Позачергові вибори Президента:
правильно відобразити витрати не менш важливо,
ніж зробити правильний вибір

Одним із сюрпризів 2014 року для нас стали позачергові вибори Президента України, призначені на 25 травня. Вони відрізняються від попередніх не лише їх несподіваним призначенням, але й тим, що проводяться в умовах часткової мобілізації та дії «антикризових» законів. Всі ці фактори збільшують відповідальність розпорядників бюджетних коштів. Тому ми вирішили прийти на допомогу працівникам виборчих комісій. Сьогодні ви дізнастеся про те, які вимоги висуває законодавство до витрачання «виборчих» коштів, та як правильно оформити документи, що підтверджують їх використання.

Повноваження виборчих комісій

Повноваження з підготовки, організації і проведення голосування та підрахунку голосів виборців покладено на виборчі комісії. Виборчі комісії функціонують на трьох рівнях (Закон про вибори Президента):

- центральна виборча комісія (далі - ЦВК);

- окружні виборчі комісії;

- дільничні виборчі комісії.

Їх повноваження визначаються окремими статтями Закону при вибори Президента (ст. 25, 26 та 27 відповідно), а повноваження ЦВК- ще й Законом про ЦВК. Облишмо повноваження виборчих комісій щодо дотримання законодавства про вибори Президента України та правильності підрахунку голосів на розсуд юристів. Ми будемо розглядати лише діяльність комісії, яка стосується витрачання бюджетних коштів та обліку цих витрат. Структуру діяльності виборчих комісій дивіться на рис.

З Рисунком можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Як ми бачимо, дільнична комісія має набагато менше повноважень порівняно з ЦВК та окружною комісією. Але історія виборів пишеться саме на дільничних комісіях. Це стосується як самого виборчого процесу, так і господарських операцій, пов'язаних з його організацією. Хоча дільничні комісії й не ведуть бухгалтерський облік, але достовірність бухгалтерського обліку окружних комісій цілком залежить від правильного оформлення первинних документів, підготовлених відповідальними особами дільничних комісій. Оскільки виборчі комісії функціонують незначний проміжок часу, встановити помилку самостійну буде практично неможливо. Тому є велика ймовірність, що її встановлять працівники контролюючих органів, які будуть проводити ревізії витрачання коштів, виділених на вибори вже після закінчення виборчого процесу. Отже, далі ми з вами розглянемо детально, як саме працівники виборчих комісій мають здійснювати облік бюджетних коштів, як оформлювати первинні документи, та на що саме слід звернути увагу, щоб запобігти порушенням.

ВАЖЛИВО! Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть не тільки працівники бухгалтерії, але й особи, які склали та підписали ці документи (п.8 ст.9 Закону про бухоблік).

Кошториси та бухгалтерський облік

Вибори Президента України фінансуються за рахунок коштів державного бюджету (ч. 1 ст. 37 Закону про вибори Президента). Отже, надходження та витрачання цих коштів має проводитися з дотриманням всіх вимог бюджетного законодавства. Порядок фінансування регулює розроблений ЦВК Порядок 77.

На виконання вимог ст. 38 Закону про вибори Президента ЦВК постановою N 279 затвердила:

- розподіл коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку та проведення позачергових виборів Президента України 25 травня 2014 року (додаток 1);

- середні норми видатків окружних виборчих комісій (додаток 2);

- середні норми видатків дільничних виборчих комісій (додаток 3).

Норми видатків затверджені в розрізі статей видатків, виділених за економічною суттю платежів, які дещо відрізняються від звичних нам кодів економічної класифікації видатків (КЕКВ). Їхні складові елементи практично однакові для окружних та дільничних комісій і відрізняються лише граничними розмірами витрат, які розраховують виходячи з кількості виборців - для дільничних комісій та з кількості виборчих дільниць - для окружних комісій.

Норми видатків, затверджені постановою N 279, є підставою для складання кошторисного розрахунку потреби в бюджетних коштах, яку проводять працівники окружних дільниць. Розпорядники бюджетних коштів затверджують кошториси доходів та витрат і вносять зміни до них відповідно до Порядку N 228.

Облік витрачання бюджетних коштів здійсню ється із застосуванням форм карток і книг аналітич ного обліку бюджетних установ, використання яких затверджене наказом N 100. Окружні комісії обліковують кошти, що надійшли на фінансування виборів на рахунках, відкритих в органах ДКСУ.

Норми витрат, затверджені для окружних та дільничних комісій, значно відрізняються. Але в подальшому ми не будемо звертати уваги на розміри. Розглянемо лише порядок витрачання коштів за окремими статтями видатків.

Рис.1

Держзакупівлі для виборів

Закупівля товарів для підготовки і проведення виборів здійснюється без дотримання процедур держзакупівель, встановлених Законом про держзакупівлі. На це прямо вказано у ч. 3 ст. 2 Закону про держзакупівлі та ч. 2 ст. 39 Закону про вибори Президента.

Виборчі комісії проводять закупівлю товарів і послуг, дотримуючись норм порядку N 27. Цей порядок визначає, що та у кого виборчі комісії можуть закуповувати без дотримання процедури держзакупівель.

Стосовно закупівель окружними виборчими комісіями порядок N 27 вимагає, щоб закупівля окружними виборчими комісіями товарів і послуг здійснювалася з дотриманням принципу максимальної економії та ефективності використання бюджетних коштів на підставі договорів, укладених відповідно до ЦКУ та ГКУ. Договір про закупівлю та додатки до нього підписує голова виборчої комісії (а в разі його відсутності - заступник голови). Після підписання окружна виборча комісія реєструє договір (обидва його примірники) шляхом присвоєння йому порядкового номера із зазначенням дати укладання договору. Один примірник договору зберігається у виборчій комісії, другий - передається чи надсилається відповідному постачальнику товарів, виконавцю послуг.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! ЦВК постановою N 434 дозволила окружним виборчим комісіям здійснювати попередню оплату товарів і послуг в розмірі до 30% їх вартості на строк не більше одного місяця за умови, що такий порядок розрахунків передбачено відповідним договором про закупівлю.

Придбання канцелярських товарів та витратних матеріалів

Норми забезпечення виборчих комісій з виборів Президента України транспортними засобами, засобами зв'язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями наведені у додатку 2 до постанови N 31. Тут, зокрема, передбачено, що окружні та дільничні виборчі комісії забезпечуються вивісками, печатками і штампами, канцелярським приладдям (відповідно до середніх норм видатків, затверджених постановою 279).

Придбання матеріальних цінностей за рахунок коштів державного бюджету, виділених на вибори Президента України, та їх списання з обліку проводиться на загальних підставах, з дотриманням вимог положення N 947 і не відрізняється від обліку запасів звичайних бюджетних установ. Проблемою може бути лише питання налагодження документообігу між окружною комісією, яка придбаває матеріальні цінності та проводить їх оплату для всіх дільничних комісій, та дільничними комісіями, які фактично використовують отримані цінності для забезпечення їх діяльності. Отже, щоб забезпечити збереження та раціональне використання матеріалів, слід визначити матеріально відповідальну особу. Найкраще, якщо це буде вивільнений член комісії, можливо, технічний працівник.

Окружні виборчі комісії передають матеріальні цінності до дільничних комісій з оформленням видаткових накладних. Відповідальні працівники дільничних комісій складають акти за результатами фактичного використання матеріалів. Акти передають до окружних комісій для списання матцінностей у бухобліку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Передача матеріалів до дільничних виборчих комісій не є підставою для списання їх з обліку. Проводити списання можна лише після фактичного використання запасів.

Видатки на оплату праці та залучення сторонніх спеціалістів

Витрати на заробітну плату разом із нарахуваннями складають найбільшу частку в загальному розмірі витрат на проведення виборів. Тому, як завжди, даний напрям витрачання бюджетних коштів потребує детального розгляду.

Зараз же виділимо лише кілька важливих моментів:

- порядок оформлення відносин з членами виборчих комісій та оплати їх праці регулює Порядок 226;

- для забезпечення роботи з проведення позачергових виборів Президента України у 2014 році виборча комісія може залучати на підставі цивільно-правових договорів відповідних спеціалістів, технічних працівників. Це нове положення ч. 20 ст. 28 Закону про вибори Президента. При укладанні таких договорів слід керуватися Порядком N 255;

- повноваження щодо укладання договорів з членами дільничних комісій, повноваження щодо оплати праці членам дільничних комісій та виплат залученим спеціалістам покладаються на окружні комісії;

- оплату праці членам комісій та виплати залученим фахівцям проводять за КЕКВ 2111 «Заробітна плата», а нарахування єдиного внеску за КЕКВ 2120 «Нарахування на оплату праці».

Відрядження членів виборчих комісій

Службові поїдки членів виборчих комісій, пов'язані з виконанням обов'язків членами виборчих комісій, прирівняли до відряджень. Відповідно відшкодовувати пов'язані з цим витрати слід, керуючись постановою N 98 (п. 13 розд. II Порядку 77).

На відміну від звичайних відряджень, коли у службову поїздку направляють працівника, у нашому випадку відряджають особу, яка не перебуває у трудових відносинах з виборчою комісією (про це детально у консультації на с. 18 цього номера). Отже, питання про збереження середнього заробітку за час такого відрядження не постає: оплату праці членам виборчих комісій проводять відповідно до укладених з ними договорів цивільно-правового характеру чи враховуючи норми оплати праці (щодо членів виборчих комісій з якими такі договори не укладають).

Отже, актуальним є питання щодо виплати добових та відшкодування витрат на проїзд (враховуючи характер таких поїздок про оплату проживання, як правило, мова не йде).

Нагадаємо, щб відповідно до постанови N 98 розмір добових витрат при відрядженні в межах України становить 30 грн.

Щодо документального оформлення таких операцій, пам'ятайте про таке:

- для відрядження членів дільничних комісій наказ про відрядження видає голова окружної комісіїяк керівник офіційно зареєстрованої установи та розпорядник бюджетних коштів;

- у наказі зазначають термін відрядження (на підставі якого будуть оплачені добові витрати);

- підставою для відшкодування витрат на проїзд є оригінали підтвердних документів (квитків);

- для відшкодування витрат член дільничної та окружної виборчих комісій подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, разом з підтвердними документами до окружної виборчої комісії.

Витрати на утримання приміщень і транспорту

Щоб визначити, як окружним та дільничним виборчим комісіям вирішити питання розміщення та транспортного обслуговування, звернемося до уже згадуваної постанови N 31. Цією постановою затверджені:

- вимоги до приміщень окружних виборчих комісій з виборів Президента України (додаток 1);

- норми забезпечення виборчих комісій з виборів Президента України транспортними засобами, засобами зв'язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями (додаток 2);

- види послуг, які виборчі комісії з виборів Президента України можуть закуповувати за рахунок коштів Державного бюджету України (додаток 3).

Як зазначено у п. 1 додатку 2 до постанови 31, органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування для забезпечення роботи виборчих комісій надають транспортні засоби, засоби зв'язку, обладнання, інвентар, оргтехніку, інші матеріальні цінності.

А серед послуг, які окружні та дільничні виборчі комісії можуть закуповувати за рахунок бюджетних коштів, названі послуги з транспортного обслуговування та послуги з оренди та утримання приміщень.

Оренда приміщень та послуги зв'язку

За загальним правилом, орендна плата для установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, становить 1 грн на рік (п. 10 Методики N 786). Отже, за умови, що виборчі дільниці розміщуються виключно в приміщеннях комунальної та державної власності, плата за їх перебування не може становити більше 1 грн.

Але при цьому виборчі комісії повинні відшкодовувати вартість комунальних послуг, спожитих протягом періоду роботи. Для впорядкування таких розрахунків слід укласти договори із власниками приміщень з конкретним визначенням переліку комунальних послуг (опалення, водопостачання, експлуатаційні витрати на охорону та прибирання приміщень тощо).

Що стосується послуг зв'язку, то відповідно до додатку 2 до постанови N 31 органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування мають надати виборчим комісіям, серед іншого, й телефонні апарати. А додаток 3 до постанови N 31 дозволяє виборчим комісіям оплачувати послуги з фіксованого телефонного зв'язку (місцевого, міжміського, факсимільного, абонентної плати), крім встановлення та підключення телефонних ліній (п. 2 ч.2 додатку 3 постанови N 31).

Якщо органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування виділили приміщення з обладнаними телефонними лініями, то в договорі оренди слід передбачити відшкодування витрат на телефонний зв'язок орендодавцю. Звичайно, найкращим рішенням буде варіант, коли для потреб комісії виділяють окрему телефонну лінію, якою більше ніхто не користується. Але не завжди є така технічна можливість. У такому разі слід реєструвати міжміські телефонні переговори в окремому журналі із зазначенням осіб, які телефонували. Це дасть можливість визначити вартість телефонних переговорів окремих користувачів після отримання рахунку від постачальника телекомунікаційних послуг.

Оплата транспортних послуг

Надання транспортних послуг окружним і дільничним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України, Президента України, окружним і дільничним комісіям з всеукраїнського референдуму врегульовано Порядком N 227.

Окружна комісія як юридична особа укладає договори з юридичними особами, фізичними особами-підприємцями (ФОП) або фізичними особами про надання транспортних послуг відповідно до глави 63 ЦКУ. Голова окружної комісії, а за його відсутності - заступник голови окружної комісії, від імені окружної комісії підписує відповідний договір.

Укладати договори про транспортні послуги можна як з юрособами - перевізниками та ФОП, так і зі звичайними фізичними особами. Обов'язкова умова укладання договору - наявність у перевізників власного чи орендованого автотранспорту, що відповідає вимогам комісії, перебуває у справному технічному та належному санітарному стані. У разі залучення суб'єкта господарювання, який використовує орендовані транспортні засоби, умови договору не повинні суперечити його зобов'язанням за укладеним договором оренди.

Нижче у таблиці ви знайдете правила укладання договорів перевезення.

Правила укладання договорів перевезення
з різними перевізниками

Фінансова та бюджетна звітність

Склад звітності, яку подають окружні виборчі комісії, та порядок її подання мають свої особливості. Вони пов'язані з тим, що комісії працюють нетривалий проміжок часу, який не збігається з термінами подання звітності бюджетних установ, визначеними у Порядку 44. Тому ЦВК розробила спеціальний Порядок 243, який регулює подання звітності окружними виборчими комісіями.

Порядок N 243 передбачає, що окружні виборчі комісії подають звітність до ЦВК у двох випадках:

1) у період виконання своїх повноважень вони подають квартальну фінансову та бюджетну звітність відповідно до графіка, затвердженого Головою ЦВК. Перелік форм такої звітності визначено у п. 3 Порядку N 243. До його складу входять окремі форми звітності бюджетних установ, складання яких передбачено Порядком N 44;

2) у 15-денний термін з дня офіційного оголошення результатів виборів Президента України вони подають фінансову та бюджетну звітність за переліком, визначеним у п. 4 Порядку N 243. Окрім загальних форм звітності бюджетних установ, вказаних вище, до її складу входять спеціальні форми (п. 5 Порядку N 243):

- інформація про виконання єдиного кошторису видатків для підготовки та проведення виборів Президента України;

- розшифровка до форми N 7д «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами;

- довідка про підтвердження залишків відкритих асигнувань на реєстраційному рахунку;

- пояснювальна записка щодо причин виникнення заборгованості разом з оригіналами документів, що підтверджують таку заборгованість;

- копія акта перевірки територіальними органами ДФІУ використання окружною виборчою комісією коштів Держбюджету;

- зведена довідка про наявність та місцезнаходження матеріальних цінностей в територіальному виборчому окрузі;

- зведена довідка про наявність та місцезнаходження виборчих скриньок у територіальному виборчому окрузі;

Окружні комісії подають звітність у двох примірниках. Один примірник звітності зберігається у ЦВК, а другий примірник разом з документами бухгалтерського обліку передається на зберігання до місцевих державних архівних установ (п. 8 Порядку N 243).

Головні тези

- Виборчі комісії функціонують на трьох рівнях: ЦВК, окружні виборчі комісії, дільничні виборчі комісії. ЦВК та окружні комісії є юрособами.

- Достовірність бухгалтерського обліку окружних комісій цілком залежить від правильності оформлення первинних документів, підготовлених відповідальними особами дільничних комісій.

- Фінансування виборів Президента України проводиться за рахунок коштів державного бюджету. Надходження та витрачання цих коштів має проводитися з дотриманням всіх вимог бюджетного законодавства. Норми витрат, затверджені постановою N 279, є підставою для складання кошторисного розрахунку потреби в бюджетних коштах, яку проводять працівники окружних дільниць.

- Закупівля товарів для підготовки і проведення виборів здійснюється без дотримання процедури держзакупівель, встановлених Законом про держзакупівлі.

- Договір про виконання обов'язків члена комісії укладають член виборчої комісії та голова окружної виборчої комісії як посадова особа бюджетної організації.

- Службові поїдки членів виборчих комісій, пов'язані з виконанням обов'язків членами виборчих комісій, прирівняли до відряджень.

- Необхідно налагодити документообіг між окружною комісією, яка придбаває матеріальні цінності для всіх дільничних комісій, та самими комісіями, які фактично використовують отримані цінності для забезпечення їх діяльності. Щоб забезпечити збереження та раціональне використання матеріалів, слід визначити матеріально відповідальну особу.

- Виборчі комісії можуть оплачувати послуги телефонного зв'язку, крім встановлення та підключення телефонних ліній.

- Укладати договори про транспортні послуги можна як з юрособами та ФОП, так і з звичайними фізособами.

- Окружні виборчі комісії в 15-денний термін з дня оголошення результатів виборів подають до ЦВК звітність за переліком, визначеним Порядком 243. До складу звітності входять загальні форми звітності бюджетних установ та спеціальні форми звітності про використання коштів на підготовку та вибори Президента України.

Використані документи

ЦКУ - Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. N 435-IV.

ГКУ - Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. N 436-IV.

Закон про вибори Президента - Закон України «Про вибори Президента України» від .03.1999 p. N 474-XIV.

Закон про ЦВК - Закон України «Про Центральну виборчу комісію» від 30.06.2004 р. N 1932-IV.

Закон про держзакупівлі - Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. N 1197-VII.

Закон про бухоблік - Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. N 996-XIV.

Постанова N 98 - постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. N 98.

Порядок N 228 - Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. N 228.

Наказ N 100 - наказ ДКУ «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання» від 06.10.2000 р. N 100.

Порядок N 77 - Порядок фінансування окружних виборчих комісій та дільничних виборчих комісій закордонних виборчих дільниць за рахунок коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку та проведення виборів Президента України, затверджений постановою ЦВК від 26.03.2014 р. N 77.

Порядок N 27 - Порядок здійснення закупівель виборчими комісіями товарів і послуг за рахунок коштів Державного бюджету України для підготовки та проведення позачергових виборів Президента України 25 травня 2014 року, затверджений постановою ЦВК від 27.02.2014 р. N 27.

Постанова N 434 - постанова ЦВК «Про здійснення окружними виборчими комісіями з виборів Президента України попередньої оплати при закупівлі товарів і послуг, необхідних для підготовки та проведення позачергових виборів Президента України 25 травня 2014 року» від 30.04.2014 р. N 434.

Постанова N 279 - постанова ЦВК «Про затвердження Розподілу коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку та проведення позачергових виборів Президента України 25 травня 2014 року, та середніх норм видатків виборчих комісій на 2014 рік» від 15.04.2014 р. N 279.

Постанова N 31 - Постанова ЦВК «Про вимоги до приміщень окружних і дільничних виборчих комісій з виборів Президента України та приміщень для голосування, норми забезпечення виборчих комісій з виборів Президента України транспортними засобами, засобами зв'язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями, види послуг, які виборчі комісії можуть закуповувати за рахунок коштів Державного бюджету України» від 04.03.2014 р. N 31.

Порядок N 255 - Порядок залучення спеціалістів, експертів та технічних працівників для організаційного, правового, інформаційного, технічного забезпечення здійснення повноважень виборчих комісій на час підготовки та проведення виборів Президента України (додаток 1 до постанови ЦВК від 11.04.2014 р. N 255).

Порядок N 226 - Порядок оплати праці членів окружних та дільничних виборчих комісій з виборів Президента України, затверджений постановою ЦВК від 08.04.2014 р. N 226.

Порядок N 227 - Порядок надання транспортних послуг окружним і дільничним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України, Президента України, окружним і дільничним комісіям з всеукраїнського референдуму (додаток до постанови ЦВК від 08.04.2014 р. N 227).

Порядок N 243 - Порядок подання окружними виборчими комісіями з виборів Президента України фінансових звітів про надходження та використання коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку та проведення виборів Президента України (додаток 1 до постанови ЦВК від 09.04.2014 р. N 243).

Порядок N 44 - Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом МФУ від 24.01.2012 р. N 44.

Положення N 947 - Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 14.11.2013 р. N 947.

Методика N 786 - Методика розрахунку орендної плати за державне майно та пропорції її розподілу, затверджена постановою КМУ від 04.10.1995 р. N 786

Норми N 43 - Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. N 43.

Документи що посилаються на цей