КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
Відділ нормативів в органах державного управління
Щодо складання звіту про використання
коштів у відрядженнні
ПИТАННЯ: Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон передбачено, що сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (тобто порівняно з попередньою редакцією Інструкції вилучено норми, за якими фактичний час перебування працівника у відрядженні визначався за відмітками в посвідченні про відрядження). Коли працівник бюджетної організації прибув з відрядження, то бухгалтер сказала, що наказу на відрядження недостатньо, а ще потрібно здати посвідчення про нього та скласти звіт. Чи правомірно це?
ВІДПОВІДЬ: В Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362) норми щодо потреби оформлення в разі направлення працівника у відрядження посвідчення про відрядження відсутні. Тобто оформляти таке посвідчення непотрібно. Натомість сума добових визначатиметься за наказом про відрядження та відповідними первинними документами.
При цьому первинні документи - це такі, які підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо.
Якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних із таким відрядженням, і як наслідок - відсутні названі первинні документи, сума добових у такому разі визначатиметься лише згідно з наказом.
Щодо обов'язкового складання звіту, то виходячи зі змісту листа залишається незрозумілим, який саме звіт мається на увазі - звіт про виконану у відрядженні роботу чи звіт про використання коштів, наданих на відрядження. А тому розглянемо потребу оформлення як першого звіту, так і другого.
У разі направлення державних службовців, а також інших осіб підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у відрядження в межах України документами, обов'язковими для оформлення таких службових відряджень та для відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат, є наказ про відрядження, довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, й оригінали документів, які підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.
Тобто працівник обов'язково має подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Цей звіт працівник подає після повернення з відрядження до закінчення п'ятого-банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Якщо під час службового відрядження працівник одержав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).
Якщо під час службових відряджень працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків в безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Разом із звітом подаються оригінали документів, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.
Щодо складання працівником звіту про виконану у відрядженні роботу, то чинне законодавство з питань службових відряджень у межах України не містить норм щодо обов'язкового оформлення в органах державної влади, на підприємствах, в установах, організаціях, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, таких документів, як звіт про виконану у відрядженні роботу.
Водночас відповідно до названої Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Направляє працівника підприємства у відрядження керівник цього підприємства або його заступник, що оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджено працівника, строку й мети відрядження. Крім того, керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.
Таким чином, керівник як особа, відповідальна за фінансово-господарську діяльність підприємства, визначає завдання, яке має бути виконано працівником під час відрядження, може встановлювати порядок використання коштів, а отже, може вимагати від працівника подання відповідного звіту про виконану у відрядженні на роботу.
Начальник відділу,
Алла БРОДЕЦЬКА
"Праця i зарплата" N 1-2 (917-918), 14 січня 2015 р.
Передплатний iндекс: 30214