КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
21.10.2014 N 8/1
Про забезпечення взаємодії Державної архівної служби,
державних архівних установ та спеціальних установ
СФД із ЗМІ та громадськими організаціями
(Рішення введно в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 125 від 22.10.2014)
Заслухавши і обговоривши інформацію про забезпечення взаємодії Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД із ЗМІ та громадськими організаціями, колегія Укрдержархіву відзначає, що питання забезпечення принципів відкритості і прозорості діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, залучення громадськості до формування та реалізації державної політики в архівній сфері, в сфері діловодства та СФД, налагодження ефективної співпраці з представниками інститутів громадянського суспільства та доступності інформації про їхню роботу перебуває під постійним контролем з боку керівництва Укрдержархіву та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.
Укрдержархівом 2014 року активізовано співпрацю з громадською та науково-експертною радами. На виконання доручень та рекомендацій Кабінету Міністрів України Укрдержархівом затверджено наказ від 4 лютого 2014 року N 23 "Про забезпечення взаємодії структурних підрозділів Укрдержархіву під час планування та організації консультацій з громадськістю".
Роботу Укрдержархіву з проведення публічних заходів та консультацій з громадськістю відмічено в інформації Секретаріату Кабінету Міністрів України до доручення Кабінету Міністрів України від 28 серпня 2014 року N 11563/0/2-14.
За звітний період відбулося одне спільне засідання громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві (21 травня), а також два засідання спільної робочої групи громадської та науково-експертної рад (11 та 18 червня), організовано електронні консультації з громадськістю з обговорення проектів нормативно-правових актів, розроблених Укрдержархівом.
Усі засідання відбувалися за участі заступника Голови Державної архівної служби та відповідальних працівників Укрдержархіву. Забезпечення діяльності громадської та науково-експертної рад, а також взаємодію із засобами масової інформації, відповідно до положення забезпечує відділ міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву.
На спільних засіданнях члени громадської та науково-експертної рад розглянули три законопроекти, один проект спільного наказу Мін'юсту та МЗС, проект "Концептуальних засад розвитку архівної справи в Україні на найближчі роки". Усі проекти одноголосно підтримано, Укрдержархівом взято до уваги пропозиції та зауваження, висловлені на засіданнях членами громадської та науково-експертної рад.
У листопаді 2014 року планується розглянути два проекти наказів Мін'юсту та пропозиції членів цих рад до річного орієнтовного плану Укрдержархіву з організації та проведення консультацій з громадськістю на 2015 рік.
На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 26 травня 2014 року N 19618/0/1-14 Укрдержархівом, державними архівними установами та спеціальними установами СФД відповідно до їхньої компетенції забезпечено проведення обговорення змін до Конституції України щодо децентралізації державної влади, за участю громадської ради при Укрдержархіві та представників інститутів громадянського суспільства.
Члени громадської ради при Державній архівній службі постійно беруть участь у публічних заходах, організованих Укрдержархівом та здійснюють свою діяльність у тісній співпраці з науково-експертною радою. Проекти рішень колегії Укрдержархіву, річні звіти про підсумки роботи державних архівних установ доводяться до відома членів громадської та науково-експертної рад. Рівень пропозицій, які надавалися громадською та науково-експертною радами при Укрдержархіві під час обговорення проектів нормативно-правових актів, є достатньо високим.
Усі протоколи засідань громадської ради та спільних засідань громадської та науково-експертної рад оприлюднено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці "Громадянське суспільство і влада".
Укрдержархівом вчасно подаються до Кабінету Міністрів України щомісячні та щоквартальні інформаційні матеріали про проведення консультацій з громадськістю та роботу громадської ради згідно з встановленими формами. В електронному вигляді зазначені матеріали розміщено на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у спеціальній рубриці "Громадянське суспільство і влада".
У щомісячних планах проведення Укрдержархівом консультацій з громадськістю на 2014 рік враховано завдання Програми діяльності Кабінету Міністрів України, з цією метою було частково переглянуто річний орієнтовний план проведення таких консультацій.
До складу дорадчих органів ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, держархівів Волинської, Донецької, Житомирської, Запорізької, Івано-Франківської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей та м. Києва включено представників інститутів громадянського суспільства.
З метою посилення координації інформаційної діяльності Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, затверджено наказ Укрдержархіву від 27 травня 2014 року N 63 "Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію із засобами масової інформації" та Регламент організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби із засобами масової інформації та своєчасного подання відповідної інформації державними архівними установами та спеціальними установами СФД.
Взаємодія з засобами масової інформації та громадськістю відбувається відповідно до щоквартальних, щомісячних та щотижневих планів, що надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України та Міністерства юстиції.
Відділом міжнародного співробітництва щотижня здійснюється моніторинг опублікованих у ЗМІ матеріалів та готується і подається на розгляд керівництву Укрдержархіву відповідна оглядова інформація.
Через об'єктивні обставини не оцінювалася робота з забезпечення взаємодії із ЗМІ та громадськістю держархівів в АР Крим, Луганської області та м. Севастополя.
Моніторинг здійснюють ЦДАГО, ЦДКФФА, ЦДІАЛ, більшість держархівів областей, Держархів м. Києва, Державний департамент СФД, НДІ мікрографії, Південно-східний РЦ СФД, Північний, Північно-східний, Західний РЦ СФД.
Не здійснюють моніторинг - Південний, Південно-західний РЦ СФД.
З січня до 30 вересня 2014 року до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД інформаційні запити та скарги від представників засобів масової інформації на неналежний розгляд їх запитів не надходили.
За 9 місяців 2014 року Укрдержархівом, державними архівними установами та спеціальними установами СФД взято участь у 9 брифінгах та прес-конференціях, круглих столах.
За підтримки Укрдержархіву 2014 року ЦДАМЛМ продовжено реалізацію проекту "Мистецькі зустрічі в архіві-музеї". З серпня 2014 року архівом також реалізується новий віртуальний проект "АРХІВажлива СПРАВА".
У період з січня по вересень 2014 року за участі Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД вийшло понад 129 телесюжетів та телепередач, 119 радіосюжетів та радіопередач, підготовлено 16 документальних фільмів, опубліковано у друкованих періодичних ЗМІ 228 статей, розміщено 35 повідомлень у стрічках новин інформаційних агентств, в електронних ЗМІ розміщено понад 378 інформаційних повідомлень.
Стабільно високим лишається відсоток інформації про діяльність державних архівних установ, що публікується місцевими періодичними ЗМІ, - 34 % від загальної кількості опублікованих матеріалів.
Слід відзначити роботу ЦДАГО, яким за ініціативи архіву з травня 2014 року започатковано публікацію два рази на місяці у рубриці "Історія" газети "Голос України" матеріалів та архівних документів з фондів архіву, підготовлених його працівниками.
Набагато активнішою стала взаємодія державних архівних установ з електронними ЗМІ (42 % від загальної кількості інформації у ЗМІ). Найбільш активною ця форма роботи є в Укрдержархіві, ЦДАГО, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, ЦДКФФА, Донецької, Дніпропетровської, Житомирської, Івано-Франківської, Київської, Миколаївської, Одеської, Тернопільської областей.
Відсутня інформація про роботу з електронними ЗМІ у ЦДЕА, держархівах Вінницької, Сумської, Херсонської областей та м. Києва.
2014 року зменшилась кількість телепередач, підготовлених за участі Укрдержархіву та державних архівних установ. У першому півріччі 2014 року цей показник дорівнює 14 % від загальної кількості інформації в ЗМІ про систему державних архівних установ (в 2013 році за цей же період 24 %). Активними в цьому напрямку є ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, ЦДІАК, ЦДІАЛ, держархіви Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Закарпатської, Кіровоградської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Харківської, Херсонської, Хмельницької областей.
Упродовж звітного періоду керівництво Укрдержархіву взяло участь у телевізійній програмі "Соціальний статус: упорядкування трудових архівів" на телеканалі "Тоніс" (16 січня); у телевізійній програмі "Власний погляд" на парламентському телеканалі "Рада" (16 січня); у телепередачі "Шлях у вічність", присвяченій 200-річчю від дня народження Т. Г. Шевченка, яка вийшла в ефір телеканалу "Культура" (травень), у запису радіопередачі "Порядок денний" Національної радіокомпанії України (3 червня 2014 р.); у зустрічі головних редакторів регіональних ЗМІ у Медіа-клубі Національної спілки журналістів України (21 серпня); радіопередачі "Твоє право" на "Українському радіо" Національної радіокомпанії України (ефір 7 вересня), у програмі "Наше право" Київської державної регіональної телерадіокомпанії (орієнтовний ефір - жовтень), телепередачі "Громадська приймальня" на телеканалі "Київ" (ефір 1 жовтня).
Постійні рубрики на телеканалах мають держархіви Вінницької, Донецької, Миколаївської, Одеської, Рівненської, Хмельницької, Чернігівської, Чернівецької областей; на радіо - Держархів м. Києва; у друкованих виданнях - УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДЕА, держархіви Волинської, Полтавської, Донецької, Дніпропетровської, Івано-Франківської, Закарпатської, Запорізької, Кіровоградської областей.
Працівники державних архівних установ взяли участь у підготовці 119 радіопередач та радіосюжетів (13 % від загальної кількості інформацій у ЗМІ). Найбільш активними в цьому напрямку є ЦДІАЛ, ЦДАМЛМ, держархіви Волинської, Донецької, Дніпропетровської, Житомирської, Київської, Кіровоградської, Миколаївської, Полтавської областей та м. Києва.
Питома частка оприлюднених інформацій в інформагентствах незначна і становить 2 % від загальної кількості інформацій у ЗМІ.
Основна тематика інформаційних повідомлень про діяльність Укрдержархіву у ЗМІ за звітний період 2014 року - це: виставкова діяльність, виконання запитів соціально-правового та генеалогічного характеру, склад та зміст документів НАФ, процес розсекречування архівних документів, умови зберігання документів, архівне законодавство, видавнича та міжнародна діяльність у сфері архівної справи. Тематика інформацій про діяльність державних архівних установ та спеціальних установ СФД є також досить різноманітною та цікавою, більшість інформацій підготовлено на достатньо високому професійному рівні. Також увага була присвячена питанням забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються на тимчасово окупованій території у Державному архіві в АР Крим, та в зоні АТО в держархівах Донецької та Луганської областей та доступу до них, зокрема можливості отримати довідки на запити соціально-правового характеру.
Взаємодія спеціальних установ СФД із ЗМІ та громадськими організаціями носить обмежений характер, що пояснюється специфікою їхньої діяльності. Основна форма інформування про їх діяльність - розміщення відповідної інформації на власному веб-сайті та публікація фахових статей у науково-технічних журналах, збірниках матеріалів наукових конференцій певної тематики.
Питання забезпечення взаємодії із засобами масової інформації та громадськістю раз на рік розглядаються на засіданнях колегій державних архівних установ та НТР Державного департаменту СФД.
У повному обсязі дотримуються вимог наказу Укрдержархіву від 27 травня 2014 року N 63 та затвердженого цим наказом Регламенту Державний департамент та спеціальні установи СФД, УНДІАСД, ЦДАВО, ЦДАГО, ЦДКФФА, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, держархіви Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Кіровоградської, Київської, Полтавської, Сумської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей.
Аналіз оновлення новин та анонсів на офіційних веб-сайтах центральних державних та державних архівів областей, м. Києва свідчить, що на жаль, більше 50 % архівів оновлюють новини лише раз у місяць.
Підсумовуючи, слід зазначити, що прикладом організації взаємодії зі ЗМІ та громадськістю 2014 року є робота в цьому напрямку ЦДАГО, ЦДАМЛМ, держархівів Закарпатської, Київської та Одеської областей. Позитивним є започаткована ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАК робота з супроводу власних сторінок архівів у соціальних мережах Facebook, Geneoua.
Дещо зросла кількість інформацій у ЗМІ, підготовлених з ініціативи архівів, - 52 % (2013 року - 49 %), інші 48 % - безпосередні звернення представників ЗМІ до архіву.
З метою підвищення рівня активності взаємодії із засобами масової інформації та громадськістю колегія ВИРІШИЛА:
1. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю.А.) забезпечити:
1) участь керівництва Укрдержархіву у роботі прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України, згідно з графіком, затвердженим Прем'єр-міністром України (2015 рік);
2) висвітлення у ЗМІ результатів діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД у 2014 році (грудень 2014 р.);
3) інформаційно-комунікаційне супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію із засобами масової інформації Укрдержархіву та надання методичної допомоги в цьому напрямку державним архівним установам та установам СФД (постійно).
2. Керівникам державних архівних установ:
1) посилити особистий контроль за виконанням вимог наказу Укрдержархіву від 27 травня 2014 року N 63 та затвердженого цим наказом Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби із засобами масової інформації та своєчасного подання відповідної інформації державними архівними установами та установами СФД;
2) забезпечити контроль за інформаційним наповнення змісту теле- та радіопередач, публікацій у друкованих та електронних ЗМІ, підготовлених за участі державних архівних установ;
3) забезпечити у межах компетенції проведення тематичних виставок, спрямованих на всебічну підтримку та розвиток української ідентичності та зменшення негативного впливу інформаційної пропаганди у вітчизняних та іноземних ЗМІ, розміщення у ЗМІ відповідної інформації. Про результати інформувати Укрдержархів щомісяця, до 20 числа;
4) до початку грудня 2014 року вжити конкретних заходів щодо підвищення рівня інформування та оперативного розміщення на власних офіційних веб-сайтах новин та анонсів про проведені/плановані публічні заходи та інформувати Укрдержархів про проведену роботу.
3. Керівникам Державного департаменту СФД та спеціальних установ СФД, НДІ мікрографії продовжити роботу з активізації взаємодії із засобами масової інформації та громадськості з метою забезпечення доступу громадян до офіційної інформації про діяльність спеціальних установ СФД.
В.о. голови колегії, заступник Голови
Державної архівної служби О.В. Музичук
Секретар колегії І.В. Шеремет