Зайво нараховані та виплачені лікарняні:
як стягнути суму завданої шкоди з винної особи

Як правило, зайві нарахування зарплати відбуваються внаслідок помилок працівників кадрової служби чи бухгалтерії. Таких працівників можуть притягти лише до обмеженої матеріальної відповідальності в розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше за середньомісячний заробіток (ч. 1 ст. 132, п. 2 ч. 1 ст. 133 КЗпП).

Умови застосування обмеженої матеріальної відповідальності

Загальні підстави й умови застосування матеріальної відповідальності до працівників визначено ст. ст. 130 і 136 КЗпП. Так, працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків. Але застосувати матеріальну відповідальність до працівника можна лише за умови, якщо склались одночасно чотири обставини:

1) нанесено пряму дійсну шкоду;

2) є пряма вина працівника: зумисна чи із необережності;

3) шкода нанесена внаслідок порушення трудових обов'язків;

4) установлено безпосередній причинний зв'язок між неправомірними діями працівника, який наніс шкоду, і самою шкодою.

Особливості відшкодування завданої шкоди бухгалтером Мінпраці роз'яснило в листі від 02.04.2010 р. № 65/06/186-10.1 з нього слідує, що до обмеженої матеріальної відповідальності можуть притягти ж простого бухгалтера, так і головного бухгалтера бюджетної установи.

Строки видання розпорядження керівника та звернення до виконання

Розпорядження власника чи вищого органу має бути видане не пізніше 2 тижнів із дня виявлення заподіяної працівником шкоди та звернене до виконання не раніше 7 днів із дня повідомлення про це працівникові (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Днем виявлення шкоди слід вважати день, коли власнику чи вповноваженому ним органу стало відомо про шкоду, заподіяну працівником (п. 20 постанови Пленуму ВСУ від 29.12.1992 р. № 14).

Тобто в разі перевірки органом ДФІ чи органом ФСС з ТВП днем виявлення порушення можна вважати день підписання відповідного акта перевірки. Якщо ж бухгалтер самостійно виявив свою помилку, то датою виявлення порушення може бути дата службової записки про виявлену помилку чи бухгалтерська довідка про виправлення помилки, а днем звернення зазвичай вважають дату передання наказу до виконання в бухгалтерію.

Бухгалтер бюджетної установи виявив помилку в нарахуванні лікарняного

Під час нарахування лікарняних найчастіше трапляються помилки, пов'язані з неправильним визначенням страхового стажу, чи у зв'язку з неправильним підрахунком кількості днів лікарняного, які підлягають оплаті, або трапляються лічильні помилки.

Приклад

Бухгалтер державної установи у жовтні 2014 року виявив помилку в нарахуванні оплати перших 5 днів непрацездатності за серпень 2014 року: помилково було застосовано відсоток виплати 100% замість 80% (при стажі 7 років 10 місяців). У зв'язку із цим були зайво нараховані та виплачені суми лікарняного (за рахунок установи) у сумі 88,44 грн та здійснено зайве нарахування ЄСВ на суму лікарняних у сумі 29,36 грн. Винна особа внесла всю суму до каси установи.

У зв'язку з відмовою працівників, яким нарахували зайві лікарняні, добровільно повернути зайво виплачені кошти та неможливістю утримати зазначені суми керівником установи прийнято рішення про відшкодування зайво нарахованих сум лікарняних і нарахованого на неї ЄСВ за рахунок винної особи - працівника бухгалтерської служби, який припустився помилки під час нарахування лікарняного. Наказ керівника було видано 24.10.2014 р., а передано до бухгалтерії для виконання - 27.10.2014 р. Загальна сума, що підлягає відшкодуванню, становить:

88,44 грн + 29,36 грн = 117,80 грн.

Відшкодовані суми за лікарняними листами будуть зараховані на реєстраційний рахунок установи як відновлення касових видатків за КЕКВ 2111 «Заробітна тата» (88,44 грн) та за КЕКВ 2120 «Нарахування на заробітну плату» (29,36 грн).

Крок 1. Насамперед слід визначити середньомісячний заробіток винної особи. Припустімо, посадовий оклад працівника кадрової служби становить 1474 грн, окрім того, йому щомісяця нараховують індексацію (при базовому місяці - грудень 2013 року).

Середньомісячну зарплату працівника в цьому випадку обчислюють відповідно до абз. 2 п. 8 Порядку обчислення заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100. Датою події за таких умов доречно вважати дату отримання наказу бухгалтерією (27.10.2014 р.). Тому розрахунковим періодом для визначення середньомісячної зарплати буде 2 календарних місяці, що передують події, тобто серпень - вересень 2014 року.

У разі якщо працівник відпрацював усі робочі дні в розрахунковому періоді (серпень - вересень 2014 року), то заробіток за ці місяці становитиме:

(1474 грн + 126,67 грн) + (1474 грн + 146,16 грн) = 3220,83 грн.

Далі обчислюємо середньомісячний заробіток:

1) визначаємо середню нормативну кількість робочих днів за місяці розрахункового періоду (серпень - вересень 2014 року):

(20 р.дн. + 22р.дн.) :2 = 21 р.дн.;

2) знаходимо середньоденну зарплату: 3220,83 грн : (20р.дн. + 22р.дн.) = 76,69 грн;

3) розраховуємо середньомісячний заробіток: 76,69 грн х 21 р.дн. = 1610,49 грн.

Крок 2. Далі перевіримо, чи не перевищує суму середньомісячного заробітку сума збитків, яку належить відшкодувати винній особі. Як бачимо, сума, що підлягає відшкодуванню (117,80 грн), менша за середньомісячний заробіток винної особи (1610,49 грн), тому відшкодуванню підлягає повна сума нанесеної шкоди.

Крок 3. Покажемо в таблиці, як відобразити відшкодування винною особою зайво виплаченої суми лікарняних і нарахованого на неї ЄСВ у бухгалтерському обліку бюджетної установи. Розглянемо 2 варіанти, коли виявлена помилка у нарахуванні лікарняного була здійснена в поточному році та коли -у минулому.

Таблиця

Відшкодування винною особою зайво виплачених лікарняних

Про механізм відновлення видатків поточного року ми детально розповідали в журналі «Державний бухгалтер & аудитор» № 9/2014 на стор. 45.

Відповідно до роз'яснень ГоловКРУ в листі від 24.10.2011 р. № 25-18/85, якщо з початком нового бюджетного періоду здійснюється повернення зайво виплачених у минулих бюджетних періодах коштів, то зазначені кошти не можуть бути відображені як відновлення касових видатків, а повинні бути перераховані до загального фонду бюджету (код доходів 24060300 «Інші надходження»). При цьому перерахуванню до бюджету підлягає як сума безпідставно нарахованої заробітної плати, так і сума нарахувань на неї. Те ж саме говориться в листах Держказначейства від 09.03.2006 р. № 3.4-22/498-2143 та від 12.02.2008 р. № 7.1-10/744.

Документи що посилаються на цей