту, який забезпечує виготовлення печатки. Оригінал замовлення зберігається у справі адміністративно-господарського департаменту.

2.6. Керівник замовника видає на ім’я працівника, який зберігатиме та використовуватиме в роботі печатку (далі - користувач), довіреність на одержання її в департаменті документального забезпечення.

2.7. Адміністративно-господарський департамент у встановлений замовником строк забезпечує виготовлення згідно із замовленням печатки, передає її під підпис у накладній працівникові, відповідальному за облік печаток, повідомляє про це замовника.

Документи, необхідні для передавання печатки, готуються адміністративно-господарським департаментом.

3. Облік печаток

3.1. Наказом Міністерства визначається посадова особа, на яку покладається відповідальність за ведення обліку печаток (далі - відповідальний за облік). Відповідальним за облік є директор департаменту документального забезпечення чи його заступник.

3.2. Щороку номенклатурою справ департаменту документального забезпечення передбачається справа постійного зберігання "Журнал обліку відбитків печаток і штампів Міністерства" (далі - журнал) згідно з додатком 2.

Журнал повинен бути прошитий, з пронумерованими сторінками та скріплений печаткою на окремому аркуші. Журнал зберігається у відповідального за облік та через два роки після знищення або визнання втраченими всіх печаток, відбитки яких унесені до нього, передається для зберігання до архіву Міністерства.

3.3. Відповідальний за облік після одержання в адміністративно-господарському департаменті печаток проставляє їх відбитки в журналі із зазначенням дати взяття на облік.

Використання в роботі печаток, відбитки яких не проставлено в журналі, забороняється.

3.4. Виготовлені штампи передаються адміністративно-господарським департаментом безпосередньо структурному підрозділові, що їх замовляв. Штампи не підлягають обліку у відповідному журналі, а обліковуються та знищуються як матеріальні цінності.

3.5. Керівник замовника видає користувачеві довіреність на одержання печатки у відповідального за облік, яка зберігається у справі департаменту документального забезпечення разом із журналом. Печатка видається безпосередньо користувачеві під підпис про її отримання в журналі.

3.6. Департамент документального забезпечення після видачі печатки готує проект наказу про покладення на користувача відповідальності за її зберігання і використання та в установленому порядку подає його на підпис заступнику Міністра - керівникові апарату.

3.7. Проект наказу про покладення відповідальності за зберігання і використання великої гербової печатки Міністерства, місце її зберігання готується департаментом документального забезпечення та подається на підпис Міністру.

3.8. Користувач у разі свого звільнення, переведення на інше місце роботи зобов’язаний передати печатку відповідальному за облік для подальшого її передання іншому користувачеві.

Самостійне передання печаток від одного користувача іншому забороняється.

3.9. Відповідальний за облік приймає печатку, перевіряє її цілісність і відповідність відбитка та проставляє у відповідних графах журналу час і дату одержання печатки та свій підпис. У разі виявлення пошкодження печатки або невідповідності відбитка відповідальний за облік доповідає про це заступнику Міністра - керівникові апарату для прийняття рішення.

3.10. Керівник замовника в день передання печатки відповідальному за облік видає довіреність на одержання печатки новому користувачеві.

3.11. Новий користувач одержує у відповідального за облік згідно з наданою ним довіреністю печатку, проставляючи в журналі дату та підпис.

3.12. Після передання печатки новому користувачеві департамент документального забезпечення готує проект наказу про внесення змін до наказу про покладення відповідальності за зберігання та використання в роботі печаток.

4. Зберігання та використання печаток та штампів

4.1. Керівник замовника готує довіреність, у якій визначає користувача, якому надано право одержати виготовлену печатку, а також пропонує покласти на нього відповідальність за її зберігання та використання.

Заступник Міністра - керівник апарату визначає відповідальних працівників за зберігання та використання печаток.

Місце зберігання великої гербової печатки Міністерства та посадову особу, відповідальну за її зберігання і використання, визначає Міністр.

4.2. Користувачі відповідно до своїх посадових інструкцій несуть адміністративну відповідальність за зберігання та використання одержаних ними печаток.

4.3. Печатки зберігаються в робочий час у столі користувача, а в неробочий час - у сейфах, що зачиняються на ключ та опечатуються.

Зберігання печаток у доступних для сторонніх осіб місцях, передання стороннім особам, а також використання їх за межами Міністерства без дозволу заступника Міністра - керівника апарату забороняється.

4.4. У разі втрати або викрадення печатки користувач негайно інформує про це відповідального за облік, який, у свою чергу, доповідає заступнику Міністра - керівникові апарату.

4.5. Заступник Міністра - керівник апарату організовує проведення службового розслідування та вживає заходів щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки.

4.6. За наявності підстав уважати, що печатку викрали, департамент документального забезпечення повідомляє правоохоронні органи.

4.7. У разі коли за результатами службового розслідування місцезнаходження печатки не встановлено, таку печатку визнають недійсною, про що робиться відповідна відмітка в журналі.

Замовник повідомляє заінтересовані органи влади, юридичні та фізичні особи про визнання печатки недійсною, а також у разі необхідності оприлюднює відповідну інформацію в засобах масової інформації або в мережі Інтернет.

4.8. Висновок за результатами службового розслідування за фактом втрати або викрадення печатки підшивається до відповідної справи департаменту документального забезпечення.

4.9. Щороку заступник Міністра - керівник апарату утворює комісію для проведення перевірки наявності, стану обліку, умов зберігання та правильності використання печаток і штампів.

До складу комісії входять відповідальний за облік, представник департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності та представник адміністративно-господарського департаменту.

4.10. У разі виявлення відсутності, недоліків у обліку та/або неналежного зберігання печаток комісія складає акт (додаток 3) та доповідає заступнику Міністра - керівникові апарату для вжиття відповідних заходів.

Акт про результати перевірки зберігається у відповідній справі департаменту документального забезпечення.

4.11. У разі ліквідації, реорганізації Міністерства його велика гербова печатка передається голові комісії з проведення ліквідації, реорганізації Міністерства або визначеному головою комісії працівникові.

4.12. У разі ліквідації, реорганізації Міністерства структурні підрозділи, які у своїй роботі використовують печатки, продовжують користуватися ними до прийняття Кабінетом Міністрів України рішення про можливість забезпечення здійснення функцій і повноважень Міністерства іншим державним органом влади.

Використання структурними підрозділами печаток після прийняття Кабінетом Міністрів України відповідного рішення забороняється.

4.13. Велика гербова печатка Міністерства використовується в такому порядку:

для оформлення документів щодо організації роботи Міністерства до початку його функціонування (штатного розпису, документів щодо відкриття рахунків, картки зразків підписів посадових осіб, довіреностей тощо) - з дати реєстрації Міністерства як юридичної особи;

для оформлення документів, що створюються у процесі виконання Міністерством своїх повноважень, - з дати прийняття Кабінетом Міністрів України рішення про можливість забезпечення здійснення Міністерством функцій і повноважень.

4.14. Мала гербова печатка Міністерства використовується департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби для засвідчення документів з кадрових питань з дати реєстрації Міністерства як юридичної особи до дати виключення його з ЄДРПОУ.

4.15 У разі змін у структурі Міністерства печатки, що містять найменування структурного підрозділу, якого стосуються ці зміни, використовуються до дати призначення керівника нового структурного підрозділу.

4.16. У разі перейменування Міністерства печатки виготовляються протягом одного дня від дати прийняття рішення про перейменування.

Використання печаток зі старим найменуванням припиняється з дати призначення Міністра.

4.17. Структурні підрозділи, у роботі яких створюються документи, підписи на яких потребують скріплення печаткою, інформують заінтересовані органи про використання печатки з новим найменуванням Міністерства та надсилають їм її відбиток.

4.18. Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються великою гербовою печаткою Міністерства, подано в додатку 13 до Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України, затвердженої наказом Міністерства від 14.09.2012 N 1015.

Перелік посадових осіб, підписи яких потребують скріплення великою гербовою печаткою Міністерства, визначається наказами Міністерства про надання цим особам права підпису відповідних документів.

Документи, на яких проставляються інші печатки, визначаються наказами Міністерства.

4.19. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював останні три літери найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо відведеному для цього місці з відміткою "МП".

4.20. Печатки проставляються на документах з використанням чорнила синього кольору.

4.21. Штампи "КОНТРОЛЬ", "НЕГАЙНО", "ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ", "ПОВТОРНО", "ПІДЛЯГАЄ ДЕРЖАВНІЙ РЕЄСТРАЦІЇ" проставляються з використанням чорнила червоного кольору.

5. Знищення печаток

5.1. Печатки знищуються в разі:

пошкодження, зношення, непридатності до використання в роботі;

ліквідації, реорганізації чи перейменування Міністерства, структурного підрозділу.

5.2. У разі зношення або пошкодження печатки користувач доповідає своєму безпосередньому керівникові та разом зі службовою запискою повертає її відповідальному за облік.

5.3. Відповідальний за облік доповідає про повернення зношеної/пошкодженої печатки заступнику Міністра - керівникові апарату.

5.4. Заступник Міністра - керівник апарату утворює комісію у складі не менше трьох осіб для підтвердження факту зношення або пошкодження печатки.

5.5. Комісія, встановивши факт зношення/пошкодження печатки, вилучає та знищує її шляхом подрібнення. Про знищення печатки складається акт, який зберігається у справі департаменту документального забезпечення (додаток 4).

5.6. У разі перейменування Міністерства чи структурного підрозділу, у роботі якого використовується печатка, департамент документального забезпечення готує проект наказу про утворення комісії для знищення печатки зі старим найменуванням та подає його на підпис Міністрові (у разі знищення великої або малої гербової печатки Міністерства) чи заступнику Міністра - керівникові апарату (у разі знищення інших печаток).

Печатки знищуються як такі, що стали непридатними до використання в роботі.

5.7. Знищення печаток у разі ліквідації або реорганізації Міністерства здійснюється комісією з проведення ліквідації (реорганізації) після надходження повідомлення про виключення Міністерства з ЄДРПОУ.

5.8. Рішення комісії про вилучення печатки для знищення оформляється протоколом.

5.9. У разі коли печатку не буде знищено в день прийняття відповідного рішення, члени комісії запаковують її в конверт (папку, коробку), який опечатують печаткою "ДЛЯ ПАКЕТІВ". Конверт (папка, коробка) із запакованою печаткою разом з відповідним актом зберігається в сейфі департаменту документального забезпечення до знищення печатки.

5.10. Знищення печатки здійснюється шляхом подрібнення кліше, оформляється актом у двох примірниках, один з яких зберігається у відповідній справі департаменту документального забезпечення, а другий надсилається департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності для списання печатки як матеріальної цінності.

Акт реєструється в установленому порядку в департаменті документального забезпечення.

5.11. Після знищення печатки відповідальний за облік робить відповідний запис у журналі із зазначенням дати і номера акта про її знищення.

Начальник відділу організаційно-методичного
забезпечення діловодства та архіву К. Бідна

Додаток 1
до Інструкції

Замовлення
N ____ від _________
__________________________________
(найменування самостійного структурного підрозділу)

на виготовлення печатки/штампа

З Додатком 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 2
до Інструкції

Журнал
обліку відбитків печаток/штампів

__________

* У примітці зазначається номер акта про знищення печатки/штампа, номер висновку за результатами службового розслідування.

Додаток 3
до Інструкції

Акт
про проведення перевірки наявності,
умов зберігання та ведення обліку печаток і штампів

З Додатком 3 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 4
до Інструкції

Акт
про знищення печаток/штампів

З Додатком 4 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Документи що посилаються на цей