МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ
НАКАЗ
02.06.2015 N 205
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства аграрної політики та продовольства України
N 309 від 19.09.2016)
Про затвердження Положення про Департамент
електронного документообігу та контролю апарату
Міністерства аграрної політики та продовольства України
Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2011 року N 500, та з метою виконання завдань, покладених на Міністерство аграрної політики та продовольства України, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про Департамент електронного документообігу та контролю апарату Міністерства аграрної політики та продовольства України, що додається.
2. Департаменту електронного документообігу та контролю апарату подати Департаменту роботи з персоналом примірники положень про структурні підрозділи у складі департаменту та посадових інструкцій працівників.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Лапу В.І.
Міністр О.М. Павленко
Затверджено
Наказ Міністерства аграрної політики
та продовольства України
02.06.2015 N 205
Положення
про Департамент електронного документообігу та контролю апарату
Міністерства аграрної політики та продовольства України
I. Загальні положення Департаменту
1.1. Департамент електронного документообігу та контролю апарату (далі - Департамент) є самостійним структурним підрозділом Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі - Міністерство) згідно з функціональним розподілом, підпорядкованим заступнику Міністра аграрної політики та продовольства України - керівнику апарату.
1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство аграрної політики та продовольства України, Типовим положенням про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року N 2037, наказами Міністерства та іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
1.3. Департамент очолює директор Департаменту, який підпорядковується заступникові Міністра аграрної політики та продовольства України - керівнику апарату і несе перед ним відповідальність за виконання покладених на Департамент завдань та функцій.
1.4. Директор Департаменту має двох заступників - начальників відділів, які призначаються на посади та звільняються з посади у встановленому порядку.
1.5. Департамент проводить свою діяльність на основі місячних і річних планів, які затверджуються заступником Міністра - керівником апарату.
II. Основні завдання Департаменту
2.1. Контроль за дотриманням центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, самостійними структурними підрозділами Міністерства строків виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України (далі - доручення), наказів, рішень колегії, доручень керівництва Міністерства.
2.2. Організація та здійснення планування роботи апарату Міністерства.
2.3. Організація єдиного порядку роботи з документами в самостійних структурних підрозділах Міністерства відповідно до законодавства України.
2.4. Організація технічного забезпечення інформатизації управлінських і робочих процесів та ведення електронного документообігу в Міністерстві.
2.5. Забезпечення в межах компетенції Департаменту стійкого функціонування системи електронної взаємодії Міністерства з Адміністрацією Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, апаратами інших державних органів влади, місцевого самоврядування.
2.6. Організація технічного забезпечення функціонування електронних інформаційних ресурсів Міністерства.
2.7. Розроблення в межах компетенції Департаменту проектів законодавчих та нормативно-правових актів.
2.8. Координація робіт щодо забезпечення обслуговування технічної інфраструктури інфокомунікаційної системи Міністерства та оргтехніки.
III. Функції Департаменту
3.1. Готує інформаційні, довідкові матеріали керівництву Міністерства про хід виконання актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, та самостійними структурними підрозділами Міністерства.
3.2. Проводить випереджувальний моніторинг стану виконання актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності працівниками Міністерства та центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, своєчасно інформує керівництво Міністерства у разі неможливості їх виконання у визначені строки.
3.3. Готує проекти наказів Міністерства та доручень керівництва Міністерства з питань ведення електронного документообігу, інформатизації, архівної справи, підвищення ефективності контролю виконання документів та дотримання виконавської дисципліни.
3.4. Перевіряє стан виконання центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, самостійними структурними підрозділами Міністерства актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності.
3.5. Готує і систематично надає в установленому порядку центральним органам виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, та самостійним структурним підрозділам Міністерства інформаційні матеріали в електронній формі щодо строків виконання законодавчих та нормативно-правових актів, доручень та наказів Міністерства з основної діяльності.
3.6. Вносить пропозиції керівництву Міністерства про притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів Міністерства за невиконання або неналежне виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва Міністерства.
3.7. Розробляє інструкції з діловодства та з електронного документообігу в Міністерстві, зведену номенклатуру справ Міністерства та надає методичну допомогу у складенні номенклатури справ у самостійних структурних підрозділах Міністерства.
3.8. Здійснює реєстрацію документів, в тому числі з грифом "Для службового користування".
3.9. Встановлює єдиний порядок документування управлінської інформації, організації роботи в умовах електронного документообігу та архівування документів.
3.10. Здійснює реєстрацію наказів Міністерства з основної діяльності та контроль за їхнім виконанням.
3.11. Засвідчує копії документів, створених у Міністерстві.
3.12. Забезпечує літературне редагування проектів наказів Міністерства, спільних наказів, листів, а також проектів нормативно-правових актів, зокрема проектів законів України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, за підписом Міністра аграрної політики та продовольства України та у разі його відсутності - посадової особи, яка виконує його обов'язки, документів, які містять таємні відомості, передбачені статтями 1.12.2, 1.12.4, 2.1.2 Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, ступеня секретності "Таємно", затвердженого наказом Служби безпеки України від 12 серпня 2005 року N 440, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 2005 року за N 902/11182.
3.13. Подає на затвердження Міністру аграрної політики та продовольства України проекти Календарного плану основних заходів Міністерства на місяць, Плану роботи Міністерства на рік та звіту про його виконання.
3.14. В межах компетенції Департаменту бере участь в підготовці та проведенні апаратних нарад Міністерства.
3.15. Здійснює підготовку проектів протокольних доручень за підсумками проведення апаратних нарад Міністерства та забезпечує контроль за їх виконанням.
3.16. В межах компетенції надає пропозиції щодо тендерних вимог до програмно-технічних рішень, матеріали та надає методичну допомогу, за необхідності, у проведенні торгів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг з питань інформаційно-комунікаційних систем.
3.17. Забезпечує впровадження та супровід програмно-технічних комплексів і систем згідно із договорами, укладеними з Міністерством.
3.18. Проводить аналіз пропозицій самостійних структурних підрозділів Міністерства щодо розроблення та внесення змін до функціональності інфокомунікаційних систем.
3.19. В межах компетенції Департаменту вносить пропозиції керівництву Міністерства щодо стану виконання окремих контрольних завдань підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Міністерства, згідно основних завдань та функцій, покладених на Департамент.
3.20. Забезпечує роботу інформаційно-комунікаційної інфраструктури Міністерства, в тому числі роботу електронної пошти, офіційного веб-сайту Міністерства, телекомунікаційної мережі Міністерства, а також надання прав користувачам (паролі доступу для розміщення інформації на офіційному веб-сайті).
3.21. Здійснює контроль за дотриманням правил працівниками апарату Міністерства і виконанням вимог щодо оброблення, передавання, збереження інформації, що циркулює в інфокомунікаційній системі Міністерства, антивірусного захисту та роботи в мережі Інтернет.
3.22. Бере участь в організації навчань користувачів інфокомунікаційних систем Міністерства.
3.23. Приймає від самостійних структурних підрозділів Міністерства відпрацьовані в діловодстві документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
3.24. В межах компетенції Департаменту забезпечує зберігання архівних фондів, утримання в належному стані архівних приміщень.
3.25. Подає на державну реєстрацію документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), веде їх державний облік та подає відомості про їх кількість за встановленою формою до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
3.26. Організовує та проводить попередню експертизу цінності документів, що зберігаються, складає описи документів НАФ, особових справ працівників Міністерства та акти про вилучення до знищення документів, які не віднесені до складу НАФ.
3.27. Організовує користування архівними документами, бере участь в підготовці архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам в установленому порядку.
3.28. В межах компетенції бере участь у вирішенні питань цивільного захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та екологічного характеру, виконання вимог протипожежної безпеки.
IV. Права Департаменту
4.1. Департамент має право одержувати в установленому порядку від центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, самостійних структурних підрозділів Міністерства статистичні дані, довідки, розрахунки та інші матеріали, необхідні для виконання поставлених завдань.
4.2. Департамент має право утворювати в установленому порядку, в разі потреби, тимчасові робочі комісії та групи із залученням до роботи в них фахівців інших самостійних структурних підрозділів Міністерства (за згодою їхніх керівників).
4.3. Департамент має свою печатку.
V. Склад Департаменту
5.1. До складу Департаменту входять чотири відділи і один сектор:
відділ контролю виконання документів органів влади, який очолює заступник директора Департаменту - начальник відділу;
відділ контролю виконання власних рішень та планування роботи апарату міністерства, який очолює начальник відділу;
відділ опрацювання кореспонденції, який очолює начальник відділу;
відділ ведення електронного документообігу та інформатизації, який очолює заступник директора Департаменту - начальник відділу;
сектор архіву, який очолює завідувач сектору.
5.2. Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів у складі Департаменту та працівників структурних підрозділів визначаються в положеннях та посадових інструкціях, які розробляються керівниками цих підрозділів та затверджуються директором Департаменту.
VI. Директор Департаменту
6.1. Департамент очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром в установленому законодавством порядку.
6.2. Директор Департаменту має двох заступників директора Департаменту - начальників відділів, які призначаються на посади і звільняються з посад Міністром у встановленому порядку.
6.3. На посаду директора Департаменту, заступників директора Департаменту - начальників відділів призначаються особи з вищою освітою і стажем роботи за фахом на державній службі та/або за фахом на керівних посадах в інших сферах не менш як п'ять років.
6.4. У разі відсутності директора Департаменту його функції виконує заступник директора Департаменту - начальник відділу ведення електронного документообігу та інформатизації, в разі його відсутності - заступник директора Департаменту - начальник відділу контролю виконання документів органів влади, а в разі і його відсутності - інша посадова особа Департаменту, визначена наказом Міністерства.
6.5. Директор Департаменту виконує такі обов'язки:
6.5.1 Здійснює загальне керівництво діяльністю Департаменту.
6.5.2. Забезпечує захист державної таємниці у напрямах діяльності Департаменту у відповідності з чинним законодавством.
6.5.3. Несе персональну відповідальність за виконання завдань і функцій, покладених на Департамент, належну організацію роботи, дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку і дисципліни, використання прав, передбачених цим Положенням.
6.5.4. Затверджує положення про структурні підрозділи в складі Департаменту та посадові інструкції працівників, відповідно до завдань, визначених цим Положенням. Розподіляє обов'язки між заступниками, керівниками структурних підрозділів та працівниками Департаменту.
6.5.5. Вносить пропозиції керівництву щодо структури та чисельності працівників Департаменту.
6.5.6. Забезпечує розробку проектів законодавчих та нормативно-правових актів, що належать до компетенції Департаменту.
6.5.7. Забезпечує дотримання працівниками Департаменту вимог законодавства України з питань державної служби, правил етичної поведінки та запобігання і протидії корупції, вживає заходів по недопущенню та врегулюванню конфлікту інтересів у разі його виникнення.
6.5.8. Підписує та візує документи, що відносяться до компетенції Департаменту.
6.5.9. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення роботи Департаменту.
6.6. Директор Департаменту має право:
6.6.1. Брати участь в атестації та кваліфікаційних іспитах державних службовців Міністерства, а також вносити пропозиції Міністру аграрної політики та продовольства України про присвоєння працівникам Департаменту рангів державних службовців.
6.6.2. Порушувати перед керівництвом Міністерства питання щодо нагородження державними нагородами і відомчими відзнаками працівників Департаменту.
6.6.3. Подавати в установленому порядку пропозиції керівництву Міністерства про призначення на посади, переведення, звільнення з посад працівників Департаменту, їхнього заохочення, встановлення надбавок і доплат, преміювання та накладання дисциплінарних стягнень, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників Департаменту.
6.6.4. Погоджувати відпустки працівникам Департаменту відповідно до законодавства та відомчих нормативно-правових актів.
6.6.5. Брати участь у засіданнях колегії Міністерства, інших дорадчих і колегіальних органів Міністерства, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління.
6.6.6. Залучати за згодою керівника іншого структурного підрозділу Міністерства відповідних спеціалістів для підготовки проектів законодавчих та нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру, а також для розроблення і здійснення заходів, які проводяться Департаментом відповідно до покладених на нього завдань.
6.7. Вимоги, завдання та доручення директора Департаменту, надані в межах компетенції, є обов'язковими для виконання всіма працівниками Департаменту.
VII. Взаємодія (службові обов'язки) Департаменту
з іншими самостійними структурними підрозділами
Департамент в межах наданих повноважень здійснює взаємодію та взаємовідносини з іншими структурними підрозділами Міністерства.
Директор Департаменту електронного
документообігу та контролю апарату І.М. Шестак