Річна інвентаризація:
порядок, етапи, документальне оформлення
Зовсім непомітно промайнула більша частина осені, і вже не за горами зима. І якщо зміна пір року для пересічного громадянина звична й розмірена, то для бухгалтера тільки починається гаряча пора підготовки до складання річної фінансової звітності. Один із етапів такої підготовки - інвентаризація майна і коштів, що належать бюджетній установі. У цій статті ми ознайомимося з етапами підготовки до інвентаризації, порядком її проведення та документальним оформленням результатів.
Коли потрібно проводити інвентаризацію
Головний і, власне, єдиний нормативний документ, який у цілому регламентує проведення інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ,- це Інструкція N 90. Звісно, є й галузеві документи, але ми на них не зупинятимемося. Слово "інструкція" говорить саме за себе: в документі чітко прописано порядок дій установи перед проведенням інвентаризації, під час її проведення та при оформленні її результатів. Утім, як в усіх нормативних документах, в Інструкції N 90 факти викладено сухо, пояснення і розшифровки не надаються. Ми ж спробуємо розібратися в цій клопіткій процедурі, перекласти, як кажуть, із законодавчої мови на людську.
Обов'язковість проведення інвентаризації всіма бюджетними установами встановлена п. 1.9 Інструкції N 90. Обов'язково інвентаризацію проводять у таких випадках:
- перед складанням фінансової звітності;
- при зміні матеріально відповідальної особи;
- при встановленні фактів крадіжок, зловживань або псування цінностей;
- після пожежі або стихійного лиха;
- у разі ліквідації установи;
- згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
- при передачі майна установи в оренду;
- при перепідпорядкуванні установи.
ВАЖЛИВО! Відповідальність за організацію і проведення інвентаризації в установі несе її керівник.
Періодичність проведення інвентаризації різних об'єктів наведемо в табл. 1.
Таблиця 1. Періодичність проведення інвентаризації
| Норма (підпункт) Інструкції N 90 | Об'єкти інвентаризації | Періодичність проведення |
| 1 | 2 | 3 |
| 1.5.1 | Будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти | Не менше 1 разу на 3 роки |
| 1.5.2 | Музейні цінності | Установлюється Міністерством культури України |
| 1.5.3 | Бібліотечні фонди | 1 раз на 5 років або щороку не менше 20% фондів |
| 1.5.4 | Інші основні засоби, МШП: | |
| - у міністерствах, органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад; | Не менше 1 разу на 2 роки (для основних засобів - не раніше 1 жовтня) | |
| - в інших установах | Не менше 1 разу на рік (для основних засобів - не раніше 1 жовтня) | |
| 1.5.5 | Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння (у тому числі у відходах та брухті) та вироби з них | 2 рази на рік (станом на 1 січня і 1 липня) |
| 1.5.6 | Капітальні роботи інвентарного характеру та капітальні ремонти | Не менше 1 разу на рік (не раніше 1 грудня) |
| 1.5.7 | Молодняк тварин, тварини на відгодівлі, птиця, кролі, хутрові звіри та сім'ї бджіл | Не менше 1 разу на квартал |
| 1.5.8 | Готові вироби, сировина та матеріали, пальне, корма, фураж та інші матеріали | Не менше 1 разу на рік (не раніше 1 жовтня) |
| 1.5.9 | Продукти харчування та спирт | Не менше 1 разу на квартал |
| 1.5.10 | Незавершене виробництво, напівфабрикати власного виготовлення, незавершені науково-дослідні роботи | Не раніше 1 жовтня звітного року (крім того, періодично у строки, встановлені міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, місцевими держадміністраціями) |
| 1.5.11 | Грошові кошти, грошові документи, цінності та бланки суворої звітності | Не менше 1 разу на квартал |
| 1.5.12 | Реєстраційні, спеціальні реєстраційні, валютні та поточні рахунки | У міру отримання виписок органів Держказначейства України (банків) |
| 1.5.13 | Розрахунки за платежами до бюджету | Не менше 1 разу на квартал |
| 1.5.14 | Розрахунки з вищою за рівнем організацією | |
| 1.5.15 | Розрахунки з дебіторами і кредиторами | Не менше 2 разів на рік |
| Розрахунки в порядку планових платежів і розрахунки з депонентами | Не менше 1 разу на місяць |
Етапи проведення інвентаризації
Умовно процедуру інвентаризації можна поділити на кілька етапів. Щоб був зрозумілий порядок дій на кожному етапі, далі наведемо наступну схему*.
Зі схемою можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
Особливості проведення інвентаризації
Як ми вже зазначили, інвентаризації підлягають усі матеріальні цінності установи, розрахунки та інші статті балансу. Зрозуміло, що облік кожного з об'єктів має свої особливості. Тож і порядок інвентаризації - теж особливий. Радує лише те, що вивчати купу додаткових документів не доведеться, потрібно лише уважно і до кінця вивчити Інструкцію N 90. Ми ж зекономимо ваш час і наведемо особливості інвентаризації різних об'єктів у табл. 2.
Зазначимо, що усі розбіжності фактичних даних з обліковими оформляють відповідним актом, на підставі якого, а також Протоколу інвентаризаційної комісії (за формою, наведеною в додатку 12 до Інструкції N 90), бухгалтерія відображає результати інвентаризації в обліку.
Таблиця 2. Особливості проведення інвентаризації
різних об'єктів
| Об'єкт інвентаризації | Особливості проведення | Дії комісії | Дії бухгалтерії |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Основні засоби (1) (рахунок 10) | Окрім перевірки фактичної наявності об'єктів, перевіряють також наявність технічної документації і документів про право власності або право користування. Про інвентаризацію основних засобів див. Консультацію "Інвентаризуємо основні засоби: списати чи пофарбувати?" | Комісія складає Інвентаризаційний опис основних засобів (додаток 1(2)). У разі виявлення об'єктів, які не перебувають на обліку, комісія також включає їх до опису (оцінку таких об'єктів проводять за справедливою вартістю, а знос визначають за справжнім станом об'єкта) |
На підставі Інвентаризаційного опису основних засобів складає Порівняльну відомість результатів інвентаризації основних засобів (додаток 2), а в разі якщо інвентаризацією встановлені лишки або нестачі основних засобів - відображає їх у бухгалтерському обліку |
| Нематеріальні активи (рахунок 12) |
Наявність нематеріальних активів установлюють за документами, які були підставою для їх оприбуткування, або за документами, що підтверджують майнові права на них | Комісія на кожен нематеріальний актив або їх групу складає Інвентаризаційний опис нематеріальних активів (додаток 3). При виявленні немате-ріальних активів, які не перебувають на обліку, комісія включає їх до опису (оцінку таких об'єктів проводять за відновлювальною вартістю) | На підставі Інвентаризаційного опису нематеріальних активів складає Порівняльну відомість результатів інвентаризації нематеріальних активів (додаток 4) |
| Матеріали, продукти харчування, інші матеріальні запаси (рахунки 20, 23-25) | Інвентаризацію проводять за місцями зберігання й окремо за матеріально відповідальними особами (групами осіб). Запаси записують до описів за найменуваннями із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту та кількості, а тару - за видами, цільовим призначенням та якісним складом (нова, була у користуванні, потребує ремонту тощо) | Комісія складає Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5) | На підставі Інвентаризаційних описів інших необоротних матеріальних активів та запасів складає Порівняльну відомість результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 6) |
| Молодняк тварин та тварини на відгодівлі (рахунок 21) |
Тварин інвентаризують у груповому порядку в розрізі облікових груп і матеріально відповідальних осіб. До описів вносять інвентарний номер, кличку, стать, масть та породу | ||
| МШП (рахунок 22) |
Інвентаризацію проводять за місцезнаходженням МШП та матеріально відповідальними особами шляхом огляду кожного предмета. Якщо МШП видані працівникам в особисте користування - допускається складання групової відомості із зазначенням відповідальних осіб та їх підписом. Опис не складається для тих МШП, які обліковуються в оперативному порядку | ||
| Інші необоротні матеріальні активи (рахунок 11) | Сумарно інвентаризують білизну, постільні речі, одяг та взуття, близькі за розмірами, якістю та ціною. Окремо інвентаризують бібліотечний фонд | ||
| Грошові кошти, цінності, бланки суворої звітності в касі (рахунки 30 і 33) | Інвентаризацію каси проводять відповідно до норм Положення N 637 | Комісія шляхом повного підрахунку перевіряє наявність у касі всіх грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок та поштових марок, за результатами якого складає Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7) та Інвентаризаційний опис бланків документів суворої звітності (додаток 8) | Інвентаризації каси присвячено п. 4.10 Положення N 637. Згідно з цим пунктом результат інвентаризації оформляють Актом про результати інвентаризації готівкових коштів (додаток 7 до Положення N 637). Однак рекомендуємо все ж скористатися формою акта, затвердженою спеціально для бюджетників (додаток 7 до Інструкції N 90) |
| Розрахунки(3) (рахунки 34, 36-37, 50-52, 60-68) | Інвентаризують усі рахунки та розрахунки (дебіторську і кредиторську заборгованість) установи | Комісія встановлює правильність розрахунків і терміни виникнення заборгованостей за ними. За результатами інвентаризації комісія складає Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9) і Довідки до акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 10) | Надає документальні дані для проведення інвентаризації розрахунків: первинні документи, облікові регістри, виписки з рахунків тощо |
| Незавершене капітальне будівництво та незавершені капітальні ремонти (рахунок 14) | Наявність таких об'єктів встановлюється шляхом перевірки їх у натурі | Комісія перевіряє наявність устаткування, переданого для монтажу, стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об'єктів(4) | |
| Незавершені науково-дослідні роботи (субрахунок 823) | Такі роботи можуть інвентаризувати в науково-дослідних установах та навчальних закладах | Комісія повинна встановити: наявність договору із замовником, правильність визначення кошторисної вартості робіт та відображення фактичних витрат і причини їх відхилення (4) | Бухгалтерія проводить інвентаризацію фактичних витрат (надає вибірку первинних документів та облікових регістрів для визначення фактичних витрат) |
| Незавершене виробництво виробничих (навчальних) майстерень (субрахунок 821) | У незавершеному виробництві інвентаризують: заготовки, вироби, обробка яких не завершена, готові вироби, що не повністю укомплектовані та не передані на склад | Комісія складає інвентаризаційні описи окремо щодо кожної майстерні із зазначенням найменування заготовок, стадії їх готовності, кількості або об'єму(4) | |
| Незавершене виробництво в підсобних (навчальних) сільських господарствах (субрахунок 822) | Інвентаризують витрати на озимі посіви, оранку, підготовку ґрунтів, парників і теплиць, закладення садів, ягідників і виноградників | Комісія перевіряє натуральні показники та фактичні витрати(4) | |
| Матеріальні цінності, прийняті (передані) на відповідальне зберігання (позабалансові рахунки 02,06) | Інвентаризують матеріальні цінності, прийняті від сторонніх установ і передані стороннім установам на відповідальне зберігання | Комісія складає Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11). Комісія перевіряє й перераховує цінності в натурі. Товари та матеріали, що зберігаються на складах інших установ, записують до опису на підставі підтвердних документів про передачу на відповідальне зберігання | Надає документальні дані для проведення інвентаризації |
| (1)Детально про інвентаризацію основних засобів ви можете прочитати в Консультації "Інвентаризуємо основні засоби: списати чи пофарбувати?". (2) Тут і далі в таблиці йдеться про додатки до Інструкції N 90. (3) Детально про інвентаризацію розрахунків ви можете прочитати у Консультації "Інвентаризація розрахунків: у новий рік без боргів". (4) Типових форм опису для цього об'єкта немає. їх можна складати в довільній формі. |
|||
Відображення результатів
інвентаризації в бухгалтерському
обліку
У разі виявлення лишків або нестач обов'язково шукають винних осіб, а інвентаризаційна комісія складає Протокол інвентаризаційної комісії, у якому відображає всі виявлені невідповідності облікових та фактичних даних.
Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку ви знайдете в Типовій кореспонденції. А тут ми наведемо лише основні проводки (див. табл. 3).
Таблиця 3. Відображення результатів інвентаризації на
субрахунках бухгалтерського обліку
| Зміст операції | Бухгалтерський облік | |
| дебет рахунку | кредит рахунку | |
| Списання внаслідок нестачі | ||
| Списання необоротних активів унаслідок нестачі, установленої при інвентаризації | 401,131-133 | 104-122 |
| Списання виробничих запасів, матеріалів та продуктів харчування внаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи, придбаних у поточному році, у минулих роках за розрахунками з внутрішньовідомчої передачі запасів | 801, 802, 811-813, 431, 432, 683, 684 | 201, 204, 205, 231-236, 238, 239 |
| Списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, установлених при інвентаризації нестач і втрат | 411 | 221 |
| Віднесення на рахунок винних осіб виявлених нестач грошових коштів у касі установи | 363 | 301, 302 |
| Незалежно від того, нестачу яких цінностей виявлено, якщо встановлені винні особи, одночасно робиться другий запис на суму вартості відшкодування збитків, яку віднесено на рахунок винних осіб | 363 | 711 |
| Якщо винні особи не встановлені, на позабалансовому рахунку 07 робиться запис про відображення сум нестач необоротних активів | 07 | - |
| Оприбуткування залишків | ||
| Оприбуткування залишків необоротних активів, виявлених під час інвентаризації | 103-122, 811 | 711, 401 |
| Оприбуткування залишків матеріалів і продуктів харчування, виявлених під час інвентаризації | 231-236, 238, 239 | 711 |
| Оприбутковування залишків малоцінних та швидкозношуваних предметів, виявлених під час інвентаризації | 221-222, 811 | 711, 411 |
Головні тези
- Інвентаризація цінностей, розрахунків і зобов'язань - обов'язкова облікова процедура для бюджетної установи. Випадки її проведення встановлені п. 1.9 Інструкції N 90.
- Періодичність проведення інвентаризації є різною для різних видів матеріальних цінностей установи, розрахунків та інших статей балансу.
- Проведення інвентаризації можна поділити на 5 етапів (див. схему): (1) створення інвентаризаційної комісії, (2) підготовка до проведення інвентаризації, (3) перевірка фактичної наявності активів і зобов'язань установи, (4) узагальнення і порівняння даних, (5) оформлення результатів інвентаризації.
- Порядок проведення інвентаризації кожного з об'єктів має свої особливості, що пов'язано з особливостями їх бухгалтерського обліку.
_______________
* Докладніше про оформлення результатів інвентаризації ви можете прочитати в Консультації "Результати інвентаризації: оформляємо та відображаємо в обліку".
Використані документи
Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.1998 р. N 90.
Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637.
Ганна Даниленко,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"