Відпустка без збереження зарплати: правові, документальні
та розрахункові особливості; відповідальність
У цій статті автори пропонують варіанти законних можливостей, які може використовувати роботодавець для оптимізації трудових витрат у кризовий період. Крім встановлення неповного робочого часу ще одним варіантом, який дозволяє зберегти чисельність персоналу, є надання працівникам відпустки за свій рахунок. Розглянемо цей варіант детальніше.
Законодавчі підстави для надання відпустки за свій рахунок
Відпустки без збереження заробітної плати передбачені ст. 84 КЗпП України і статтями 25 та 26 Закону про відпустки.
Із Закону про відпустки витікає, що такі відпустки бувають двох видів:
- відпустка без збереження заробітної плати за бажанням працівника, що надається йому в обов'язковому порядку;
- відпустка без збереження заробітної плати за узгодженням сторін (ст. 26).
Оскільки у ситуації, що склалася, нас цікавлять відпустки, що надаються на підставі ст. 26 Закону про відпустки, обов'язкові" відпустки за свій рахунок ми розглядати не будемо.
Стаття 26 Закону про відпустки свідчить, що за сімейними обставинами і з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на строк, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік.
Звертаємо увагу на те, що трудове законодавство не розкриває поняття "Інші причини", тому роботодавець має право самостійно визначати причини, по яким працівник може відпочивати за свій рахунок.
Крім того, зазначимо наступні моменти:
- по-перше, обмеження відпустки за свій рахунок 15 календарними днями торкається кількості днів протягом одного календарного року. Це означає, що така відпустка не переноситься на наступний рік (якщо працівник протягом декількох років не брав відпустку або використав її не повністю);
- по-друге, при визначенні тривалості відпустки без збереження заробітної плати необхідно враховувати святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП України). Цей висновок витікає зі ст. 5 Закону про відпустки, відповідно до якої святкові та неробочі дні не враховуються при визначенні тривалості щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Отже, відпустка за свій рахунок не продовжується на святкові та неробочі дні, тому в цілях максимальної економії на фонд оплати праці (ФОП) таку відпустку краще надавати на період між святково-неробочими днями.
А чи можна відкликати працівника з відпустки без збереження зарплати?
Слід зазначити, що в Законі про відпустки про можливість відкликати працівника з такого виду відпустки нічого не сказано. Хоча на практиці подібна необхідність, зрозуміло, може виникнути.
На нашу думку, по аналогії зі щорічною відпусткою роботодавець все ж може відкликати працівника з неоплачуваної відпустки, але тільки з його письмової згоди.
А ось ділити на частини відпустку без збереження зарплати не можна У Листі N 31/13/133-12 сказано, що чинним законодавством не передбачене розділення на частини відпусток без збереження заробітної плати
Оформлення відпустки за свій рахунок
Підставою для надання відпустки без збереження заробітної плати є заява працівника і наказ (розпорядження) керівника про надання такої відпустки. У заяві працівник повинен вказати причини, які привели до необхідності виходу у таку відпустку, дату початку відпустки та її тривалість.
У Табелі обліку робочого часу (типова форма N П-5; затверджена Наказом N 489) по рядку для позначки умовних позначень видів витрат робочого часу вказується літерний код "НА" (цифровий код "18"), а також відзначається кількість днів та годин, проведених працівником у цій відпустці.
В Особовій картці працівника (типова форма N П-2; затверджена Наказом N 495/656) робляться відмітки в розділі V "ВІДПУСТКИ" з зазначення виду відпустки, її періоду, дати початку та закінчення, підстави для надання цього виду відпустки.
Особливості нарахування виплат
Якщо працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати, це ніяк не вплине на кількість призначених днів основної щорічної відпустки за відпрацьований робочий рік. .
Так, згідно зі ст. 82 КЗпП України та ст. 9 Закону про відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, включається, зокрема, і час відпустки без збереження заробітної плати згідно зі статтями 25 та 26 цього Закону2.
А як розрахувати суму відпускних у разі, якщо працівник протягом звдтного періоду перебував у відпустці за свій рахунок?
Згідно з п. 2 Порядку N 100, період, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.
У зв'язку з цим при розрахунку середньої зарплати з розрахункового періоду мають бути виключені дні неоплачуваної відпустки (на підставі статей 25 і 26 Закону про відпустки). На це вказали і фахівці Мінсоцполітики в Листі N 1203/13/84-12.
До речі, така позиція у посадових осіб соцвідомств була не завжди. Так, Мінпраці в Листі N 3144/0/10-08/13 підкреслювало, що період, коли працівник знаходився у відпустці без збереження заробітної плати відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, не виключається з розрахункового періоду, оскільки в даному випадку зменшення середньої заробітної плати працівника залежить від рішення самого працівника. Втім, ми не погоджувалися з такою точкою зору, оскільки подібне трактування не відповідає нормі п. 2 Порядку N 100.
А ось допомога з тимчасової непрацездатності при знаходженні у відпустці за свій рахунок не виплачується. В цьому випадку слід враховувати, що відповідно до п. 6 ч. І ст. 36 Закону N 2240 допомога з тимчасової непрацездатності не надається за період знаходження застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням. Про це повідомляється і в Листі N 1772-07.
Відповідальність
Отже, чинним законодавством встановлена заборона на надання відпустки без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж передбачено у ст. 84 КЗпП України та ст. 26 Закону про відпустки.
Спроба ж відправити працівника у відпустку за свій рахунок на строк, що перевищує 15 календарних днів у році, вважається порушенням трудового законодавства, за яке посадові особи підприємства та роботодавці-підприємці можуть притягатися до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 НМДГ, тобто від 510 до 1700 грн) При цьому не має значення, чи згоден на тривалішу відпустку працівник. Втім, якщо працівники згодні, то у ряді випадків, очевидно, вигідніше буде заплатити адміністративний штраф.
Зрозуміло, що роботодавець, який відправляє працівників у відпустку за свій рахунок відповідно до законодавства, навряд чи значно скоротить витрати на ФОП.
Проте послідовне та/або комплексне застосування передбачених трудовим законодавством варіантів дозволить, на наш погляд, розв'язати (хоч би тимчасово) проблему зниження трудових витрат без звільнення персоналу.
______________
1. Стаття люб'язно надана нам журналом "Бухгалтер" N 20 (736) /2014 (підписний індекс 74201).
2. За винятком відпустки без збереження зарплати по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а у випадку якщо дитина хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежний) - до досягнення нею шістнадцятирічного віку.
Список використаних документів
КЗпП України - Кодекс законів про працю України
КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення
Закон N 2240- Закон України від 18.01.2001 р. N 2240-III "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, обумовленими похованням"
Закон про відпустки - Закон України від 15.11.1996 р. N 504/96-ВР "Про відпустки"
Наказ N 489 - Наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. N 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці"
Наказ N 495/656 - Наказ Держкомстату України від 25.12.2009 р. N 495/656 "Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 "Особова картка працівника""
Порядок N 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.1995 р. N 100
Лист N 3144/0/10-08/13 - Лист Мінпраці України від 28.07.2008 р. N 3144/0/10-08/13 "Про роз'яснення застосування нормативних актів"
Лист N 31/13/133-12- Лист Міністерства соціальної політики України від 03.02.2012 р. N 31/13/133-12 "Про тривалість робочого часу і відпустки без збереження зарплати"
Лист N 1772-07 - Лист Виконавчої дирекції київського міського відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 21.05.2012 р. N 1772-07 "Щодо оплати листка непрацездатності у період відпустки без збереження заробітної плати"
Лист N 1203/13/84-12- Лист Міністерства соціальної політики України від 26.11.2012 р. N 1203/13/84-12 "Щодо розрахунку відпускних"
"Консультант бухгалтера" N 13 (761) 7 липня 2014 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)