Облік бланків листків непрацездатності:
окремого порядку немає, тому організуємо його самі

(коментар до листів МОЗ від 12.03.2014 р. N 3.18-Д-1/13/497/6758 і
від 31.03.2014 р. N 3.07-Д-1/623/8626)

Листи, що коментуються, адресовані виключно закладам охорони здоров'я, які видають листки непрацездатності (так звані лікарняні). У них фахівці МОЗ висвітлили певні облікові моменти бланків таких документів. Ми ж розставимо деякі акценти.

Поза сумнівами, бланки листків непрацездатності (далі - БЛН) для закладів охорони здоров'я - особливі матцінності. Вони хоча і є запасами, але все ж їх облік по-своєму специфічний.

Статус БЛН

З одного боку, "непрацездатна" нормативка вимагає зберігати БЛН як бланки суворої звітності. Це сказано в абз. 4 п. 3.2 Технічного опису листка непрацездатності, затвердженого спільним наказом ФНВ, МОЗ, Мінпраці, ФТВП від 03.11.2004 р. N 532/274/136-осЛ 406, і, власне, на самому БЛН.

Але з іншого боку, з усією "суворістю" підійти до їх обліку немає причин: з 08.06.2012 р. БЛН не є документами суворої звітності.

Як же бути? Вважаємо, що в будь-якому разі для обліку БЛН застосовувати типові форми первинного обліку бланків суворої звітності, затверджені наказом Мінстату від 11.03.96 р. N 67, не потрібно. Як не крути, БЛН - не є документом суворого обліку. Крім того, зазначені форми не містять всієї необхідної інформації для обліку наявності та руху БЛН.

Що стосується бухобліку, то нам ближче субрахунок 234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя". Погоджується з цим і МОЗ, про що сказано в листі, що коментується, від 31.03.2014 р. N 3.07-Д-1/623/8626.

А от у ситуації, коли БЛН надійшли до медзакладу ще до скасування їх суворості, продовжуйте вести облік наявності та руху БЛН на субрахунку 331 "Грошові документи в національній валюті" (і одночасно на позабалансовому рахунку 08 "Бланки документів суворої звітності") до повного використання таких бланків*.

Що стосується організації первинного обліку БЛН, то на сьогодні єдиного нормативно-правового акту, що регламентує порядок отримання, розподілу, використання, реєстрації та знищення БЛН, немає. Як підкреслило МОЗ у листах, що коментуються, організація документообігу з питань обліку БЛН - компетенція керівника медзакладу.

Тому насамперед керівник закладу, видаючи відповідні накази, повинен призначити:

- особу, відповідальну за отримання, розподіл, зберігання БЛН (це може бути бухгалтер-касир, старша чи головна медична сестра або будь-який інший працівник);

- склад комісії зі знищення корінців БЛН, термін зберігання яких закінчився, і зіпсованих БЛН.

Також доцільно розробити і затвердити порядок обліку БЛН. У цій частині можна орієнтуватися на загальний порядок обліку запасів, адже БЛН - це ті ж запаси. А можна підійти до обліку БЛН більш педантично і врахувати специфіку такого виду запасу, як БЛН (наявність корінців, особливості використання). Далі ми запропонуємо для цього спеціальні документи (див. Додаток 1, 2 і 3 до коментаря).

Отримання БЛН

МОЗ закуповує БЛН за рахунок за рахунок коштів коштів держбюджету за спеціальною бюджетною програмою і забезпечує ними заклади охорони здоров'я централізовано на безоплатній основі відповідно до їх заявок. Розподіл БЛН здійснюється згідно зі щорічними наказами МОЗ. Приміром, минулого року таким був наказ від 21.06.2013 р. N 539.

Відповідальна особа отримує БЛН на підставі довіреності, оформленої в установленому порядку. До видачі вони зберігаються в підзвіті (у цієї ж або іншої особи).

Медзаклади повинні вести точний кількісний облік БЛН, тому їх надходження доцільно відображати в спеціальній Книзі отримання бланків листків непрацездатності, складеній у довільній формі. Примірну форму такої Книги ви можете знайти у додатку 1 до коментаря.

Видача БЛН

Існує два способи видачі листків непрацездатності:

а) централізований (частіше використовують у великих поліклініках), коли всі листки непрацездатності оформляє медсестра (інша відповідальна особа), яка перебуває в реєстратурі або в окремому кабінеті. На підставі довідки (талона) лікаря вона виписує листок непрацездатності і реєструє його видачу в Журналі регістрації листків непрацездатності типової форми N 036/о, затвердженої наказом МОЗ від 14.02.2012 р. N 110. Підкреслимо: цей документ зберігають 5 років;

б) децентралізований, коли листок непрацездатності виписує безпосередньо лікар.

Медсестра і лікарі отримують БЛН від призначених головним лікарем осіб, які відповідають за зберігання БЛН. Про передачу бланків роблять відповідний запис у Книзі розподілу бланків листків непрацездатності, складеній у довільній формі. Примірну форму такої Книги ви можете знайти у додатку 2 до коментаря.

Медсестра і лікарі, які отримали під звіт БЛН, як правило, наприкінці кожного місяця звітують про витрачання БЛН шляхом здавання корінців раніше отриманих бланків. Фіксування повернення корінцем можна передбачити в Книзі розподілу бланків листків непрацездатності (додаток 2 до коментаря; графа 15, 16). Після цього використані БЛН списують з балансу на підставі акта (складають у довільній формі).

Книги отримання і розподілу бланків листків непрацездатності мають бути пронумеровані, прошнуровані і мати на останній сторінці запис: найменування організації, кількість сторінок, печатка організації і підпис керівника. Записи в книгах роблять в хронологічному порядку особою, відповідальною за отримання, видачу та зберігання БЛН.

Зберігання і знищення корінців БЛН

У листах, що коментуються, фахівці МОЗ підкреслили: терміни зберігання корінців БЛН Інструкцією N 532 не встановлені. Але ось-ось в цей документ внесуть зміни, якими, зокрема, буде встановлено такий термін.

Припустимо, коли це ще буде, а що закладам охорони здоров'я робити зараз - викидати корінці відразу чи зберігати вічно? Відповідаємо: ні те ні інше, адже термін зберігання корінців вже давно вирішений. Тільки чомусь МОЗ про це не знає.

Так, п. 716 розділу 7.2 "Медичне і санаторно-курортне обслуговування" Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. N 578/5, встановлено, що корінці БЛН зберігають 3 роки.

Тому в Положенні про облік БЛН, затвердженому у медзакладі, потрібно прописати, що корінці повинні зберігатися протягом 3 років і надалі знищуватися шляхом спалення комісією, призначеною керівником.

Документом, що підтверджує знищення, є акт. Його також складаєте у довільній формі, наприклад у формі Акта про знищення корінців бланків листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився, який ми навели в додатку 3 до коментаря.

Далі розглянемо порядок відображення в бухобліку операцій з отримання і руху БЛН.

Приклад. Медзаклад отримав 4000 шт. БЛН на загальну суму 1200 грн. Частину з них, а саме 150 шт., передали медсестрі (у закладі - централізований порядок видачі лікарняних). За підсумками місяця вона відзвітувала про 100 шт. виданих БЛН на суму 30 грн.

Операції з обліку БЛН показані в таблиці.

Додаток 1
до Коментаря

_______________________________

(найменування установи)

Код____________________________

Книга
отримання бланків листків непрацездатності

Додаток 2
до Коментаря

________________________________

(найменування установи)

Код____________________________

Книга
розподілу бланків листків непрацездатності

____________

*Для структурних підрозділів.

Додаток 3
до Коментаря

___________________________

(найменування установи)

Код_______________________

Акт
про знищення корінців бланків листків непрацездатності,
термін зберігання яких закінчився

Нами, комісією у складі

проведено знищення корінців бланків листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився.

Перелік
знищених корінців бланків листків непрацездатності

Усього знищено шляхом спалення______________________штук корінців листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився.

Голова комісії:

Члени комісії:

______________

* До речі, схожа ситуація склалася із бланками трудових книжок. Про це читайте у коментарі "Трудова книжка та низка інших документів з 17 січня 2014 року втратили "суворість"" до постанови КМУ від 25.12.2013 р. N 955.

Алла Головко,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"

Документи що посилаються на цей