КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
Департамент фінансів соціальної сфери
Підстави для відшкодування витрат на придбання
електронного документа на проїзд
ПИТАННЯ: Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 і ст. 140 Податкового кодексу України витрати на проїзд у разі направлення працівника у відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів. Тобто й до електронних документів на всі види транспорту висуваються однотипні вимоги - наявність посадкового талона і документа про сплату. Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон зазначено тільки, який пакет документів є підставою для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка, до якого включено посадковий талон і документ про сплату. Щодо підтвердних документів у разі придбання електронних квитків на інші види транспорту спеціальних застережень ця Інструкція не містить. Чи справді до переліку підтвердних документів висуваються ті самі вимоги, що й до електронних авіаквитків, - наявність посадкового талона і документа про сплату, - в разі придбання працівниками бюджетних установ електронних квитків на інші види транспорту?
ВІДПОВІДЬ: За підпунктом 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Зокрема, постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (у редакції наказу від 17.03.2011 р. № 362, далі - Інструкція), розробленою на виконання цієї постанови, визначено порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, понесених у зв'язку з таким відрядженням, для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
Зокрема, Інструкцією встановлено перелік документів, які мають подаватися направленими у відрядження працівниками для підтвердження їхніх витрат на придбання електронних квитків на окремі види транспорту.
Так, відповідно до Інструкції в разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із названим маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
Якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.
Крім того, у зв'язку з упровадженням електронних документів на залізничному транспорті наказом Мінфіну України від 19.07.2013 р. № 667 унесено нові норми до Інструкції. Згідно з цими змінами в разі використання направленим у службове відрядження працівником електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ); у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги. У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення. Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.
Тобто в разі використання працівником електронного проїзного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ. Потреба подавати відрядженим працівником при цьому такі документи, як посадковий талон та документ про сплату, Інструкцією не визначена.
Водночас використання електронних документів на інші (крім повітряного та залізничного транспорту) види транспорту нині чинним законодавством не передбачене.
Начальник відділу,
Алла БРОДЕЦЬКА
"Праця i зарплата" N 21 (889), 4 червня 2014 р.
Передплатний iндекс: 30214