ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
16.06.2015 N 584
Про затвердження Положення
про відділ редагування документів
та випуску розпоряджень апарату
виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
Відповідно до Закону України "Про столицю України - місто-герой Київ", Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", Закону України "Про місцеві державні адміністрації", розпорядження Київського міського голови від 20.01.2015 N 22 "Про зміни у структурі апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)":
1. Затвердити Положення про відділ редагування документів та випуску розпоряджень апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.
2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
Голова В. Кличко
Затверджено
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
16.06.2015 N 584
Положення
про відділ редагування документів та випуску розпоряджень
апарату виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
1. Відділ редагування документів та випуску розпоряджень апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - відділ) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами й розпорядженнями Президента України, постановами й розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент), цим Положенням та іншими нормативними актами.
3. Відділ підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
4. Положення про відділ, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Чисельність відділу затверджується наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
5. Відділ у процесі виконання покладених па нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями.
6. Відділ має печатку (негербову) апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) "Для розпоряджень".
7. Основними завданнями відділу є:
7.1. Контроль за додержанням вимог Регламенту та Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, затверджених в установленому порядку, щодо підготовки та погодження проектів розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
7.2. Підготовка до випуску розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
7.3. Реєстрація й тиражування розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
7.4. Доведення розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) через систему електронного документообігу до відповідних структурних підрозділів апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), секретаріату Київської міської ради, підприємств, установ, організацій, районних в місті Києві державних адміністрацій.
7.5. Реєстрація угод (договорів), підписаних Київським міським головою, першим заступником, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, та їх зберігання.
7.6. Літературне редагування розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших документів за підписом Київського міського голови.
7.7. Формування номенклатури справ відділу.
7.8. Облік, зберігання, використання та підготовка документів постійного терміну зберігання для передачі до сектору архівного діловодства управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.
8. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
8.1. Здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки та погодження проектів розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.2. Оформляє та готує до випуску розпорядження Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
У процесі підготовки на підпис проектів розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що підлягають державній реєстрації в Головному територіальному управлінні юстиції у місті Києві, проставляє спеціальну відмітку "Підлягає реєстрації в управлінні юстиції".
8.3. Реєструє розпорядження Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в системі електронного документообігу та забезпечує доведення їх до відповідних структурних підрозділів апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), секретаріату Київської міської ради, підприємств, установ, організацій, районних в місті Києві державних адміністрацій.
8.4. Надає копії й витяги з виданих розпоряджень та засвідчує їх печаткою апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) "Для розпоряджень".
8.5. Готує в установленому порядку оригінали розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) до палітурних робіт.
8.6. Веде базу даних виданих розпоряджень.
8.7. Оформляє розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (оригінал та копії) на державну реєстрацію в Головному територіальному управлінні юстиції у місті Києві.
8.8. Готує переліки розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) для направлення до Головного територіального управління юстиції у місті Києві.
8.9. Реєструє угоди (договори), підписані Київським міським головою, першим заступником, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, та забезпечує їх зберігання.
8.10. Здійснює літературне редагування розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших документів за підписом Київського міського голови.
8.11. Здійснює контроль за додержанням в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) вимог до підготовки листів за підписом Київського міського голови.
8.12. Надає методичну допомогу працівникам структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям з питань сучасного українського ділового мовлення.
8.13. Бере участь в організації й проведенні семінарів та інших заходів з питань підготовки розпорядчих документів і листів та сучасного українського ділового мовлення.
8.14. Повертає на доопрацювання структурним підрозділам апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям проекти розпоряджень та інших документів, підготовлених з порушенням Регламенту.
8.15. Готує проекти розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції відділу.
8.16. Формує номенклатуру справ відділу.
8.17. Забезпечує облік, зберігання, використання та підготовку документів постійного терміну зберігання для передачі до сектору архівного діловодства управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.
8.18. Надає ТОВ "Інформаційно-аналітичний центр "Ліга" видані розпорядження Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.19. Готує аналітичні, статистичні довідки та іншу інформацію з питань роботи відділу.
8.20. Забезпечує своєчасний розгляд і надання відповідей на інформаційні запити, звернення громадян, листи правоохоронних органів та інших установ й організацій з питань, що належать до компетенції відділу в установленому порядку.
8.21. Виконує інші завдання за дорученням керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
9. Відділ має право:
9.1. Одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ функцій.
9.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, з питань, віднесених до його компетенції.
9.3. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення Регламенту з питань, віднесених до компетенції відділу.
9.4. Подавати в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи відділу.
9.5. Залучати спеціалістів структурних підрозділів апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (за погодженням з їх керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до його компетенції.
10. Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова за поданням керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менш як три роки або має практичний досвід роботи на керівних посадах не менш як п'ять років.
1 1. Начальник відділу:
11.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
11.2. Визначає функції та ступінь відповідальності заступника та працівників відділу, вживає заходів щодо підвищення їх кваліфікації.
11.3. Контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього розпорядку та стан трудової й виконавської дисципліни.
11.4. Вживає заходів щодо вдосконалення організації роботи відділу.
11.5. Готує та подає на затвердження в установленому порядку Положення про відділ, затверджує посадові інструкції працівників відділу.
11.6. Вносить на розгляд керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасного заміщення вакансій, заохочення та накладення стягнень; вносить подання про присвоєння рангів.
11.7. Виконує інші обов'язки, покладені на нього керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
12. Начальник відділу має заступника, якого за його поданням, погодженим керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), призначає па посаду та звільняє з посади Київський міський голова.
13. Працівники управління призначаються на посади та звільняються з посад у встановленому порядку за поданням начальника відділу.
14. Для здійснення функцій, покладених на відділ, начальник та працівники управління наділяються правами, викопують обов'язки й несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого органу Київської міського ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.
15. Покладення на відділ та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.
16. Витрати на утримання відділу проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
Керівник апарату В. Бондаренко