Оформлення документів під час проведення процедур закупівель
Оформлення документів під час проведення процедур закупівель
Під час закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави та територіальної громади державні замовники постійно зіштовхуються із юридичними й економічними питаннями. Зокрема виникають питання стосовно документального оформлення пропозицій учасників торгів, відповідності запропонованої ціни предмету закупівлі, щодо документів, які потрібно вимагати від учасників торгів і відповідності наданих ними документів установленим вимогам законодавства.
Водночас паперовому оформленню пропозицій конкурсних торгів не приділено належної уваги, що іноді призводить до негативних наслідків для всієї процедури закупівлі.
Тож для спрощення роботи державних замовників, розглянемо основні вимоги та проблемні запитання, що виникають при оформленні пропозицій конкурсних торгів учасників.
Вимоги щодо оформлення пропозицій конкурсних торгів
Деякі вимоги щодо оформлення пропозиції конкурсних торгів установлено Законом України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VІІ (далі - Закон про закупівлі). Відповідно до ч. 1 ст. 25 Закону про закупівлі, пропозиція конкурсних торгів подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою в запечатаному конверті. Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію конкурсних торгів (у тому числі до визначеної в документації конкурсних торгів частини предмета закупівлі (лота)).
Решта вимог щодо оформлення пропозиції конкурсних торгів учасника замовник установлює самостійно в документації конкурсних торгів. Допоможе в цьому Стандартна документація конкурсних торгів, затверджена наказом Мінекономіки від 26.07.2010 р. № 919 (далі - Стандартна документація). Так, Стандартною документацією передбачено, що всі сторінки пропозиції конкурсних торгів учасника процедури закупівлі повинні бути пронумеровані та містити підпис уповноваженої посадової особи учасника процедури закупівлі, а також відбитки печатки, якщо, звісно, учасники не провадять діяльності без печатки згідно із чинним законодавством. Сторінкою вважається одна сторона аркуша паперу, тому підпис і відбиток печатки учасник повинен поставити з обох сторін кожного аркуша, наданого в пропозиції конкурсних торгів. Винятком є оригінали чи нотаріально завірені документи, видані учаснику іншими організаціями (підприємствами, установами). На них можна не ставити підпису та відбитка печатки учасника.
Мова пропозиції конкурсних торгів
Важливим елементом при оформленні пропозицій конкурсних торгів учасників є мова, якою вони оформлюються. У ст. 15 Закону про закупівлі чітко прописано, що під час проведення процедур закупівель усі документи, які готуються замовником, викладаються українською мовою, а також за рішенням замовника одночасно всі документи можуть мати автентичний переклад на іншу мову та при цьому визначальним є текст, викладений українською мовою, то пропозиція учасника готується відповідно до вимог самого замовника.
Таким чином, замовник може передбачити, що пропозиція конкурсних торгів учасника може містити документи, викладені іншою мовою, наприклад, російською. Але якщо документація конкурсних торгів містить вимогу щодо подання документів лише українською мовою, подання документів російською мовою чи будь-якою іншою може бути розцінено як порушення вимог документації конкурсних торгів.
Оформлення конверта з конкурсною пропозицією
Пропозиція конкурсних торгів запечатується в одному конверті, який у місцях склеювання повинен містити відбитки печатки учасника процедури закупівлі, знову ж таки, якщо в учасника наявна печатка. Місцями склеювання вважаються місця, у яких знято захисну стрічку зі змащеної клеєм поверхні та склеєно відповідну частину конверта. На конверті повинно бути зазначено:
- повне найменування та місцезнаходження замовника;
- назва предмета закупівлі відповідно до оголошення про проведення відкритих торгів;
- повне найменування (прізвище, ім'я, по батькові) учасника процедури закупівлі, його місцезнаходження (місце проживання), ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, номери контактних телефонів;
- маркування: «Не відкривати до __________________(зазначаються дата та час розкриття пропозицій конкурсних торгів)».
Отже, начебто все доволі просто в оформленні пропозицій конкурсних торгів учасника, але все ж таки в замовників виникають додаткові запитання, які ми й розглянемо.
Оформлення документів на практиці
ПИТАННЯ: Пропозиція конкурсних торгів подається за лотами. Як у такому випадку її подавати: в одному конверті чи за кожним лотом в окремому конверті?
ВІДПОВІДЬ: Відповідно до ч. 1 ст. 25 Закону про закупівлі, пропозиція конкурсних торгів подається, зокрема, у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою в запечатаному конверті. Водночас кожен учасник має право подати лише одну пропозицію конкурсних торгів (у т.ч. до визначеної в документації конкурсних торгів частини предмета закупівлі (лота).
Частина предмета закупівлі (лот) - визначена замовником частина товарів, робіт або послуг, на яку в межах єдиної процедури закупівлі учасникам дозволяється подавати пропозиції конкурсних торгів або цінові пропозиції, або пропозиції на переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі (п. 33 ч. 1 ст. 1 Закону по закупівлі).
При цьому п. 1 р. III Стандартної документації конкурсних торгів для процедури закупівлі - відкриті торги, затвердженої наказом Мінекономіки України від 26.07.2010 р. № 919 (далі - Стандартна документація відкритих торгів), дозволяє учасникам процедури закупівлі подавати пропозиції конкурсних торгів як щодо предмета закупівлі, так і стосовно визначених частин предмета закупівлі (зазначається в разі визначення замовником частин предмета закупівлі (лотів).
Таким чином, у разі якщо документація конкурсних торгів не містить вимог щодо надання учасниками торгів окремих конвертів із пропозиціями конкурсних торгів за лотами, учасники можуть подати пропозиції конкурсних торгів як в одному, так і в окремих конвертах. Але якщо документацією конкурсних торгів вимагається надання документів в окремих конвертах за кожним лотом, це означатиме, що загальні документи, які вимагаються від учасника для підтвердження його відповідності кваліфікаційним вимогам, повинні будуть подаватися по декілька разів залежно від кількості лотів, у яких бере участь такий учасник.
Як подається забезпечення пропозиції конкурсних торгів учасником: окремо чи в складі інших документів у конверті пропозиції конкурсних торгів?
ВІДПОВІДЬ: Згідно із ч. 2 ст. 25 Закону про закупівлі, пропозиція конкурсних торгів повинна супроводжуватися документом, що підтверджує надання учасником забезпечення пропозиції конкурсних торгів, якщо таке забезпечення передбачено оголошенням про проведення процедури закупівлі.
Відповідно до абз. 4 п. 1 ч. 1 ст. 29 Закону про закупівлі, замовник відхиляє пропозицію конкурсних торгів, у разі якщо учасник не надав забезпечення пропозиції конкурсних торгів, коли таке забезпечення вимагалося замовником. Водночас законодавством не встановлено чіткої вимоги щодо того, як учаснику подавати забезпечення конкурсних торгів.
Отже, замовник установлює таку вимогу в документації конкурсних торгів самостійно, і це може бути як вимога подавати забезпечення конкурсних торгів у складі пропозиції конкурсних торгів, так і окремо у вигляді супроводжувального документа. Але після повернення забезпечення конкурсних торгів учаснику в замовника мають залишитися документи (копії), які підтвердять вчасне надання забезпечення конкурсних торгів учасником.
ПИТАННЯ: Пропозиція конкурсних торгів включає проектно-кошторисні розрахунки на будівництво, складається із понад 1000 сторінок. Чи може учасник застосувати факсиміле для її завіряння?
ВІДПОВІДЬ: Документація конкурсних торгів - документація, що розроблюється та затверджується замовником, оприлюднюється для вільного доступу та безоплатно подається замовником під час проведення торгів (конкурсних торгів) фізичним/юридичним особам (п. 5 ч. 1 ст. 1 Закону про закупівлі).
Відповідно до вимог п. 1 «Оформлення пропозиції конкурсних торгів» р. НІ «Підготовка пропозицій конкурсних торгів» Стандартної документації відкритих торгів, пропозиція конкурсних торгів подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою в запечатаному конверті.
Таку саму вимогу містить ч. 1 ст. 25 Закону про закупівлі.
Отже, факсимільне відтворення підпису на пропозиції конкурсних торгів учасника процедури закупівлі Законом про закупівлі не передбачено.
ПИТАННЯ: Учасник уносить зміни до пропозиції конкурсних торгів. Йому слід оформлювати всі документи заново чи просто подати змінений документ?
ВІДПОВІДЬ: Відповідно до ч. 5 ст. 25 Закону про закупівлі, учасник має право внести зміни чи відкликати власну пропозицію конкурсних торгів до спливу строку її подання без втрати свого забезпечення пропозиції конкурсних торгів. Такі зміни чи заява про відкликання пропозиції конкурсних торгів ураховуються, у разі якщо вони отримані замовником до спливу строку подання пропозицій конкурсних торгів.
Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію конкурсних торгів (у т.ч. до визначеної в документації конкурсних торгів частини предмета закупівлі (лота)). Пропозиція конкурсних торгів запечатується в одному конверті, який у місцях склеювання повинен містити відбитки печатки учасника процедури закупівлі.
Таким чином, законодавством не передбачено подання пропозиції конкурсних торгів учасника в декількох конвертах. Беручи до уваги зазначене, якщо учасником уносяться зміни пропозиції конкурсних торгів, потрібно надавати всі документи, передбачені документацією конкурсних торгів замовника.