КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
Департамент фінансів соціальної сфери
Про видавання авансу на відрядження
ПИТАННЯ: Вважається, що чинними нормативно-правовими актами конкретних строків видачі авансу на відрядження не встановлено. Чи це дійсно так? Часто під час підготовки до відрядження виникає потреба у видачі авансу двома частинами: першу, наприклад, на придбання проїзних квитків або оформлення виїзних документів (закордонного паспорта, візи) і другу - на виплату добових, витрат на проживання тощо. Потреба в наданні авансу частинами може мати різні причини, в тому числі відсутність у підприємства вільних грошових коштів у достатній кількості на момент видачі першої частини авансу. Чи можна видавати аванс на відрядження частинами? Як звітувати в такому разі? Чи потрібно зобов'язувати працівника звітувати окремо за кожну частину одержаного авансу? Чи можна подати один звіт про використання коштів, виданих на відрядження, уже після повернення з нього?
ВІДПОВІДЬ: За постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» й Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (у редакції наказу від 17.03.2011 р. № 362), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами на поточні витрати під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому правникові може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. При цьому грошовий аванс видається відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові витрати.
Так, дійсно, терміну, впродовж якого працівника має бути забезпечено авансом, чинним законодавством з питань службових відряджень не встановлено. Вважається, що це питання має вирішуватися в кожному конкретному випадку після видавання наказу (розпорядження) про відрядження та з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов'язаних із направленням у відрядження (наприклад, придбанням проїзних квитків).
Також чинне законодавство з питань службових відряджень не містить положень щодо заборони видачі працівникові авансу частинами на одне і те саме відрядження. Тобто видавати аванс на одне і те саме відрядження частинами дозволяється, однак за умови, що такий аванс видається відрядженому працівникові в розмірі, потрібному для покриття його поточних витрат (на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові витрати), і до його вибуття в таке відрядження.
Оскільки фактично видають аванс частинами на одне відрядження, то після повернення з цього відрядження працівник подає й один звіт про використання всіх одержаних ним коштів на таке відрядження в установлені законодавством терміни.
Зокрема, згідно з Податковим кодексом України після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, в установленому законодавством порядку.
Якщо під час службових відряджень відряджений працівник одержав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).
Якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосовував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Начальник відділу,
Алла БРОДЕЦЬКА
"Праця i зарплата" N 19 (887), 21 травня 2014 р.
Передплатний iндекс: 30214