Непорядки в країні:
що робити постраждалим бюджетникам з їх наслідками

На жаль, на сьогодні склалася така ситуація в країні, що в окремих регіонах процвітає вандалізм і мародерство. Не обійшло це і бюджетні організації. Внаслідок погромів вкрадені товарно-матеріальні цінності, знищені меблі, комп'ютерна та офісна техніка, пошкоджено інше майно і навіть зруйновані будівлі та приміщення. Окрім того, знищені документи. Що ж робити надалі таким постраждалим бюджетним організаціям? Розберемося з цим у статті.

Проведення інвентаризації

Для того щоб визначити масштаби катастрофи, насамперед слід провести інвентаризацію.

Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами та організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, визначені Інструкцією N 90.

Відповідно до п. 7.3 Інструкції N 90 інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження.

Інвентаризація майна здійснюється за його місцезнаходженням і матеріально відповідальними особами.

Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація факту наявності об'єктів.

Як зазначено у п. 1.9 Інструкції N 90, проведення інвентаризації є обов'язковим, зокрема:

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

- після пожежі або стихійного лиха (повеней, землетрусів тощо) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха.

Нагадаємо, що відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи (п. 1.10 Інструкції N 90). Усвою чергу головний бухгалтер разом із керівниками відповідних підрозділів та служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

- своєчасність проведення і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Наказом керівника встановлюються також терміни початку та закінчення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку.

Дані інвентаризації за кожним видом цінностей заносяться до інвентаризаційних описів окремо, за місцезнаходженням цінностей особами, відповідальними за їх зберігання. Такі описи складаються удвох примірниках і підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальні особи в кінці кожного інвентаризаційного опису розписуються про перевірені комісією і занесені в опис цінності.

Оформлені інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії установи для перевірки, виявлення відхилень та відображення в обліку результатів інвентаризації. Виявлені розбіжності відображаються у Порівняльних відомостях, які оформляються у розрізі матеріально відповідальних осіб в одному примірнику за кожною з них.

Члени інвентаризаційних комісій в установленому законом порядку несуть відповідальність за внесення до описів неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання нестач або лишків матеріальних цінностей.

Як визначено у п. 16.3 Інструкцїії N 90, після перевірки інвентаризаційною комісією правильності визначення бухгалтерією результатів інвентаризації для відображення висновків і пропозицій складається протокол інвентаризаційної комісії. Форму протоколу наведено у додатку 12 до Інструкції N 90.

У протоколі наводиться докладна інформація щодо причин та осіб, винних в нестачах, втратах, а також надлишках і зазначається, яких вжито заходів стосовно цих осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також до річного звіту.

Після безпосереднього проведення інвентаризації здійснюється регулювання інвентаризаційних різниць.

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць визначений у розд. 17 Інструкції N 90.

Так, згідно з п. 17.1 Інструкції N 90 втрати і нестачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей утих випадках, коли винні особи не встановлені та справи перебувають в органах дізнання чи досудового слідства, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.

Згідно з п. 17.3 Інструкції N 90 при встановленні нестач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення нестач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Визначення розміру збитків

Отже, як уже зазначили, матеріали щодо нестач і втрат у ситуації, що розглядається у цій статті, передаються до слідчих органів для проведення розслідування та встановлення винних осіб.

Загальні засади провадження досудового розслідування визначено у главі 19 КПКУ.

Так, згідно зі ст. 214 КПКУ слідчий, прокурор невідкладно, але не пізніше 24 годин після подання заяви, повідомлення про вчинене кримінальне правопорушення або після самостійного виявлення ним з будь-якого джерела обставин, що можуть свідчити про вчинення кримінального правопорушення, зобов'язаний внести відповідні відомості до Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР) та розпочати розслідування. Досудове розслідування розпочинається з моменту внесення відомостей до ЄРДР. Підтвердженням того, що установа звернулася за фактом крадіжки до органів МВС, буде витяг з ЄРДР (а якщо уповноважена особа установи особисто звернулася до міліції, ще й талон-повідомлення).

Коли винна особа чи група винних осіб встановлені в результаті досудового розслідування, то ця особа чи група осіб або добровільно відшкодовують збитки, або питання стягнення відшкодування збитків вирішується у судовому порядку.

Тепер розглянемо, як же визначити суму понесених збитків.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей визначає Порядок N 116.

Так, у п. 2 Порядку N 116 зазначено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб'єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабінетом Міністрів України.

На сьогодні це Методика N 1891. Вона застосовується, зокрема, для проведення оцінки майна у разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб'єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному (складеному) капіталі, у разі необхідності обґрунтування наявності або установлення фактів розкрадання, нестачі, знищення (псування) майна.

Що ж таке незалежна оцінка? Незалежною оцінкою майна вважається оцінка майна, яка проведена суб'єктом оціночної діяльності - суб'єктом господарювання. Таким чином, установа не може самостійно провести незалежну оцінку, її проводять тільки суб'єкти оціночної діяльності. Саме оцінювач повинен виконати процедуру оцінки збитків та надати установі відповідний звіт.

Звернемо увагу нате, що згідно з п. 104 Методики N 1891 у разі, коли замовником проведення такої оцінки є державний орган або орган місцевого самоврядування, виконавець оцінки обирається на конкурсних засадах у порядку, що встановлюється Фондом держмайна.

Крім того, згідно з п. 110 Методики N 1891 допускається проведення стандартизованої оцінки, тобто оцінки, яка здійснюється самостійно державними органами приватизації (органами, уповноваженими управляти державним майном) з використанням стандартної методології та стандартного набору вихідних даних, у таких випадках:

- відсутності вихідних даних, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання (нестачі, знищення, псування), крім даних бухгалтерського обліку;

- неможливості особистого огляду пошкодженого майна виконавцем оцінки, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна дота після розкрадання (нестачі, знищення, псування);

- завдання майнової шкоди внаслідок неправомірних дій з грошовими коштами.

Результати оцінки майна внаслідок розкрадання (нестачі, знищення, псування) такого майна відображають в Акті оцінки збитків, які завдано суб'єкту господарювання (державі, територіальній громаді в особі). Форма цього Акта наведена у додатку 20 до Методики N 1891.

Також зазначимо, що відповідно до п. 105 Методики N 1891 дата оцінки визначається з урахуванням положень п. 3 ст. 225 ГКУ.

Відповідно до п.3 ст. 225 ГКУ при визначенні розміру збитків, якщо інше не передбачено законом або договором, враховуються ціни, що існували за місцем виконання зобов'язання на день задоволення боржником у добровільному порядку вимоги сторони, яка зазнала збитків, а у разі якщо вимогу не задоволено у добровільному порядку, - на день подання до суду відповідного позову про стягнення збитків.

Очевидно, що задоволення із залучення незалежного оцінювача не з дешевих. Особливо, якщо врахувати, що вкладення в оцінку можуть і не окупитися. Посудіть самі. Навіщо нам оцінювати вартість збитків? У першу чергу, для того, щоб мати можливість пред'явити позовні вимоги винній у крадіжці особі і отримати компенсацію таких збитків. Водночас, якщо взяти до уваги статистику розкриття кримінальних злочинів, тривалість провадження у кримінальних справах, стає зрозумілим: вірогідність отримати компенсацію збитків, отриманих у результаті крадіжки, невелика. Чи можна обійти норми Порядку N 116?

Зачіпкою може стати ст. 7 3акону про оцінку, в якій ідеться, що проведення оцінки майна є обов'язковим при визначенні збитків або розміру відшкодування у випадках, встановлених законом. А Порядок N 116 є всього лише підзаконним актом. Тому вважаємо, що вичерпну інформацію про суму збитків, отриманих у результаті крадіжки, ми побачимо в інвентаризаційних документах. Більш того, навіть при проведенні незалежної оцінки вихідними даними для оцінки є матеріали інвентаризації (п. 106 Методики N 1891).

Облік і звітність

Відповідно до Порядку N 44 відомості про дебіторську заборгованість за сумами нестач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, сумами збитків від псування матеріальних цінностей, віднесеними на рахунок винних осіб, та іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку, відображаються у рядку 184 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків" Балансу (форма N 1).

Сума коштів, списана розпорядниками бюджетних коштів на підставі підтвердних документів, виявлених при нестачі матеріалів, згідно з п. 3.2 Порядку N 44 наводиться у рядку 030 "Списані недостачі" Звіту про результати фінансової діяльності (форма N 9 д, N 9 м).

Також у п. 4.5 Порядку N 44 передбачено складання та подання розпорядниками бюджетних коштів до органів Держказначейської служби Звіту про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма N 15) (додаток 17 до Порядку N 44), де відображаються недостачі та крадіжки грошей і матеріальних цінностей в розрізі заходів, що були проведені для їх усунення за звітний рік.

Підставою для списання вкрадених матеріальних цінностей з балансу установи та зарахування їх на позабалансовий облік є протокол інвентаризаційної комісії із зазначенням в ньому найменування, кількості та вартості таких цінностей.

Для обліку списаних з балансу матеріальних цінностей за нестачами і крадіжками, за якими не встановлені винні особи, передбачено позабалансовий субрахунок 072 "Невідшкодовані нестачі і витрати від псування цінностей".

Зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на цьому субрахунку відображається після вирішення питання про винуватців.

Якщо в результаті досудового розслідування винну особу не встановлено, сума нестачі має обліковуватися на позабалансовому рахунку до моменту закриття кримінального провадження, пов'язаного з відповідним фактом крадіжки чи псування майна.

Списання суми нестачі з позабалансового рахунку здійснюється лише на підставі постанови слідчого або прокурора про закриття кримінального провадження.

Нагадаємо, що механізм списання об'єктів незавершеного будівництва, основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, утому числі виявлених в результаті інвентаризації як нестача, які перебувають у державній власності, визначений Порядком N 1314.

Якщо ж списанню підлягає майно, що перебуває у комунальній власності, то слід керуватися нормативними документами про порядок списання комунального майна тих органів, які в регіоні уповноважені приймати рішення про управління об'єктами комунальної власності.

Порядок відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку розглянемо на умовному прикладі.

Приклад. Під час чергової політичної акції з бюджетного закладу було вкрадено комп'ютер, первісна вартість якого становить 7100грн, знос 2950 грн і повністю знищено (спалено) комплект меблів керівника первісною вартістю 6200 грн, знос 1976 грн.

Прийнято рішення про списання цих матеріальних цінностей до моменту встановлення винних осіб. Подано відповідну заяву до правоохоронних органів, на підставі якої відкрито кримінальне провадження. На підставі цієї заяви було проведено розслідування, в результаті якого встановлено винних осіб. Ці особи погодились відшкодувати заподіяні збитки. За актом оцінки розмір збитків становить 8000 грн.

Пошкодження документів

Тепер розглянемо питання пошкодження документів.

Первинна документація, облікові регістри, розпорядчі документи та інша документація мають зберігатись протягом певного терміну, а потім знищуватись або передаватись до архіву.

Строки зберігання документів визначені Переліком N 578/5.

При цьому строки зберігання документації, визначені Переліком N 578/5, є мінімальними. Тобто знищувати документи раніше строків, визначених цим Переліком, не можна.

Більшість документів зберігається 3 роки, але деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати).

Також щодо окремих документів Переліком N 578/5 передбачені додаткові обмеження.

Так, наприклад, згідно з п. 332 Переліку N 578/5 договори про повну матеріальну відповідальність мають зберігатись 3 роки після звільнення матеріально відповідальної особи.

Звернемо увагу на те, що згідно з п. 7 Закону про бухоблік установа вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованого та непомітного виправлення записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Порядок зберігання документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначений Положенням N 88.

Так, у п. 6.2 Положення N 88 визначено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися у бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності мають зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Відповідно до п. 6.10 Положення N 88 у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.

Головні тези

- Завдання установи, власність якої постраждала внаслідок погромів, - вжити заходів, щоб зафіксувати цей факт, визначити суму завданих збитків, забезпечити відшкодування шкоди винними.

- Насамперед повідомте органам МВС про те, що сталося. Підтвердженням того, що установа звернулася за фактом крадіжки до органів МВС, буде витяг з ЄРДР (а якщо уповноважена особа установи особисто звернулася до міліції, ще й талон-повідомлення).

- Встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей - підстави для проведення обов'язкової інвентаризації.

- Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки.

- Протокол інвентаризаційної комісії із зазначенням у ньому найменування, кількості та вартості вкрадених матеріальних цінностей є підставою для списання з балансу установи та зарахування їх на позабалансовий облік.

- Для обліку списаних з балансу матеріальних цінностей за нестачами і крадіжками, за якими не встановлено винних осіб, передбачено позабалансовий субрахунок 072 "Невідшкодовані нестачі і витрати від псування цінностей".

Використані документи

ГКУ - Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. N 436-IV.

КПКУ - Кримінальний процесуальний кодекс України від 13.04.2012 р. N 4651-VI.

Закон про оцінку - Закон України "Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні" від 12.07.2001 р. N 2658-111.

Закон про бухоблік - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. N 996-XIV.

Методика N 1891 - Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 р. N 1891.

Порядок N 1314 - Порядок списання об'єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 р. N 1314.

Порядок N 44 - Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом МФУ від 24.01.2012 р. N 44.

Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом ГУДКУ від 30.10.1998 р. N 90.

Порядок N 116 - Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.1996 р. N 116.

Перелік N 578/5 - Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. N 578/5.

Положення N 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. N 88.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"

Документи що посилаються на цей