Особливості інвентаризації розрахунків у бюджетників
Інвентаризація заборгованості за розрахунками полягає в перевірці документів і записів у реєстрах обліку, а також обгрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках.
Що перевіряють під час інвентаризації розрахунків
Інвентаризаційна комісія повинна перевірити, коли виникла заборгованість, на скільки вона реальна та виявляє винних осіб, якщо пропущено строк позовної давності. У ході інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки комісія встановлює:
- правильність розрахунків із банками, фінансовими, податковими органами, державними цільовими фондами, установами вищого рівня, іншими установами, а також структурними підрозділами установи, виділеними на окремий баланс;
- обгрунтованість дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованості, у тому числі й строк позовної давності якої минув;
- реальність заборгованості із заробітної плати й розрахунків за безготівковими перерахунками;
- чи вживалися заходи щодо стягнення дебіторської заборгованості.
Під час інвентаризації розрахунків із дебіторами ті кредиторами діють таким чином:
1) дебіторам і кредиторам надсилають акти звірьст за розрахунками станом на дату проведення інвентаризації;
2) вони зобов'язані протягом 10 днів із дня отри мання цих актів підтвердити суму заборгованості на вказану дату чи заявити свої заперечення;
3) отримані акти звірки передають інвентаризацій ній комісії. Адже підписані двохсторонні акти звіркі підтверджують проведення інвентаризації розрахунків;
4) інвентаризаційна комісія: перевіряє обґрунтованість заборгованості; виявляє ту, строк позовної давності якої минув; відображає результати інвентаризації розрахунків в Акті інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами (додаток 9 до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.1998 р. № 90, далі - Інструкція № 90).
В акті інвентаризації вказують найменування субрахунків і суми виявленої неузгодженої заборгованості на них, а також суми безнадійних боргів і дебіторської та кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув. До акта додають довідку (додаток 10 до Інструкції № 90), складену в розрізі синтетичних рахунків бухобліку, у якій наводять найменування й адреси дебіторів і кредиторів, суму заборгованості та вказують, з якого часу, за що, на підставі яких документів її обліковують. У разі якщо до кінця року не вдалося усунути розбіжностей, що виникли розрахунки з дебіторами та кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що відповідають даним їх бухобліку й визнані ними правильними.
Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув
Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною до стягнення, списується за результатами інвентаризації розрахунків на підставі рішення керівника установи з відображенням зміни результатів виконання кошторису через рахунок 43 «Результати виконання кошторисів» (п. 3.5 Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372, далі - Порядок № 372).
Потім безнадійна дебіторська заборгованість обліковується на відповідному позабалансовому субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість» протягом трьох років із моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення в разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.
Сума відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості відображається в бухгалтерському обліку установи відповідно до вимог п. 2.4 р. ІІ цього Порядку № 372). Такі суми коштів, які надходять у поточному бюджетному періоді на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Казначейства, або поточні рахунки, відкриті в установах банків (окрім власних надходжень), як повернення дебіторської заборгованості, що виникла в попередніх бюджетних періодах, перераховуються до доходів загального фонду відповідного бюджету. Повернення дебіторської заборгованості, яка виникла в попередніх бюджетних періодах, за рахунок власних надходжень бюджетних установ коригується результат виконання кошторису з одночасним збільшенням доходів поточного періоду.
Кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув
Порядок списання кредиторської заборгованості визначено Порядком № 372. Кредиторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, за загальним і спеціальним фондами відповідного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ) списується установами щокварталу Комісія, призначена розпорядчим документом керівника установи, проводить інвентаризацію розрахунків із метою визначення кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув.
Інвентаризацію розрахунків із метою визначення кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, може проводити як окремо створена комісія, так і інвентаризаційна комісія при проведенні інвентаризації відповідно до законодавства.
Складений інвентаризаційною комісією акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання, затверджується керівником установи (п. 5.5 Порядку № 372).
Головні розпорядники коштів, центральні органи виконавчої влади відображають у бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, на підставі розпорядчого документа керівника установи.
Розпорядники коштів нижчого рівня щодо дебіторської заборгованості за загальним і спеціальним фондами відповідного бюджету (крім власних надходжень бюджетних установ), строк позовної давності якої минув:
1) передають за відомчою підпорядкованістю затверджений акт установі вищого рівня для прийняття рішення стосовно доцільності списання. Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймається установою вищого рівня, яка затверджує кошторис;
2) установа вищого рівня розглядає подані акти й у разі прийняття відповідного рішення видає розпорядчий документ про списання з обліку підвідомчої установи кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув;
3) розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня відображають у бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, на підставі розпорядчого документа керівника установи вищого рівня.
Кредиторську заборгованість за власними надходженнями, строк позовної давності якої минув, списують щокварталу в порядку, передбаченому р. V Порядку № 372, але рішення про списання приймається керівником такої установи самостійно. Тобто списання проводиться на підставі розпорядчого документа керівника установи, а потім інформація доводиться до відома установи вищого рівня.