Інвентаризація розрахунків:
у новий рік без боргів
Фактично річна інвентаризація є генеральним прибиранням, яке роблять дбайливі господині перед Новим роком, щоб залишити у минулому році всі негаразди, нез'ясовані питання та інші проблеми. Зазвичай перед Новим роком добрі господарі проводять і інвентаризацію стану розрахунків. Це потрібно, щоб своєчасно розрахуватися з тими, хто давав в борг, аби ввійти в новий рік без боргів. Доброю прикметою є напередодні прийдешнього року повернути позичене, адже так хочеться накупити усілякої смакоти до новорічного столу. Не є винятком і бюджетні установи. Борги повинні рахувати усі. Сьогодні ви дізнаєтесь про особливості проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості в бюджетних установах.
Підтверджуємо достовірність заборгованості
У п. 11.1 Інструкції N 90 визначено, що інвентаризація розрахунків з бюджетом, підзвітними особами, робітниками і службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами полягає у звіренні документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Інвентаризаційна комісія встановлює терміни виникнення заборгованості за цими рахунками, реальність заборгованості і винних осіб у випадках пропуску строків позовної давності.
Інструкцією N 90 передбачено обов'язок проведення звірки з контрагентами лише наявної в обліку дебіторської заборгованості. Щоб її підтвердити, ви як установа-кредитор повинні передати усім дебіторам дані про їхню заборгованість, які потім пред'являться інвентаризаційній комісії для підтвердження реальної заборгованості. Зазвичай для цього складають акт звірки у довільній формі. У свою чергу дебітори зобов'язані протягом 10 днів з дня отримання документального підтвердження підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення (п. 11.2 Інструкції N 90).
Не зайвим буде узгодити і заборгованість кредиторів. Для цього, якщо є можливість, радимо надіслати листи про підтвердження заборгованості (акт звірки у довільній формі) до кредиторів.
Інвентаризація розрахунків в межах установи - розрахунків з підзвітними особами, за депонентами, з бюджетом проводиться шляхом детальної перевірки первинних бухгалтерських документів, що свідчать про виникнення такої заборгованості та даних бухгалтерського обліку про її погашення. Це можуть бути авансові звіти, оборотні відомості за рахунками бухгалтерського обліку, меморіальні ордери, касові та банківські документи.
Ваша установа також отримає інформацію відустанов-контрагентів (дебіторів та кредиторів) із проханням підтвердити дані бухгалтерського обліку контрагентів. Звіртесь з їх даними. І не дивуйтеся, якщо вам доведеться поновити в обліку заборгованість, яку ви не відобразили у себе своєчасно чи безпідставно списали з обліку в поточному році.
Інвентаризація заборгованості за завданими збитками
У п. 17.1 Інструкції N 90 передбачено, що втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей у тих випадках, коли винні особи не встановлені та справи перебувають в органах дізнання чи досудового слідства, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.
Якщо установа має таку заборгованість, вона також підлягає інвентаризації. Як виявити її стан? Для цього радимо надіслати листа до правоохоронного органу, який розглядає відповідну справу, про стан розгляду справи про встановлення винних осіб та стан відшкодування збитків. Якщо ви отримаєте невтішну відповідь про те, що справу закрито через неможливість встановити винних осіб чи неможливо стягнути з них заборгованість, така заборгованість вважається непідтвердженоюта підлягає списанню.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Списувати з обліку заборгованість з відшкодування збитків, завданих установі, можна лише за наявності документів від правоохоронних чи судових органів, які свідчать про неможливість відшкодувати таку заборгованість. Інакше ви маєте здійснити заходи, щоб мати можливість отримати відшкодування такої заборгованості.
Приймаємо рішення за результатами
інвентаризації розрахунків
Результати інвентаризації розрахунків за дебіторською та кредиторською заборгованістю комісія відображає в Акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції N 90; див.приклад заповнення).
З прикладом заповнення Додатка 9 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
В акті зазначають найменування проінвентари-зованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованості, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованості, щодо якої строк позовної давності минув.
До Акта слід долучити Довідку до акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 10 до Інструкції N 90; приклад заповнення див. далі). У ній наводять найменування та адреси дебіторів і кредиторів, суми заборгованості, за що обліковується заборгованість, з якого часу і на підставі яких документів. Довідка складається у розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.
З прикладом заповнення Додатка 10 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
За результатами розгляду вказаних документів інвентаризаційна комісія приймає рішення про списання заборгованості чи поновлення її в обліку. У 2014 році бюджетні установи вперше зіткнулися з Порядком N 372**, який, зокрема, регулює облік боргових зобов'язань бюджетних установ (розд. III Порядку N 372) та кредиторської заборгованості (розд. V Порядку N 372). Також положення Порядку N 372 дають нам поняття простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості і безнадійної дебіторської заборгованості. Ці визначення повинні слугувати критеріями для відображення заборгованості як простроченої у складі звітності та підставою для списання безнадійної заборгованості з обліку в результаті відображення інвентаризаційних різниць.
ВАЖЛИВО! Якщо у вас є підстави для списання непїдтвердженої кредиторської заборгованості бюджетної установи, не забудьте виключити її зі складу зареєстрованих бюджетних зобов'язань. Для цього необхідно подати до органу Держказначейства новий реєстр бюджетних зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за відповідною бюджетною програмою, як це передбачено Порядком N 309. У вказаному реєстрі непїдтверджена сума зобов'язань проставляється з від'ємним значенням.
Враховуємо заборгованість при складанні
бюджетних запитів
Безсумнівно, інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами має бути приділено достатньо уваги під час проведення щорічної суцільної інвентаризації бюджетних установ. Не забувайте, що наявна кредиторська та дебіторська заборгованість враховується при складанні бюджетного запиту на наступний рік. Адже відповідно до п. 20 Порядку N 228 головні розпорядники бюджетних коштів при складанні розрахунків потреби повинні враховувати необхідність погашення дебіторської і кредиторської заборгованості.
ПАМ'ЯТАЙТЕ! При розрахунку потреби коштів на придбання товарів робіт та послуг, розпорядники бюджетних коштів враховують підтверджену дебіторську заборгованість постачальників у розрізі відповідних КЕКВ. Наявна заборгованість за розрахунками за платні послуга, які надають бюджетні установи, враховується у плановому розмірі доходів спеціального фонду наступного бюджетного періоду. Якщо ж ваша установа має кредиторську заборгованість, необхідно передбачити кошти на її погашення в кошторисі на наступний рік.
Можлива ситуація, що в поточному році фінансування видатків за бюджетною програмою, за якою обліковується заборгованість, проводитися не буде. У такому разі головний розпорядник бюджетних коштів може прийняти рішення щодо визначення іншої бюджетної програми за загальним та/або спеціальним фондами, в межах бюджетних асигнувань якої будуть погашатись бюджетні фінансові зобов'язання***.
Отже, якщо ви формально підійдете до інвентаризації розрахунків і не виявите у її складі непідтверджену чи прострочену заборгованість, у наступному бюджетному періоді ваша установа може мати проблеми із забезпеченням потреби в коштах.
Головні тези
- При розрахунку потреби коштів на придбання товарів робіт та послуг, розпорядники бюджетних коштів враховують підтверджену дебіторську заборгованість постачальників у розрізі відповідних КЕКВ. Наявна заборгованість за розрахунками за платні послуги, які надають бюджетні установи, враховується у плановому розмірі доходів спеціального фонду наступного бюджетного періоду. Якщо ж ваша установа має кредиторську заборгованість, необхідно передбачити кошти на її погашення в кошторисі на наступний рік.
- Щоб підтвердити наявну в обліку заборгованість, усім дебіторам установи кредитори повинні передати дані про їхню заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальної заборгованості. Інвентаризація розрахунків в межах установи - розрахунків з підзвітними особами, за депонентами, з бюджетом проводиться шляхом детальної перевірки первинних бухгалтерських документів.
- Списувати з обліку заборгованість з відшкодування збитків, завданих установі, можна лише за наявності документів від правоохоронних чи судових органів, які свідчать про неможливість відшкодувати таку заборгованість.
- Критерії для відображення заборгованості як простроченої у складі звітності для списання безнадійної заборгованості з обліку в результаті відображення інвентаризаційних різниць наведено у Порядку N 372.
- Якщо ви маєте підстави для списання непідтвердженої кредиторської заборгованості бюджетної установи, не забудьте виключити її зі складу зареєстрованих бюджетних зобов'язань в органах Держказначейства.
_____________
* Про оформлення результатів інвентаризації можно прочитати в Консультації "Результати інвентаризації: оформляємо та відображаємо в обліку"
** Детальніше про Порядок N 372 читайте у коментарі "Новий Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань: три в одному" (газета "Бухгалтерія: бюджет", N 18-19/2014, с 10).
*** Детальніше про це ви можете прочитати у консультації, наданій у газеті "Бухгалтерія: бюджет", N 18-19/2014, с 60.
Використані документи
Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.1998 р. N 90.
Порядок N 228 - Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. N 228.
Порядок N 309 - Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом МФУ від 02.03.2012 р. N 309.
Порядок N 372 - Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 02.04.2014 р. N 372.
Оксана Верхогляд,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"