Підписання документів з державних закупівель
Підписуючи будь-який документ, слід усвідомлювати, що він матиме відповідні наслідки, в залежності від того, ким і який документ підписано. Тож коли мовиться про відповідальність у сфері державних закупівель, підписи на документах можуть мати неабиякі наслідки для осіб, що їх підписали, адже йдеться про використання державних коштів. На жаль, Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VІІ, далі - Закон про закупівлі) не конкретизує, хто саме й що має підписувати.
Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону про закупівлі комітет з конкурсних торгів утворюється замовником (генеральним замовником) для організації та проведення процедур закупівель. До складу комітету з конкурсних торгів можуть входити службові (посадові) особи замовника (генерального замовника), призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівель (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про закупівлі).
Комітет з конкурсних торгів планує проведення процедур закупівель, складає та затверджує річний план державних закупівель, здійснює вибір процедури закупівлі, проводить процедури закупівель, попередню кваліфікацію учасників, забезпечує рівні умови для всіх учасників, об'єктивний та чесний вибір переможця, а також забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань державних закупівель, здійснює інші дії, передбачені цим Законом (ч. 4 ст. 11 Закону про закупівлі).
Таким чином, всі відповідні рішення комітету з конкурсних торгів повинні бути належним чином оформлені та підписані членами комітету з конкурсних торгів.
Згідно з п. 7 Типового положення про комітет з конкурсних торгів затвердженого наказом Мінекономіки від 26.07.2010 р. № 916, рішення на засіданнях комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів комітету. За умови рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним
Рішення комітету з конкурсних торгів оформляється протоколом, який підписується всіма членами комітету, присутніми на засіданні комітету з конкурсних торгів. У разі відмови члена комітету з конкурсних торгів підписати протокол про це зазначається у протоколі зі вказівкою причин відмови (ч. 5 ст. 11 Закону про закупівлі). Однак форми документів, затверджені наказом Мінекономрозвитку від 15.09.2014 р. № 1106, не завжди вимагають підписів усіх членів комітету з конкурсних торгів.
Так, Річний план закупівель передбачає підпис тільки голови і секретаря комітету з конкурсних торгів, але водночас він має містити реквізити рішення комітету з конкурсних торгів, яким річний план було затверджено, а також містити відбиток печатки.
Форми оголошень про проведення процедур закупівель, запиту цінових пропозицій та інформація про проведення переговорної процедури закупівлі, а також її обгрунтування та оголошення про результат зазначених процедур закупівель не мають вимог до підписанта, але інструкції щодо їх заповнення передбачають, що зазначені форми підписуються уповноваженою особою замовника (генерального замовника) із зазначенням посади, прізвища та ініціалів і засвідчуються в установленому порядку печаткою замовника (генерального замовника).
Форми реєстру отриманих пропозицій конкурсних торгів, кваліфікаційних пропозицій, цінових пропозицій підписуються головою та секретарем комітету з конкурсних торгів і засвідчуються відбитком печатки.
При цьому сама форма (графа 5) вимагає підпису особи, яка зареєструвала пропозицію конкурсних торгів (кваліфікаційну пропозицію, цінову пропозицію), та підпис особи, яка передала її особисто.
Приймати пропозицію конкурсних торгів учасника може не лише будь-який член комітету з конкурсних торгів, визначений відповідальним за це, а й, наприклад, працівники канцелярії замовника, а отже у разі надання пропозицій конкурсних торгів учасниками особисто, реєстр обов'язково повинен містити підпис того, хто фактично отримував відповідну пропозицію.
Форми протоколу розкриття пропозицій конкурсних торгів, кваліфікаційних пропозицій, цінових пропозицій підписуються членами комітету з конкурсних торгів, головою та секретарем комітету.
Протокол розкриття пропозицій конкурсних торгів підписують члени комітету з конкурсних торгів, - які присутні в день та час розкриття, навіть якщо їх кількість менше двох третин комітету. Це пов'язано з тим, що під час розкриття пропозицій конкурсних торгів комітетом з конкурсних торгів не приймаються рішення, а перевіряється наявність чи відсутність усіх необхідних документів, передбачених документацією конкурсних торгів, а також оголошуються найменування та місцезнаходження кожного учасника, ціна кожної пропозиції конкурсних торгів або частини предмета закупівлі (лота). Зазначена інформація вноситься до протоколу розкриття пропозицій конкурсних торгів.
Протокол оцінки пропозицій конкурсних торгів, цінових пропозицій підписується усіма членами комітету з конкурсних торгів, головою та секретарем комітету і містить відбиток печатки. При цьому повинні бути дотримані вимоги щодо оформлення рішень комітету з конкурсних торгів.
Повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, або цінової пропозиції, або пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі, а також повідомлення учасникам відповідних процедур закупівель підписуються уповноваженою особою замовника (генерального замовника) із зазначенням посади, прізвища та ініціалів та засвідчується в установленому порядку печаткою замовника (генерального замовника).
Звіти про результати проведення процедур повинні містити прізвища, ініціали та посади членів комітету з конкурсних торгів, але підписуються лише уповноваженою особою замовника (із зазначенням посади, прізвища та ініціалів) та засвідчуються в установленому порядку печаткою замовника.
Повідомлення про внесення змін до договору та звіт про виконання договору підписується аналогічно звітам про результати проведення процедур закупівель лише уповноваженою особою замовника.
Разом з тим, рішення комітету з конкурсних торгів та форми документів по процедурам закупівель це не єдині документи, що фігурують в закупівлях.
Так, процедура відкритих торгів та двоступеневі торги передбачають створення документації конкурсних торгів, стандартну форму яких затверджено наказом Мінекономрозвитку від 26.07.2010 р. № 919. Зазначена документація повинна бути прошита, підписана уповноваженою особою та скріплена печаткою замовника. Враховуючи вимоги ст. 11 Закону про закупівлі, крім відповідного підпису, вона має містити протокол засідання комітету з конкурсних торгів на якому ця документація була затверджена, про що теж може бути зазначено в документації.
Крім того, за результатами проведення процедури закупівлі між замовником і учасником укладаються договір про закупівлю, який передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товари (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про закупівлі). Договір про закупівлю зі сторони замовника підписується особою, яка відповідно до установчих документів юридичної особи виступає від її імені та діє в інтересах такої юридичної особи (ч. 3 ст. 92 Цивільного кодексу України). Право на підписання договорів про закупівлю може виникати і у інших осіб у разі надання таких повноважень замовником, оформлених відповідно до законодавства. Комітет з конкурсних торгів діє на засадах колегіальності і не має повноважень приймати рішення щодо виконання зобов'язань за договором про закупівлю.
При цьому внесення змін до договору про закупівлю має здійснюватися сторонами у випадках, передбачених ч. 5 ст. 40 Закону про закупівлі, керуючись ЦКУ та ГКУ). А отже, відповідне рішення про внесення змін до договору має бути прийнято на засідання комітету з конкурсних торгів, що оформлюється протоколом, який мають підписати усі присутні на засіданні членів комітету.