Чи відображати у звітності заборгованість
за виданими під звіт маркованими конвертами
ПИТАННЯ: Бюджетна установа на початку грудня 2013 року придбала марковані конверти в кількості 300 шт., які відразу було надано під звіт матеріально відповідальній особі.
Протягом 2014 року було витрачено 100 конвертів. Як відобразити в піврічній звітності залишок невикористаних конвертів із марками, які знаходяться у підзвітної особи?
ВІДПОВІДЬ: Аби з'ясувати, чи потрібно відображати у звітності дебіторську заборгованість за виданими підзвітній особі маркованими конвертами, розберімося спочатку з порядком відображення їх в обліку.
Отримання маркованих конвертів від постачальника на підставі накладної відображають в обліку за дебетом субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» та кредитом 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» й одночасно на позабалансовому обліку за дебетом позабалансового рахунка 08 «Бланки документів суворої звітності».
Передачу маркованих конвертів під звіт матеріально відповідальній особі показують за дебетом субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» та кредитом 331.
Використання матеріально відповідальною особою конвертів і списання їх вартості на фактичні видатки установи відображаються за дебетом субрахунків 801 (802,811,812,813) та кредитом 362 й одночасно за кредитом рахунка 08.
Як же бути з відображенням дебіторської заборгованості, тобто із залишком маркованих конвертів у підзвіті матеріально відповідальної особи?
Відповідно до вимог Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44 (далі - Порядок № 44), дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами відображається в рядку 186 «Розрахунки з підзвітними особами» «Балансу» (форма № 1).
Казначейство в листі від 23.01.2012 р. № 17-08/206-1123 наголошує, що дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами також відображається у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7). Але мовиться про випадки, коли працівнику видали під звіт кошти на відрядження чи на господарські витрати, за які він не звітував.
Виходячи із характеристики субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами», на ньому обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження. Проте при видачі матеріальних цінностей у підзвіт бухгалтер вимушений застосовувати саме цей субрахунок відповідно до п.п. 3.13-3.14 таблиці з Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами , капіталом та зобов'язаннями бюджетних установ, наведеної в додатку 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Але така дебіторська заборгованість прямо не пов'язана з виконанням кошторису бюджетної установи, а лише відображає внутрішнє переміщення маркованих конвертів між матеріально відповідальними особами в межах бюджетної установи.
Отже, заборгованість підзвітної особи за наявними в неї (наданими під звіт) маркованими конвертами варто показувати в рядку 130 додатка 19 до Порядку № 44 з обов'язковою розшифровкою в підрядку.